PAGE醫(yī)院保潔檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院保潔檔案管理，確保保潔工作的規(guī)范化、科學(xué)化、精細(xì)化，提高保潔服務(wù)質(zhì)量，保障醫(yī)院環(huán)境整潔、衛(wèi)生、安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院內(nèi)所有保潔人員及其工作相關(guān)的檔案管理。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映保潔工作實(shí)際情況。2.完整性原則：涵蓋保潔工作的各個(gè)方面，確保檔案資料齊全。3.保密性原則：對涉及醫(yī)院機(jī)密、患者隱私等信息嚴(yán)格保密。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)保潔工作的變化及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、檔案分類及內(nèi)容（一）人員檔案1.個(gè)人基本信息姓名、性別、年齡、身份證號碼、聯(lián)系方式等。照片（近期免冠一寸照）。2.入職資料入職申請表。學(xué)歷證書、技能證書復(fù)印件。健康證明（有效期內(nèi)）。3.培訓(xùn)記錄醫(yī)院組織的保潔業(yè)務(wù)培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)時(shí)間、內(nèi)容、考核成績等。外部專業(yè)培訓(xùn)記錄，如消毒知識培訓(xùn)、垃圾分類培訓(xùn)等。4.工作考核每月工作考核表，記錄工作任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量、工作態(tài)度等方面的評分及評語。用戶滿意度調(diào)查結(jié)果，統(tǒng)計(jì)患者、醫(yī)護(hù)人員對保潔服務(wù)的滿意度評價(jià)。5.獎(jiǎng)懲記錄獲得的獎(jiǎng)勵(lì)，如月度優(yōu)秀保潔員、拾金不昧等事跡記錄及獎(jiǎng)勵(lì)證明。違規(guī)違紀(jì)記錄，包括警告、罰款、辭退等處理決定及相關(guān)事由說明。（二）保潔區(qū)域檔案1.區(qū)域劃分醫(yī)院各樓層、科室、公共區(qū)域等保潔責(zé)任區(qū)域的詳細(xì)劃分圖。每個(gè)區(qū)域的編號及名稱。2.工作標(biāo)準(zhǔn)不同區(qū)域的清潔頻次要求，如病房每日清潔次數(shù)、手術(shù)室術(shù)后即時(shí)清潔等。清潔質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，包括地面、桌面、門窗、衛(wèi)生間等各部位的清潔程度、消毒要求等具體指標(biāo)。特殊區(qū)域（如傳染病房、重癥監(jiān)護(hù)室等）的特殊清潔與消毒規(guī)范。3.設(shè)備設(shè)施清單各區(qū)域配備的保潔工具清單，如掃帚、拖把、抹布、清潔劑等的種類、數(shù)量及規(guī)格。清潔設(shè)備清單，如洗地機(jī)、吸塵器、烘干機(jī)等設(shè)備的型號、使用狀況及維護(hù)記錄。（三）物資管理檔案1.保潔物資采購采購計(jì)劃，根據(jù)保潔工作需求和庫存情況制定的物資采購預(yù)算及計(jì)劃安排。采購合同，與供應(yīng)商簽訂的物資采購合同，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等條款。2.物資庫存管理庫存臺賬，記錄保潔物資的出入庫情況，包括日期、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門及人員等信息。盤點(diǎn)記錄，定期對保潔物資進(jìn)行盤點(diǎn)的記錄，包括盤點(diǎn)時(shí)間、實(shí)際庫存數(shù)量、賬實(shí)差異及原因分析等。（四）清潔消毒檔案1.消毒方案醫(yī)院各區(qū)域的消毒工作方案，明確消毒方法（如化學(xué)消毒、物理消毒等）、消毒劑種類、濃度、消毒頻率等。針對不同病原體（如細(xì)菌、病毒、真菌等）的消毒措施及應(yīng)急消毒預(yù)案。2.消毒記錄每日消毒工作記錄，包括消毒區(qū)域、消毒時(shí)間、消毒人員、消毒劑使用情況等詳細(xì)信息。消毒效果監(jiān)測記錄，定期對消毒后的環(huán)境進(jìn)行微生物檢測的結(jié)果記錄，如菌落總數(shù)、致病菌檢測等。（五）安全管理檔案1.安全培訓(xùn)醫(yī)院組織的保潔安全培訓(xùn)記錄，如消防安全培訓(xùn)、化學(xué)品安全使用培訓(xùn)等，包括培訓(xùn)時(shí)間、內(nèi)容、參與人員等。安全操作規(guī)程，制定保潔人員在使用清潔設(shè)備、工具及接觸化學(xué)品等過程中的安全操作規(guī)范。2.安全檢查日常安全檢查記錄，保潔人員每日對工作區(qū)域進(jìn)行安全檢查的情況記錄，包括設(shè)備設(shè)施安全狀況、水電安全等方面。隱患排查與整改記錄，發(fā)現(xiàn)安全隱患后的詳細(xì)記錄，包括隱患描述、整改措施、整改責(zé)任人及整改完成時(shí)間等。3.事故處理保潔工作中發(fā)生的安全事故記錄，包括事故時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過、原因分析等。事故處理報(bào)告，對事故的處理結(jié)果、責(zé)任認(rèn)定及后續(xù)防范措施等情況的報(bào)告。三、檔案建立與收集（一）建立流程1.新員工入職時(shí)，由人力資源部門將個(gè)人基本信息及入職資料移交至保潔檔案管理部門。2.保潔檔案管理部門負(fù)責(zé)為新員工建立個(gè)人檔案，并按照檔案分類進(jìn)行資料整理歸檔。3.對于保潔區(qū)域檔案、物資管理檔案、清潔消毒檔案、安全管理檔案等，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)收集初始資料，并定期更新，移交至檔案管理部門統(tǒng)一管理。(二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保資料的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.收集的檔案資料應(yīng)完整、清晰，如有缺失或不明確的情況，應(yīng)及時(shí)追溯補(bǔ)充。3.對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并確保數(shù)據(jù)的安全性和可查閱性。四、檔案整理與歸檔（一）整理原則1.按照檔案分類進(jìn)行有序整理，同類檔案集中存放。2.每份檔案資料應(yīng)進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)檔案盒或文件夾進(jìn)行裝訂，并在封面標(biāo)注檔案類別、編號、年度等信息。（二）歸檔方法1.年度歸檔：每年末對本年度的檔案資料進(jìn)行全面整理歸檔，按照檔案類別分別存放于相應(yīng)的檔案柜或存儲設(shè)備中。2.定期更新：根據(jù)保潔工作的變化及檔案內(nèi)容的時(shí)效性，定期對檔案進(jìn)行更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)部門（如保潔管理部門、質(zhì)量控制部門、人力資源部門等）因工作需要可查閱保潔檔案。2.查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱保潔檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等。2.借閱申請經(jīng)保潔檔案管理部門負(fù)責(zé)人及醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案資料。歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行仔細(xì)核對，確保檔案資料完整無損。六、檔案保管與維護(hù)（一）保管環(huán)境1.保潔檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.庫房溫度應(yīng)保持在[適宜溫度范圍]，相對濕度應(yīng)控制在[適宜濕度范圍]，以確保檔案資料的質(zhì)量不受影響。（二）維護(hù)措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、褪色等情況，如有問題應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)措施。2.對于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并檢查存儲設(shè)備的運(yùn)行狀況，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理人員應(yīng)定期參加檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理水平和業(yè)務(wù)能力。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.超過保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案資料。2.因醫(yī)院機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因不再適用的檔案。3.涉及保密事項(xiàng)已解密且無留存必要的檔案。（二）銷毀流程1.由檔案管理部門提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的類別、編號、數(shù)量等信息。2.申請經(jīng)保潔檔案管理部門負(fù)責(zé)人及醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀操作。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程。4.銷毀完成后，應(yīng)在《檔案銷毀申請表》上