PAGE惠城區(qū)檔案年檢制度文件一、總則（一）目的為加強(qiáng)惠城區(qū)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本檔案年檢制度。（二）適用范圍本制度適用于惠城區(qū)內(nèi)所有機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等組織（以下統(tǒng)稱“各單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案管理工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和政策要求。2.真實(shí)完整原則：各單位應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映各項(xiàng)工作活動(dòng)。3.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、保管和利用，提高檔案管理水平。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全防護(hù)措施，確保檔案信息不泄露、不丟失，維護(hù)檔案的保密性和安全性。二、檔案年檢的組織與實(shí)施（一）年檢組織成立惠城區(qū)檔案年檢工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案年檢工作。領(lǐng)導(dǎo)小組由區(qū)檔案局相關(guān)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各相關(guān)部門(mén)的業(yè)務(wù)骨干。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，設(shè)在區(qū)檔案局，負(fù)責(zé)檔案年檢的具體組織實(shí)施工作。（二）年檢時(shí)間每年[具體時(shí)間區(qū)間]開(kāi)展檔案年檢工作。各單位應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成自查，并向區(qū)檔案年檢工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室報(bào)送年檢材料。（三）年檢方式1.書(shū)面審查：各單位按照本制度要求，填寫(xiě)《惠城區(qū)檔案年檢申請(qǐng)表》，并提交相關(guān)年檢材料，包括檔案管理制度、檔案目錄、檔案整理情況說(shuō)明等。2.實(shí)地檢查：區(qū)檔案年檢工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室根據(jù)各單位報(bào)送的材料，選取部分單位進(jìn)行實(shí)地檢查。實(shí)地檢查內(nèi)容包括檔案庫(kù)房建設(shè)、檔案保管條件、檔案整理質(zhì)量、檔案利用情況等。三、檔案管理要求（一）檔案管理制度1.各單位應(yīng)建立健全檔案管理制度，明確檔案管理機(jī)構(gòu)和人員職責(zé)，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等工作流程。2.檔案管理制度應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，并根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)修訂完善。（二）檔案收集與整理1.各單位應(yīng)按照檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)收集各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.檔案整理應(yīng)遵循統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則，做到分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。3.歸檔文件應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。（三）檔案保管1.各單位應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，并建立檔案檢索工具，便于查找利用。（四）檔案利用1.各單位應(yīng)建立檔案利用制度，明確檔案利用范圍、利用方式和利用審批程序。2.檔案利用應(yīng)遵循保密原則，嚴(yán)格控制檔案查閱人員范圍，查閱檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案。3.因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱，并不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。（五）檔案鑒定與銷毀各單位應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，確定檔案的存毀。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。四、檔案年檢內(nèi)容（一）檔案管理制度建設(shè)1.檢查各單位檔案管理制度是否健全，是否涵蓋檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。2.查看檔案管理制度是否符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，是否及時(shí)修訂完善。（二）檔案收集與整理1.核對(duì)各單位檔案收集是否齊全完整，是否存在應(yīng)歸檔未歸檔的文件材料。2.檢查檔案整理是否符合規(guī)范要求，分類是否準(zhǔn)確，編號(hào)是否清晰，編目是否完整。（三）檔案保管1.實(shí)地查看各單位檔案庫(kù)房建設(shè)情況，是否滿足檔案保管要求。2.檢查檔案庫(kù)房安全防護(hù)設(shè)施是否齊全有效，溫濕度是否符合標(biāo)準(zhǔn)。3.查看檔案存放是否有序，檢索工具是否完善。（四）檔案利用1.查閱各單位檔案利用登記記錄，檢查檔案利用審批程序是否規(guī)范。2.了解檔案利用效果，是否滿足單位工作需要。（五）檔案鑒定與銷毀1.檢查各單位檔案鑒定工作是否定期開(kāi)展，鑒定標(biāo)準(zhǔn)是否明確。2.查看檔案銷毀清冊(cè)及監(jiān)銷記錄，銷毀程序是否合規(guī)。五、檔案年檢程序（一）各單位自查各單位按照本制度要求，對(duì)本單位檔案管理工作進(jìn)行全面自查，填寫(xiě)《惠城區(qū)檔案年檢申請(qǐng)表》，并準(zhǔn)備相關(guān)年檢材料。自查結(jié)束后，將申請(qǐng)表和年檢材料報(bào)送區(qū)檔案年檢工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室。（二）材料審查區(qū)檔案年檢工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室對(duì)各單位報(bào)送的年檢材料進(jìn)行審查，重點(diǎn)審查檔案管理制度建設(shè)、檔案收集與整理、檔案保管、檔案利用及檔案鑒定與銷毀等方面是否符合要求。對(duì)材料不齊全或不符合要求的單位，通知其限期補(bǔ)充完善。（三）實(shí)地檢查區(qū)檔案年檢工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室根據(jù)材料審查情況，選取部分單位進(jìn)行實(shí)地檢查。實(shí)地檢查人員應(yīng)按照檔案年檢內(nèi)容要求，認(rèn)真查閱檔案資料，實(shí)地查看檔案庫(kù)房等設(shè)施，詳細(xì)記錄檢查情況。（四）綜合評(píng)定區(qū)檔案年檢工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室根據(jù)材料審查和實(shí)地檢查情況，對(duì)各單位檔案管理工作進(jìn)行綜合評(píng)定，確定年檢結(jié)果。年檢結(jié)果分為“合格”、“基本合格”和“不合格”三個(gè)等次。（五）結(jié)果反饋區(qū)檔案年檢工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室將年檢結(jié)果反饋給各單位。對(duì)年檢結(jié)果為“合格”的單位，予以通報(bào)表?yè)P(yáng)；對(duì)年檢結(jié)果為“基本合格”的單位，下達(dá)整改通知書(shū)，要求其限期整改；對(duì)年檢結(jié)果為“不合格”的單位，責(zé)令其停業(yè)整頓，直至整改合格。六、整改要求（一）整改期限各單位應(yīng)根據(jù)區(qū)檔案年檢工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室下達(dá)的整改通知書(shū)要求，在規(guī)定期限內(nèi)完成整改工作。整改期限一般不超過(guò)[具體時(shí)長(zhǎng)]。（二）整改措施1.針對(duì)年檢中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，各單位應(yīng)制定詳細(xì)的整改措施，明確整改責(zé)任人、整改目標(biāo)和整改期限。2.整改措施應(yīng)具有針對(duì)性和可操作性，確保能夠有效解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題。（三）整改報(bào)告各單位完成整改工作后應(yīng)向區(qū)檔案年檢工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室提交整改報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括整改工作開(kāi)展情況、整改措施落實(shí)情況、整改取得的成效等。區(qū)檔案年檢工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室將對(duì)整改報(bào)告進(jìn)行審核，對(duì)整改不到位的單位，責(zé)令其繼續(xù)整改。七、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰（一）獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的單位，區(qū)檔案年檢工作領(lǐng)導(dǎo)小組將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括通報(bào)表?yè)P(yáng)、頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)、給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)等。（二）處罰1.對(duì)年檢結(jié)果為“不合格”且整改后仍不符合要求的單位，由區(qū)檔案局依法依規(guī)進(jìn)行處罰。處罰方式包括警告、罰款、暫停檔案業(yè)務(wù)等。2.對(duì)違反檔案管理法律法規(guī)，造成檔