PAGE檔案館檔案編目制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本檔案館檔案編目工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用效率，更好地為公司/組織各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案館所保存的各類(lèi)檔案資料的編目工作，包括但不限于文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：編目信息應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和特征，確保檔案信息的真實(shí)性和可靠性。2.系統(tǒng)性原則：遵循檔案形成的規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、編號(hào)和排列，形成系統(tǒng)的編目體系。3.實(shí)用性原則：編目應(yīng)便于檔案的管理、查找和利用，滿足公司/組織及社會(huì)各方面對(duì)檔案信息的需求。4.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案編目標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行操作，保證編目工作的一致性和規(guī)范性。二、檔案編目工作流程（一）檔案整理1.收集：各部門(mén)按照檔案歸檔范圍和要求，定期將應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全，移交至檔案館。2.分類(lèi)：根據(jù)檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，按照預(yù)先確定的分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)。分類(lèi)應(yīng)層次分明、界限清晰，便于管理和查找。3.裝訂：對(duì)破損、零散的文件材料進(jìn)行修復(fù)和裝訂，保持檔案的完整性。裝訂應(yīng)整齊、牢固，不影響文件的閱讀和利用。4.編頁(yè)號(hào)：對(duì)裝訂成冊(cè)的檔案，在每一頁(yè)的右上角或左上角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，以便于統(tǒng)計(jì)和查找。頁(yè)號(hào)應(yīng)連續(xù)編寫(xiě)，不得遺漏或重復(fù)。（二）編目準(zhǔn)備1.確定編目項(xiàng)目：根據(jù)檔案的類(lèi)型和利用需求，確定編目項(xiàng)目。編目項(xiàng)目應(yīng)包括但不限于檔案編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、保管期限、密級(jí)等。2.編制編目工具：根據(jù)編目項(xiàng)目，設(shè)計(jì)和編制相應(yīng)的編目工具，如卷內(nèi)文件目錄、全宗卷目錄、分類(lèi)目錄、主題目錄、專題目錄等。編目工具應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容完整、字跡清晰。3.準(zhǔn)備編目設(shè)備：配備必要的編目設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、裝訂機(jī)等，確保編目工作的順利進(jìn)行。（三）著錄標(biāo)引1.著錄：按照編目規(guī)則和要求，對(duì)檔案的各個(gè)編目項(xiàng)目進(jìn)行詳細(xì)著錄。著錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，使用統(tǒng)一的著錄符號(hào)和格式。2.標(biāo)引：根據(jù)檔案的內(nèi)容和主題，進(jìn)行主題分析和標(biāo)引。標(biāo)引應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主題內(nèi)容，選用恰當(dāng)?shù)闹黝}詞或分類(lèi)號(hào)，確保標(biāo)引的一致性和準(zhǔn)確性。3.審核：對(duì)著錄標(biāo)引結(jié)果進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括編目項(xiàng)目的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性，著錄標(biāo)引的一致性、準(zhǔn)確性等。審核無(wú)誤后，方可進(jìn)行下一步工作。（四）目錄編制1.錄入：將著錄標(biāo)引結(jié)果錄入計(jì)算機(jī)，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。錄入應(yīng)認(rèn)真仔細(xì)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.排版：對(duì)錄入的目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行排版，生成符合要求的目錄格式。排版應(yīng)規(guī)范、美觀，便于閱讀和使用。3.校對(duì)：對(duì)排版后的目錄進(jìn)行校對(duì)。校對(duì)內(nèi)容包括目錄格式、編目項(xiàng)目、著錄標(biāo)引等。校對(duì)無(wú)誤后，方可打印裝訂。（五）裝訂上架1.裝訂：將打印好的目錄按照一定的順序進(jìn)行裝訂，形成成冊(cè)的目錄。裝訂應(yīng)整齊、牢固，不影響目錄的查閱和使用。2.上架：將裝訂好的目錄上架存放，按照分類(lèi)體系進(jìn)行排列。上架應(yīng)便于查找和利用，同時(shí)要注意保持目錄的整潔和完好。三、檔案編號(hào)（一）編號(hào)原則1.唯一性原則：每個(gè)檔案編號(hào)應(yīng)唯一標(biāo)識(shí)一份檔案，不得重復(fù)。2.系統(tǒng)性原則：編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的分類(lèi)體系和排列順序，便于管理和查找。3.穩(wěn)定性原則：編號(hào)一經(jīng)確定，應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，不得隨意更改。（二）編號(hào)方法1.全宗號(hào)：全宗號(hào)是檔案館對(duì)每個(gè)立檔單位所編制的代號(hào)。全宗號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編制，確保全宗號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.目錄號(hào)：目錄號(hào)是全宗內(nèi)檔案分類(lèi)目錄的代號(hào)。目錄號(hào)應(yīng)根據(jù)檔案的分類(lèi)方案進(jìn)行編制，一個(gè)全宗內(nèi)的目錄號(hào)應(yīng)保持連續(xù)。3.案卷號(hào)：案卷號(hào)是目錄內(nèi)案卷的順序號(hào)。案卷號(hào)應(yīng)按照案卷的排列順序進(jìn)行編制，一個(gè)目錄內(nèi)的案卷號(hào)應(yīng)保持連續(xù)。4.件號(hào)：件號(hào)是案卷內(nèi)文件的順序號(hào)。件號(hào)應(yīng)按照文件的排列順序進(jìn)行編制，一個(gè)案卷內(nèi)的件號(hào)應(yīng)保持連續(xù)。（三）編號(hào)示例[全宗號(hào)][目錄號(hào)][案卷號(hào)][件號(hào)]例如：00101001001四、檔案題名（一）題名編制原則1.準(zhǔn)確反映原則：題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容和特征，使人一看就能了解檔案的基本情況。2.簡(jiǎn)潔明了原則：題名應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，避免冗長(zhǎng)、復(fù)雜的表述，便于記憶和查找。3.語(yǔ)法規(guī)范原則：題名應(yīng)符合語(yǔ)法規(guī)范，用詞準(zhǔn)確、恰當(dāng)，避免出現(xiàn)錯(cuò)別字、語(yǔ)病等。（二）題名構(gòu)成要素1.責(zé)任者：責(zé)任者是指對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造、整理、保存等負(fù)有責(zé)任的單位或個(gè)人。責(zé)任者應(yīng)填寫(xiě)全稱或通用簡(jiǎn)稱，不得使用簡(jiǎn)稱或代號(hào)。2.事由：事由是指檔案所反映的主要問(wèn)題或事件。事由應(yīng)概括準(zhǔn)確，突出重點(diǎn)，避免過(guò)于瑣碎或籠統(tǒng)。3.文種：文種是指檔案的文件種類(lèi)，如通知、報(bào)告、請(qǐng)示、合同等。文種應(yīng)填寫(xiě)準(zhǔn)確，不得隨意省略或更改。（三）題名編制要求1.單份文件題名：?jiǎn)畏菸募}名應(yīng)按照責(zé)任者+事由+文種的順序進(jìn)行編制。例如：《公司關(guān)于召開(kāi)年度工作總結(jié)會(huì)議的通知》2.案卷題名：案卷題名應(yīng)概括案卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容和特征，一般由責(zé)任者+事由+文種組成。例如：《公司20XX年度財(cái)務(wù)報(bào)表及審計(jì)報(bào)告》3.題名修改：檔案題名一經(jīng)確定，不得隨意修改。如確需修改，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，并在相關(guān)編目工具中注明修改情況。五、檔案責(zé)任者（一）責(zé)任者定義檔案責(zé)任者是指對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造、整理、保存等負(fù)有責(zé)任的單位或個(gè)人。（二）責(zé)任者填寫(xiě)要求1.單位責(zé)任者：?jiǎn)挝回?zé)任者應(yīng)填寫(xiě)全稱或通用簡(jiǎn)稱，不得使用簡(jiǎn)稱或代號(hào)。如單位名稱較長(zhǎng)，可使用規(guī)范化簡(jiǎn)稱，但應(yīng)在首次出現(xiàn)時(shí)注明全稱。2.個(gè)人責(zé)任者：個(gè)人責(zé)任者應(yīng)填寫(xiě)真實(shí)姓名，不得使用筆名或化名。如個(gè)人責(zé)任者為外國(guó)人，應(yīng)填寫(xiě)其漢譯名，并在其后注明其國(guó)籍。3.聯(lián)合責(zé)任者：聯(lián)合責(zé)任者應(yīng)按照一定的順序填寫(xiě)，一般按照重要程度或貢獻(xiàn)大小排列。聯(lián)合責(zé)任者之間用“、”隔開(kāi)。（三）責(zé)任者認(rèn)定1.明確文件形成單位：通過(guò)文件的落款、印章、發(fā)文稿紙等標(biāo)識(shí)，確定文件的形成單位，作為主要責(zé)任者。2.區(qū)分主辦與協(xié)辦單位：對(duì)于聯(lián)合發(fā)文的文件，根據(jù)各單位在文件形成過(guò)程中的作用和貢獻(xiàn)，區(qū)分主辦單位和協(xié)辦單位。主辦單位列為主要責(zé)任者，協(xié)辦單位列為次要責(zé)任者。3.追溯文件起草人：對(duì)于一些重要文件或涉及特定業(yè)務(wù)的文件，追溯文件的起草人，將其列為責(zé)任者之一。4.考慮文件審核人：對(duì)于經(jīng)過(guò)審核的文件，將審核人列為責(zé)任者之一，以體現(xiàn)文件形成過(guò)程中的審核環(huán)節(jié)。六、檔案日期（一）日期填寫(xiě)要求1.年、月、日齊全：檔案日期應(yīng)填寫(xiě)完整的年、月、日，不得省略或簡(jiǎn)寫(xiě)。例如：20XX年XX月XX日2.采用公元紀(jì)年：一律采用公元紀(jì)年，不得使用其他紀(jì)年方式。3.填寫(xiě)準(zhǔn)確：日期應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際形成時(shí)間填寫(xiě)，不得隨意更改或編造。（二）日期確定方法1.文件落款日期：以文件上明確標(biāo)注的落款日期為準(zhǔn)。2.會(huì)議召開(kāi)日期：以會(huì)議實(shí)際召開(kāi)的日期為準(zhǔn)。3.工程竣工日期：以工程竣工驗(yàn)收合格的日期為準(zhǔn)。4.其他日期：對(duì)于一些沒(méi)有明確落款日期的檔案，應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容、形成背景等因素，合理確定日期。（三）日期變更處理1.變更原因：如檔案日期因特殊原因需要變更，應(yīng)注明變更原因，并提供相關(guān)證明材料。2.變更程序：日期變更應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，審批通過(guò)后，在相關(guān)編目工具中進(jìn)行修改，并注明變更情況。七、檔案保管期限（一）保管期限劃分1.永久：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司/組織、國(guó)家和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。長(zhǎng)期保管期限一般為16年至50年。3.短期：凡是反映公司/組織局部工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。短期保管期限一般為5年以下。（二）保管期限確定原則1.依據(jù)檔案價(jià)值：根據(jù)檔案對(duì)公司/組織、國(guó)家和社會(huì)的重要程度、歷史意義、現(xiàn)實(shí)作用等因素，綜合確定保管期限。2.考慮利用需求：充分考慮公司/組織及社會(huì)各方面對(duì)檔案信息的利用需求，合理確定保管期限，確保檔案既能滿足當(dāng)前利用需要，又能為今后的歷史研究提供依據(jù)。3.遵循相關(guān)規(guī)定：嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織的實(shí)際情況，制定合理的保管期限劃分方案。（三）保管期限調(diào)整1.定期評(píng)估：定期對(duì)已確定保管期限的檔案進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值和利用情況，及時(shí)調(diào)整保管期限。評(píng)估周期一般為3至5年。2.調(diào)整程序：保管期限調(diào)整應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，審批通過(guò)后，在相關(guān)編目工具中進(jìn)行修改，并注明調(diào)整情況。八、檔案密級(jí)（一）密級(jí)劃分1.絕密：涉及公司/組織核心機(jī)密和最敏感信息，一旦泄露會(huì)使公司/組織的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的檔案，列為絕密級(jí)。2.機(jī)密：涉及公司/組織重要機(jī)密和敏感信息，一旦泄露會(huì)使公司/組織的安全和利益遭受?chē)?yán)重?fù)p害的檔案，列為機(jī)密級(jí)。3.秘密：涉及公司/組織一般機(jī)密和敏感信息，一旦泄露會(huì)使公司/組織的安全和利益遭受一定損害的檔案，列為秘密級(jí)。（二）密級(jí)確定原則1.嚴(yán)格界定：依據(jù)國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司/組織保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格界定，準(zhǔn)確確定密級(jí)。2.最小化原則：遵循最小化原則，即確定檔案密級(jí)時(shí)，在確保檔案安全和保密的前提下，盡量降低密級(jí)，以利于檔案的合理利用。3.動(dòng)態(tài)管理：密級(jí)應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容的變化和公司/組織保密要求的調(diào)整，及時(shí)進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，確保密級(jí)的準(zhǔn)確性和有效性。（三）密級(jí)變更與解除1.變更：檔案密級(jí)因內(nèi)容變化或公司/組織保密要求調(diào)整需要變更的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，審批通過(guò)后，在相關(guān)編目工具中進(jìn)行修改，并注明變更情況。2.解除：檔案保密期限屆滿或因工作需要不再具有保密價(jià)值的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行解密，解除密級(jí)，并在相關(guān)編目工具中注明解除情況。九、編目質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.準(zhǔn)確性：編目信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，不得出現(xiàn)錯(cuò)誤或遺漏。2.完整性：編目項(xiàng)目應(yīng)完整齊全，不得缺項(xiàng)或漏項(xiàng)。3.規(guī)范性：編目應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，格式統(tǒng)一，字跡清晰。4.一致性：同一全宗內(nèi)的編目應(yīng)保持一致，不得出現(xiàn)前后矛盾或不一致的情況。（二）質(zhì)量檢查1.定期檢查：定期對(duì)編目工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括編目質(zhì)量、編目進(jìn)度、編目設(shè)備等。檢查周期一般為每月一次。2.專項(xiàng)檢查：針對(duì)編目工作中的重點(diǎn)、難點(diǎn)問(wèn)題，或在重要編目任務(wù)完成后，進(jìn)行專項(xiàng)檢查，確保編目質(zhì)量。3.質(zhì)量抽查：隨機(jī)抽取一定數(shù)量的檔案進(jìn)行編目質(zhì)量抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正編目過(guò)程中存在的問(wèn)題。