PAGE單位檔案室保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)單位檔案室的保密工作，確保檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，特制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于單位檔案室工作人員、檔案查閱利用人員以及其他因工作需要接觸檔案的人員。（三）基本原則1.嚴(yán)格保密原則：對檔案信息嚴(yán)格保密，采取必要的保密措施，防止信息泄露。2.合法合規(guī)原則：遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保保密工作合法合規(guī)。3.最小化原則：嚴(yán)格限定知悉檔案信息的人員范圍，僅將檔案信息提供給工作需要的人員，并確保其了解保密要求。4.全程管理原則：對檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀等全過程實施保密管理。二、檔案管理部門及人員職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案室保密制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作，確保檔案的安全與完整。3.負(fù)責(zé)檔案查閱利用的審批和登記工作，對查閱利用情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。4.定期對檔案室的保密工作進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（二）檔案室工作人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守保密制度，保守檔案秘密。2.認(rèn)真做好檔案的整理、歸檔、保管等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.負(fù)責(zé)檔案查閱利用的接待和服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理查閱利用手續(xù)。4.對違反保密制度的行為及時制止，并向上級報告。（三）檔案查閱利用人員職責(zé)1.遵守保密制度，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案信息。2.按照規(guī)定的程序和范圍查閱利用檔案，不得超范圍查閱或擅自擴(kuò)大利用范圍。3.妥善保管所查閱利用的檔案，不得丟失、損毀或轉(zhuǎn)借他人。4.對在查閱利用過程中知悉的檔案秘密負(fù)有保密義務(wù)。三、檔案收集與整理保密（一）收集保密1.在檔案收集過程中，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，要嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行處理。2.檔案收集人員要對收集到的檔案進(jìn)行初步審查，確保檔案的真實性和完整性，并對檔案的保密情況進(jìn)行記錄。（二）整理保密1.檔案整理人員在整理檔案時，要嚴(yán)格遵守保密制度，對涉及保密內(nèi)容的檔案要單獨整理、存放，并采取相應(yīng)的保密措施。2.在整理過程中，要注意保護(hù)檔案的原始記錄，不得擅自涂改、銷毀或丟失檔案材料。3.在檔案整理場所，要設(shè)置必要的保密設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進(jìn)入。四、檔案保管保密（一）保管場所1.檔案室應(yīng)選擇安全、保密的場所，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.檔案室要安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施，確保檔案保管場所的安全。（二）檔案存儲1.檔案應(yīng)分類存放，按照檔案的類別、保管期限等進(jìn)行排列，便于查找和管理。2.對涉及保密內(nèi)容的檔案，要單獨存放，并采取加密存儲、專柜保管等措施。3.檔案存儲介質(zhì)要定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲信息的安全。（三）人員出入管理1.嚴(yán)格控制檔案室人員出入，檔案室工作人員應(yīng)憑工作證件進(jìn)入。2.非檔案室工作人員因工作需要進(jìn)入檔案室，須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。3.嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案室。（四）安全防范措施1.配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運行。2.制定應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。3.加強(qiáng)對檔案室周邊環(huán)境的安全防范，防止外部人員非法進(jìn)入。五、檔案查閱與利用保密（一）查閱利用審批1.單位內(nèi)部人員查閱利用檔案，須填寫《檔案查閱申請表》明確查閱利用的目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.外單位人員查閱利用檔案，須持有單位介紹信，注明查閱利用的目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報檔案室負(fù)責(zé)人審批。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，查閱利用須經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱利用登記1.對檔案查閱利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱利用人員姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容、批準(zhǔn)人等。2.查閱利用人員應(yīng)在登記冊上簽字確認(rèn)，確保查閱利用行為的真實性和可追溯性。（三）查閱利用場所1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的查閱利用場所，配備必要的桌椅、電腦等設(shè)備，為查閱利用人員提供便利。2.查閱利用場所應(yīng)相對獨立，與檔案保管場所分開，防止檔案信息泄露。（四）查閱利用要求1.查閱利用人員應(yīng)在規(guī)定的查閱利用場所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱利用人員不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案信息，確因工作需要復(fù)制、摘抄的，須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.查閱利用人員要妥善保管所查閱利用的檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀。4.查閱利用結(jié)束后，查閱利用人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案傳輸與共享保密（一）傳輸保密1.通過網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案信息時，要采取加密傳輸?shù)劝踩胧?，確保信息傳輸?shù)陌踩?.嚴(yán)禁通過互聯(lián)網(wǎng)等公共網(wǎng)絡(luò)傳輸涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息。3.在傳輸檔案信息前，要對傳輸?shù)膬?nèi)容進(jìn)行審核，確保傳輸信息的合法性和準(zhǔn)確性。（二）共享保密1.檔案共享應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和范圍進(jìn)行，確保共享信息的安全。2.對共享的檔案信息要進(jìn)行加密處理，并設(shè)置訪問權(quán)限，防止信息泄露。3.在檔案共享過程中，要對共享信息的使用情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，確保共享信息不被濫用。七、檔案數(shù)字化保密（一）數(shù)字化過程1.檔案數(shù)字化工作應(yīng)在符合保密要求的場所進(jìn)行，配備必要的安全設(shè)施。2.在數(shù)字化過程中，要對檔案原件進(jìn)行嚴(yán)格保護(hù)，防止原件丟失、損毀或信息泄露。3.數(shù)字化操作人員要嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自復(fù)制、傳播數(shù)字化檔案信息。（二）數(shù)字化存儲1.數(shù)字化檔案應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或存儲介質(zhì)上，并采取加密存儲、備份等措施。2.對數(shù)字化檔案的訪問要進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。3.定期對數(shù)字化檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲信息的安全。八、檔案銷毀保密（一）銷毀審批1.檔案銷毀前，要填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核后，報單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，銷毀須經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）銷毀方式1.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.檔案銷毀過程要進(jìn)行全程監(jiān)督，由專人負(fù)責(zé)實施，并對銷毀情況進(jìn)行記錄。（三）銷毀記錄1.對檔案銷毀情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點、方式、數(shù)量、審批人等。2.銷毀記錄應(yīng)保存一定期限，以備查閱。九、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立健全保密監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案室的保密工作進(jìn)行檢查和評估。2.檔案室負(fù)責(zé)人要定期對檔案保管、查閱利用等情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。3.單位內(nèi)部審計部門要定期對檔案室的保密工作進(jìn)行審計，確保保密制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.保密制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、查閱利用、銷毀等環(huán)節(jié)的保密措施落實情況。2.檔案信息的安全狀況，包括存儲介質(zhì)的安全性、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩缘取?.人員的保密意識和行為規(guī)范，包括工作人員對保密制度的熟悉程度、查閱利用人員的保密行為等。（三）問題整改1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時進(jìn)行整改，明確整改責(zé)任人、整改措施和整改期限。2.整改完成后，要對整改情況進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。十、保密教育與培訓(xùn)（一）教育內(nèi)容1.國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于保密工作的規(guī)定。2.單位檔案室保密制度的內(nèi)容和要求。3.檔案保密知識和技能，如檔案整理、保管、查閱利用等環(huán)節(jié)的保密操作方法。4.保密意識和職業(yè)道德教育，提高工作人員的保密責(zé)任感。（二）培訓(xùn)方式1.定期組織保密知識培訓(xùn)，邀請專家進(jìn)行講座或內(nèi)部人員進(jìn)行授課。2.開展案例分析，通過實際案例教育工作人員吸取教訓(xùn)，增強(qiáng)保密意識。3.發(fā)放保密宣傳資料，供工作人員自學(xué)。（三）培訓(xùn)對象1.檔案室工作人員必須參加定期的保密培訓(xùn)，確保其熟悉保密制度和工作流程。2.檔案查閱利用人員在查閱利用檔案前，應(yīng)接受必要的保密培訓(xùn)，了解保密要求。3.其他因工作需要接觸檔案的人員，根據(jù)工作實際情況，適時進(jìn)行保密培訓(xùn)。十一、保密獎懲（一）獎勵1.對在保密工作中表現(xiàn)突出的單位和個人，給予表彰和獎勵。2.獎