PAGE市建設(shè)局檔案管理制度一、總則（一）制訂目的為加強(qiáng)市建設(shè)局檔案管理，確保檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在建設(shè)工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于市建設(shè)局機(jī)關(guān)各科室、局屬各單位及其工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：建設(shè)局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.真實(shí)可靠原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映建設(shè)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門市建設(shè)局設(shè)立專門的檔案管理科室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)全局檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作：包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等。2.確保檔案的安全：采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.開展檔案的鑒定和統(tǒng)計工作：定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，做好檔案的統(tǒng)計工作。4.提供檔案利用服務(wù)：根據(jù)工作需要，及時、準(zhǔn)確地為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。5.參與檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的信息化水平。（三）各科室、單位職責(zé)1.指定專人負(fù)責(zé)檔案工作：負(fù)責(zé)本科室、本單位檔案的收集、整理和移交工作。2.確保檔案的完整與準(zhǔn)確：在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)及時整理歸檔，確保檔案的質(zhì)量。3.配合檔案管理部門做好檔案管理工作：積極支持檔案管理部門的工作，提供必要的協(xié)助和配合。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級文件：包括上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與建設(shè)工作有關(guān)的文件、通知、指示等。2.本局文件：本局制發(fā)的各類文件、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要等。3.業(yè)務(wù)資料：建設(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的文件資料，工程招投標(biāo)文件、合同協(xié)議等。4.人事檔案：干部職工的履歷表、任免文件、考核材料、工資檔案等。5.財務(wù)檔案：財務(wù)預(yù)決算、會計憑證、賬簿、報表等。6.聲像檔案：建設(shè)工作中的照片、錄像、錄音等資料。7.其他檔案：與建設(shè)工作有關(guān)的其他文件資料。（二）收集要求1.及時收集：各科室、單位應(yīng)在文件材料形成后及時收集，確保檔案的時效性。2.完整齊全：收集的檔案應(yīng)完整無缺，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.真實(shí)準(zhǔn)確：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)可靠，不得弄虛作假。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律：按照文件材料的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理。2.保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系：將相關(guān)的文件材料組合在一起，便于查閱和利用。3.便于保管和利用：整理后的檔案應(yīng)便于保管和查找，提高檔案管理的效率。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案庫房：應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.溫濕度控制：庫房內(nèi)的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.安全防護(hù)設(shè)施：庫房應(yīng)配備消防器材、防盜報警裝置、溫濕度監(jiān)測設(shè)備等安全防護(hù)設(shè)施。（二）檔案裝具1.檔案架：應(yīng)選用堅固耐用、便于存放和查找的檔案架，檔案架應(yīng)排列整齊，編號清晰。2.檔案盒：應(yīng)選用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案的類別、編號、名稱等信息。3.卷皮：應(yīng)選用質(zhì)量好、規(guī)格統(tǒng)一的卷皮，卷皮應(yīng)標(biāo)明檔案的編號、名稱、日期等信息。（三）檔案保管期限1.永久保管：凡是反映建設(shè)局主要職能活動和歷史面貌的，對建設(shè)工作有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。（四）檔案保管要求1.定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.清點(diǎn)核對：每年應(yīng)對檔案進(jìn)行一次清點(diǎn)核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。3.修復(fù)整理：對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)整理，確保檔案的完整性。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值等因素，確定檔案的保管期限。2.內(nèi)容完整性：對檔案內(nèi)容不完整、失去保存價值的檔案，應(yīng)進(jìn)行鑒定。3.重復(fù)文件：對重復(fù)的文件，應(yīng)進(jìn)行鑒定，保留一份具有代表性的文件。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊：檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行登記，編制銷毀清冊，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。2.審批：銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報建設(shè)局領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀：經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會同有關(guān)人員在指定地點(diǎn)對檔案進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊上簽字。4.監(jiān)銷：銷毀檔案時，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。六、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.建立檔案統(tǒng)計臺賬：檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.定期統(tǒng)計分析：定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，掌握檔案管理工作的動態(tài)，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.移交范圍：建設(shè)局撤銷、合并時，應(yīng)將檔案移交給有關(guān)部門或單位。2.移交手續(xù)：檔案移交時，應(yīng)辦理移交手續(xù)，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.交接責(zé)任：檔案移交后，移交單位和接收單位應(yīng)各自承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案的利用（一）利用范圍1.內(nèi)部利用：本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部利用：其他單位或個人因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.填寫申請表：利用者應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、編號等信息。2.審批：申請表經(jīng)所在科室、單位負(fù)責(zé)人審核后，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.查閱借閱：經(jīng)批準(zhǔn)后，利用者到檔案管理部門查閱、借閱檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供服務(wù)。4.歸還：利用者查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完好無損。（三）利用限制1.保密限制：對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個人隱私等檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍。2.特殊情況限制：對特殊情況下需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理：將建設(shè)局的各類檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。2.提高檔案管理效率：通過信息化手段，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理的工作效率和服務(wù)水平。3.保障檔案安全：利用信息化技術(shù)，加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)，確保檔案信息的安全。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等數(shù)字化加工，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和傳輸。（三）建設(shè)要求1.遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)：檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循