PAGE檔案館管理制度總結(jié)一、總則（一）目的本檔案館管理制度旨在規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用等工作流程，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司/組織的各項工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案館，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織的各項活動和歷史面貌，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則：全面收集公司/組織在各個時期形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.安全性原則：采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司/組織的各項工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案館職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、整理、保管公司/組織內(nèi)各部門及員工移交的各類檔案，建立健全檔案管理體系。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目、上架等整理工作，編制檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的實體安全和信息安全。6.開展檔案利用工作，為公司/組織的各項工作提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計工作。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司/組織員工的檔案意識和檔案管理水平。8.參與公司/組織的重大活動和項目，負(fù)責(zé)相關(guān)檔案的收集、整理和歸檔工作。（二）部門檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的齊全完整。2.按照公司/組織檔案管理制度的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案館。3.協(xié)助檔案館開展檔案利用工作，提供本部門相關(guān)檔案的查閱、借閱等服務(wù)。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.配合檔案館做好檔案鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案鑒定的依據(jù)和意見。（三）員工檔案責(zé)任1.員工應(yīng)妥善保管個人在工作中形成的各類文件材料，按照公司/組織檔案管理制度的要求，及時將相關(guān)材料移交至部門檔案管理員。2.在工作中形成的涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，員工應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得私自留存、傳播或泄露。3.積極配合公司/組織的檔案管理工作，在檔案收集、整理、利用過程中提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)發(fā)來的與公司/組織有關(guān)的文件、資料。3.公司/組織內(nèi)部形成的各類公文、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、報告以及各類業(yè)務(wù)文件等。4.公司/組織的產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中形成的科技檔案、業(yè)務(wù)檔案等。5.公司/組織員工的人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等。6.公司/組織的財務(wù)預(yù)算、決算、審計報告、會計憑證等財務(wù)檔案。7.公司/組織的重大活動、項目建設(shè)、招投標(biāo)等活動中形成的檔案。8.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門及員工應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時收集本部門及個人形成的檔案材料，并進(jìn)行初步整理。2.檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰易認(rèn)，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對于重要的檔案材料，應(yīng)同時收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保檔案信息的一致性和完整性。4.各部門應(yīng)定期將收集的檔案材料移交至部門檔案管理員，由部門檔案管理員進(jìn)行進(jìn)一步整理和匯總后，移交至檔案館。（三）收集時間1.文書檔案應(yīng)在文件辦理完畢后一周內(nèi)收集歸檔。2.科技檔案、業(yè)務(wù)檔案等應(yīng)在項目結(jié)束或業(yè)務(wù)活動完成后一個月內(nèi)收集歸檔。3.人事檔案、工資檔案等應(yīng)按照規(guī)定的時間節(jié)點及時收集歸檔。4.財務(wù)檔案應(yīng)在會計年度終了后，按照財務(wù)檔案管理的要求及時整理歸檔。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化處理和管理。（二）分類方法1.文書檔案按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限進(jìn)行分類。2.科技檔案按照項目、專業(yè)、階段進(jìn)行分類。3.人事檔案按照員工類別、檔案內(nèi)容進(jìn)行分類。4.財務(wù)檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等類別進(jìn)行分類。5.業(yè)務(wù)檔案按照業(yè)務(wù)類型、項目進(jìn)行分類。（三）編號規(guī)則1.檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和管理。2.文書檔案編號采用年度+機(jī)構(gòu)（問題）代碼+保管期限代碼+流水號的方式。例如：20230110001，表示2023年度某機(jī)構(gòu)（問題）的長期保管文書檔案，流水號為001。3.科技檔案編號采用項目代碼+專業(yè)代碼+階段代碼+流水號的方式。例如：KJ0101001，表示某項目的設(shè)計階段科技檔案，流水號為001。4.人事檔案編號采用員工工號+檔案類別代碼的方式。例如：001RS01，表示工號為001的員工的人事檔案。其他類別檔案編號可根據(jù)實際情況參照上述規(guī)則制定。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.檔案目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和形式特征，便于檔案的查找和利用。3.案卷目錄應(yīng)包括案卷號、題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁數(shù)等項目。4.卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項目。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜報警裝置等設(shè)施設(shè)備。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，便于查找和管理。2.不同載體的檔案應(yīng)分別存放，如紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。3.對重要檔案應(yīng)采取備份保管措施，如異地存儲、數(shù)字化備份等，確保檔案的安全性和完整性。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要文件、法規(guī)性文件、年度綜合報表、重要會議記錄、重大活動檔案、產(chǎn)權(quán)證書、合同協(xié)議等。3.長期保管的檔案保管期限為15年至50年，主要包括一般性文件、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括臨時性文件、一般性業(yè)務(wù)資料等。（四）檔案鑒定1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和存毀價值。2.檔案鑒定工作由檔案館組織，相關(guān)部門及專業(yè)人員參加，組成檔案鑒定小組。3.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的價值，提出鑒定意見。4.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因工作需要查閱、借閱公司/組織相關(guān)檔案，需按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱、借閱公司/組織相關(guān)檔案，應(yīng)按照法律法規(guī)的要求提供相關(guān)證明材料，并辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：員工可在檔案館查閱檔案，檔案館應(yīng)提供必要的查閱場所和設(shè)備，并安排專人進(jìn)行協(xié)助。2.借閱：員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案館辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：對于不宜借出的檔案，員工可根據(jù)需要進(jìn)行復(fù)制，復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)制件上加蓋檔案館印章。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.檔案利用登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、部門、利用目的、檔案名稱、數(shù)量、查閱期限、歸還日期等。3.檔案利用登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，定期進(jìn)行統(tǒng)計和分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。（四）利用審批1.公司/組織內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，由部門負(fù)責(zé)人審批。2.外部單位查閱、借閱公司/組織相關(guān)檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到檔案館辦理查閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱、借閱公司/組織相關(guān)檔案，應(yīng)提供相關(guān)證明材料，經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批后，到檔案館辦理查閱手續(xù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。3.實現(xiàn)檔案信息資源的共享和有效利用，為公司/組織的各項工作提供有力的支持。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對數(shù)字化檔案進(jìn)行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏、拼接等操作，提高圖像質(zhì)量。3.對數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的有序管理。（三）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入和編輯，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、日期、文號等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：實現(xiàn)檔案借閱的在線申請、審批、登記和歸還等流程管理，提高借閱工作效率。4.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同用戶的訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全性和保密性。5.統(tǒng)計分析功能：對檔案利用情況、檔案數(shù)量、檔案保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（四）數(shù)據(jù)安全與備份1.建立檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。2.定期對檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。3.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。八、檔案保密（一）保密制度1.建立健全檔案保密制度，明確檔案保密工作的職責(zé)和要求。2.加強(qiáng)對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書。3.對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，實行專人專管，嚴(yán)格限制接觸范圍。（二）保密措施1.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，