PAGE檔案保管員規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確地反映公司各項工作的實際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不被泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用和保管。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理部門配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步保管工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。2.各部門應(yīng)定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門，確保檔案的集中統(tǒng)一管理。3.各部門在工作中應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.定期對檔案進行檢查和清理，對破損、褪色、變質(zhì)的檔案及時進行修復(fù)和復(fù)制。4.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為公司各項工作提供服務(wù)。5.嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。6.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。3.公司員工的人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等。4.公司的財務(wù)檔案、審計檔案、統(tǒng)計檔案等。5.公司的產(chǎn)品檔案、科研檔案、技術(shù)檔案等。6.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，并定期移交至檔案管理部門。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽署齊全，不得使用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫材料。3.對于電子文件，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進行收集和整理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段等進行分類整理，編制項目檔案目錄。3.會計檔案：按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等進行分類整理，編制會計檔案目錄。4.人事檔案：按照干部檔案和工人檔案分別進行整理，編制人事檔案目錄。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進行存放，排列整齊，便于查找。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。4.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案的借閱與歸還1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限和范圍提供檔案，并對借閱情況進行登記。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因，并向有關(guān)部門報告。（四）檔案的查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的查閱范圍提供檔案，并對查閱情況進行登記。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱地點。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意。（五）檔案的保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不被泄露。2.未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱、復(fù)印、傳播公司檔案。3.對涉及公司機密的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲、專人保管等。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的檔案管理制度為依據(jù)，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從公司各項工作的實際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價值。3.保持檔案的有機聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及專業(yè)技術(shù)人員組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其保存價值。2.綜合分析法：結(jié)合公司的歷史發(fā)展、工作重點、業(yè)務(wù)范圍等因素，對檔案進行綜合分析，確定其保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案的名稱、文號、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。六、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)定期報送公司領(lǐng)導(dǎo)和上級檔案管理部門。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。（二）移交工作1.公司因機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，需要對檔案進行移交的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時，應(yīng)編制