PAGE檔案館寄存托管服務(wù)制度一、總則（一）目的為了規(guī)范本公司/組織的檔案館寄存托管服務(wù)，確保檔案的安全、完整和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織提供的檔案館寄存托管服務(wù)，包括各類(lèi)檔案資料的寄存、保管、整理、檢索及相關(guān)服務(wù)活動(dòng)。（三）基本原則1.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，采取必要的安全措施，確保寄存檔案的安全，防止檔案信息泄露。2.規(guī)范管理原則：依據(jù)相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，建立健全管理制度和操作流程，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。3.高效服務(wù)原則：以客戶(hù)需求為導(dǎo)向，提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)，滿(mǎn)足客戶(hù)對(duì)檔案管理的要求。二、服務(wù)內(nèi)容與流程（一）寄存檔案接收1.客戶(hù)申請(qǐng)：客戶(hù)向本公司/組織提出寄存檔案的申請(qǐng)，填寫(xiě)《檔案館寄存托管申請(qǐng)表》，明確寄存檔案的種類(lèi)、數(shù)量、保管期限等信息。2.初步審核：對(duì)客戶(hù)提交的申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，確認(rèn)申請(qǐng)信息的完整性和準(zhǔn)確性。3.現(xiàn)場(chǎng)勘查：安排專(zhuān)業(yè)人員對(duì)客戶(hù)擬寄存檔案的存放環(huán)境進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)勘查，評(píng)估其安全性和適宜性。4.簽訂協(xié)議：經(jīng)審核通過(guò)后，與客戶(hù)簽訂《檔案館寄存托管服務(wù)協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（二）檔案整理與編目1.檔案整理：按照檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)寄存檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等整理工作，確保檔案的有序存放。2.編目建冊(cè)：建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，編制檔案目錄冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的題名、日期、來(lái)源等信息，便于檢索和查詢(xún)。（三）檔案寄存與保管1.檔案入庫(kù)：將整理好的檔案按照規(guī)定的存放方式和位置，存入專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房。2.日常保管：安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。3.環(huán)境控制：采取必要的溫濕度調(diào)節(jié)、防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮等措施，保證檔案存放環(huán)境符合要求。（四）檔案檢索與利用1.檢索服務(wù)：為客戶(hù)提供檔案檢索服務(wù)，根據(jù)客戶(hù)需求，通過(guò)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)或其他檢索工具，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。2.利用申請(qǐng)：客戶(hù)如需查閱、借閱寄存檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、范圍等內(nèi)容。3.審批流程：對(duì)客戶(hù)的利用申請(qǐng)進(jìn)行審批，根據(jù)檔案的密級(jí)和保管期限等因素，決定是否批準(zhǔn)利用及利用方式。4.利用服務(wù)：按照審批結(jié)果，為客戶(hù)提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)，并做好相關(guān)記錄。（五）檔案歸還與處置1.檔案歸還：客戶(hù)利用完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還本公司/組織。檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，確保檔案無(wú)缺失、損壞等情況。2.期滿(mǎn)處置：對(duì)于寄存期限屆滿(mǎn)的檔案，根據(jù)客戶(hù)的要求和相關(guān)規(guī)定，進(jìn)行處置。如需繼續(xù)寄存，重新簽訂協(xié)議；如需銷(xiāo)毀，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀，并做好記錄。三、人員管理（一）人員配備1.檔案管理人員：配備具有檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能的人員，負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、保管、檢索、利用等工作。2.安全保衛(wèi)人員：安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，確保檔案存放環(huán)境的安全。（二）人員培訓(xùn)1.定期培訓(xùn)：定期組織檔案管理人員和安全保衛(wèi)人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。2.培訓(xùn)內(nèi)容：培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、操作技能、安全保密知識(shí)等。（三）人員考核1.考核制度：建立人員考核制度，定期對(duì)檔案管理人員和安全保衛(wèi)人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核。2.考核指標(biāo)：考核指標(biāo)包括工作質(zhì)量、工作效率、服務(wù)態(tài)度、安全責(zé)任落實(shí)等方面。3.獎(jiǎng)懲措施：根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不符合要求或違反規(guī)定的人員進(jìn)行相應(yīng)處罰。四、設(shè)施設(shè)備管理（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.選址要求：檔案庫(kù)房應(yīng)選擇在地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好、遠(yuǎn)離火源和污染源的地方。2.建筑設(shè)計(jì)：庫(kù)房建筑應(yīng)符合防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等要求，具備良好的密封性和隔熱性。3.功能分區(qū)：庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置檔案存放區(qū)、整理區(qū)、檢索區(qū)、辦公區(qū)等功能區(qū)域，確保工作流程順暢。（二）設(shè)施設(shè)備配備與維護(hù)1.配備要求：配備必要的檔案存放設(shè)備（如檔案架、檔案柜等）、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防火防盜設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)備、消毒設(shè)備等設(shè)施設(shè)備。2.維護(hù)管理：建立設(shè)施設(shè)備維護(hù)管理制度，定期對(duì)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。3.更新改造：根據(jù)檔案管理的發(fā)展和實(shí)際需求，及時(shí)對(duì)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行更新改造，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。五、安全保密管理（一）安全管理制度1.安全責(zé)任：明確檔案管理人員和安全保衛(wèi)人員的安全責(zé)任，簽訂安全責(zé)任書(shū)，確保安全工作落實(shí)到人。2.安全檢查：定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，重點(diǎn)檢查防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等安全措施的落實(shí)情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.應(yīng)急預(yù)案：制定完善的安全應(yīng)急預(yù)案，包括火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件的應(yīng)急處置措施，定期組織演練，提高應(yīng)急處置能力。（二）保密制度1.保密責(zé)任：對(duì)檔案管理人員和接觸檔案的工作人員進(jìn)行保密教育，明確保密責(zé)任，簽訂保密承諾書(shū)。2.保密措施：采取物理隔離、加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等保密措施，防止檔案信息泄露。3.保密監(jiān)督：加強(qiáng)對(duì)保密工作的監(jiān)督檢查，對(duì)違反保密規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。六、收費(fèi)管理（一）收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)寄存檔案的種類(lèi)、數(shù)量、保管期限等因素，制定合理的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，并向客戶(hù)公示。2.收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合市場(chǎng)行情和行業(yè)規(guī)范，確保收費(fèi)合理、公正。（二）收費(fèi)方式1.與客戶(hù)協(xié)商確定收費(fèi)方式，可采取一次性收費(fèi)、按年收費(fèi)等方式。2.提供正規(guī)發(fā)票，確保收費(fèi)行為規(guī)范、透明。（三）費(fèi)用結(jié)算1.按照協(xié)議約定的收費(fèi)方式和時(shí)間，及時(shí)與客戶(hù)進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算。2.對(duì)費(fèi)用結(jié)算情況進(jìn)行記錄和核對(duì)，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案館寄存托管服務(wù)工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員和安全保衛(wèi)人員的日常監(jiān)督管理，確保其嚴(yán)格遵守各項(xiàng)制度和規(guī)定。（二）客戶(hù)反饋1.主動(dòng)收集客戶(hù)的意見(jiàn)和建議，及時(shí)了解客戶(hù)對(duì)服務(wù)質(zhì)量的評(píng)價(jià)和需求。2.對(duì)客戶(hù)反饋的問(wèn)題進(jìn)行認(rèn)真處理和回復(fù)，不斷改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量。（三）外部檢查1.積極配合檔案行政管理部門(mén)等相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督檢查，及時(shí)提供有關(guān)資料和信息。2.根據(jù)外部檢查意見(jiàn)，認(rèn)真整改存在的問(wèn)題，不斷提