PAGE二中檔案管理制度一、總則1.目的為加強我校檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高學校管理水平和工作效率，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合我校實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于我校各部門、各年級組、各學科組以及全體教職工在工作中形成的各類檔案。3.檔案定義本制度所指檔案是指學校在教學、科研、管理、服務等各項活動中直接形成的，對學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理機構(gòu)及職責1.檔案管理領導小組成立以校長為組長，各副校長為副組長，各部門負責人為成員的檔案管理領導小組。負責統(tǒng)籌規(guī)劃學校檔案工作，審定檔案工作計劃和規(guī)章制度，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問題。2.檔案室設立學校檔案室，配備專職檔案管理人員。檔案室負責集中統(tǒng)一管理學校各類檔案，履行檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等工作職責。3.各部門職責各部門負責本部門工作中形成檔案的收集、整理和初步立卷，并定期向檔案室移交。各部門指定專人負責檔案工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)，并積極配合檔案室做好檔案管理的各項工作。三、檔案的收集與整理1.收集范圍上級機關(guān)發(fā)來的與本校有關(guān)的文件、指示、規(guī)定、通知等。本校黨、政、工、團等組織形成的文件、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。教學方面的教學計劃、教學大綱、教案、教材、試卷、學生成績冊、教學研究成果等?？蒲蟹矫娴目蒲许椖可陥髸⒀芯繄蟾?、論文、著作等。師資隊伍建設方面的教師個人檔案、培訓記錄、考核材料等。學生管理方面的學生學籍檔案、獎懲記錄、綜合素質(zhì)評價材料等。學校行政管理方面的各類規(guī)章制度、人事任免文件、財務報表、房產(chǎn)檔案、設備檔案等。學校對外交流與合作方面的協(xié)議、合同、接待記錄等。其他具有保存價值的文件材料。2.收集要求各部門應按照檔案收集范圍，及時收集本部門工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。對收集到的文件材料，應進行認真核對，確保其真實、準確。對重要文件材料，應實行雙套制或多套制保存，以防止檔案損壞或丟失。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。便于保密和查找利用。4.整理方法文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類整理。教學檔案按照學科年級類別進行分類整理。科研檔案按照項目階段類別進行分類整理。人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進行整理。學生檔案按照年級班級學號進行分類整理。其他檔案根據(jù)其特點和實際情況進行分類整理。四、檔案的保管1.保管場所檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。檔案室應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒等，并按照檔案類別和保管期限進行合理排列。2.保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括本校制定的重要規(guī)章制度、學校歷史沿革、重要會議記錄、重要人事任免文件、教學和科研成果等。長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括一般性的教學、科研、管理文件等。短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括臨時性的文件材料等。3.檔案鑒定定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，由檔案管理領導小組組織相關(guān)人員組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應編制銷毀清冊，報經(jīng)學校領導批準后予以銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.檔案統(tǒng)計建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，并及時上報檔案管理領導小組。檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應真實、準確、完整，為檔案管理決策提供依據(jù)。五、檔案的利用1.利用原則檔案利用應遵循保密、合法、合理、高效的原則，確保檔案的安全和正常使用。2.利用范圍本校教職工因工作需要，可查閱、借閱本校檔案。外單位因工作需要查閱本校檔案，須持單位介紹信，經(jīng)學校檔案管理部門負責人批準后方可查閱。涉及國家機密和學校秘密的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，未經(jīng)批準，不得查閱、借閱和公開。3.利用方式查閱：本校教職工可直接到檔案室查閱檔案。查閱時，應填寫查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。外單位查閱檔案，應在檔案室指定地點查閱，查閱人員不得擅自摘抄、復制檔案內(nèi)容。如需摘抄、復制檔案，須經(jīng)檔案管理部門負責人批準。借閱：本校教職工因工作需要借閱檔案，應填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門負責人批準。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、丟失檔案。歸還檔案時應進行認真核對，如有損壞或丟失，應及時報告并承擔相應責任。4.利用登記建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱（借閱）時間、查閱（借閱）人員、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還時間等。檔案利用登記記錄應長期保存，以便查詢和統(tǒng)計。六、電子檔案管理1.電子檔案的收集與整理各部門應及時將工作中形成的電子文件收集齊全，并按照檔案整理要求進行分類、編號、著錄等整理工作。電子文件應采用通用格式存儲，確保其可讀性和可利用性。2.電子檔案的存儲與備份電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應建立電子檔案存儲介質(zhì)的管理制度，對存儲介質(zhì)的使用、維護、更換等進行規(guī)范管理。3.電子檔案的利用與安全電子檔案的利用應通過學校檔案管理系統(tǒng)進行，確保檔案信息的安全。檔案管理人員應定期對電子檔案進行檢查和維護，防止電子檔案信息泄露、篡改或丟失。同時，應制定電子檔案安全應急預案，應對可能出現(xiàn)的網(wǎng)絡安全事件。七、檔案管理人員職責1.檔案管理人員應具備的條件熱愛檔案工作，具有較強的責任心和敬業(yè)精神。具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務流程。掌握計算機操作技能，能夠熟練運用檔案管理軟件進行檔案管理工作。2.檔案管理人員的崗位職責負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等日常工作。對檔案進行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的有序存放。定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進行修復和復制。做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄露。積極開展檔案利用工作，為學校各項工作提供檔案信息服務。參與檔案鑒定工作，提出檔案存毀意見。負責檔案管理系統(tǒng)