PAGE圍棋校檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)我校圍棋教學(xué)、培訓(xùn)及相關(guān)活動(dòng)的檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保存，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我校圍棋教學(xué)、培訓(xùn)、比賽、活動(dòng)等各項(xiàng)工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校所有圍棋相關(guān)檔案由專門的檔案管理部門或人員進(jìn)行集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映圍棋教學(xué)、培訓(xùn)及相關(guān)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.分類管理原則：根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和來(lái)源進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對(duì)涉及機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理室，負(fù)責(zé)全校圍棋檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂等。2.建立檔案目錄和索引，便于檔案的查找和利用。3.做好檔案的保管工作，確保檔案的安全，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.按照規(guī)定的程序辦理檔案的借閱、查閱手續(xù)，對(duì)借閱、查閱情況進(jìn)行登記。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。6.積極開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為學(xué)校的教學(xué)、培訓(xùn)、管理等工作提供服務(wù)。三、檔案的分類及編號(hào)（一）分類1.教學(xué)檔案教學(xué)計(jì)劃、教案、教學(xué)大綱等。學(xué)生成績(jī)記錄、考核資料等。教學(xué)研究成果、教學(xué)改革資料等。2.培訓(xùn)檔案培訓(xùn)方案、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)課件等。培訓(xùn)學(xué)員名單、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)等。培訓(xùn)師資資料、培訓(xùn)評(píng)估資料等。3.比賽檔案比賽規(guī)程、比賽通知、比賽成績(jī)冊(cè)等。參賽選手名單、比賽照片、視頻資料等。比賽獲獎(jiǎng)證書、榮譽(yù)證書等。4.活動(dòng)檔案活動(dòng)策劃方案、活動(dòng)通知、活動(dòng)總結(jié)等?；顒?dòng)照片、視頻資料、活動(dòng)紀(jì)念品等。活動(dòng)參與人員名單、活動(dòng)效果評(píng)估資料等。5.師資檔案教師個(gè)人簡(jiǎn)歷、教師資格證書、職稱證書等。教師教學(xué)成果、科研成果、培訓(xùn)經(jīng)歷等。教師教學(xué)評(píng)價(jià)、學(xué)生反饋意見(jiàn)等。6.學(xué)生檔案學(xué)生個(gè)人基本信息、學(xué)籍檔案等。學(xué)生圍棋學(xué)習(xí)記錄、比賽成績(jī)、獲獎(jiǎng)情況等。學(xué)生家長(zhǎng)聯(lián)系方式、家長(zhǎng)意見(jiàn)反饋等。7.設(shè)備檔案圍棋教學(xué)設(shè)備清單、設(shè)備購(gòu)置合同、設(shè)備維修記錄等。設(shè)備使用說(shuō)明書、設(shè)備操作規(guī)程等。設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)、報(bào)廢鑒定報(bào)告等。8.財(cái)務(wù)檔案圍棋教學(xué)、培訓(xùn)、比賽、活動(dòng)等經(jīng)費(fèi)預(yù)算、決算報(bào)告。收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、收費(fèi)記錄、財(cái)務(wù)票據(jù)等。財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等。（二）編號(hào)檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的方式。年份為檔案形成的年份，用四位數(shù)字表示；類別代碼根據(jù)檔案分類設(shè)置，用兩位字母表示（如教學(xué)檔案用“JX”表示，培訓(xùn)檔案用“PX”表示等）；流水號(hào)為該類別檔案的順序號(hào)，用三位數(shù)字表示。例如，2023年形成的第一份教學(xué)檔案編號(hào)為“2023JX001”。四、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門和個(gè)人應(yīng)及時(shí)將在圍棋教學(xué)、培訓(xùn)、比賽、活動(dòng)等工作中形成的檔案資料收集齊全，定期移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)向各部門和個(gè)人收集檔案資料，對(duì)重要的檔案資料應(yīng)提前介入，確保檔案的完整性。（二）整理過(guò)程1.檔案管理人員對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，按照檔案的類別和編號(hào)順序進(jìn)行排列。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄卡片，注明檔案的名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，并在檔案資料上加蓋檔案章，注明檔案編號(hào)、頁(yè)碼等信息。4.建立檔案盒，將整理好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、年份等信息。五、檔案的保管（一）保管條件1.檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全。2.檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和管理。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映學(xué)校圍棋教學(xué)、培訓(xùn)、比賽、活動(dòng)等重大歷史事件和重要成果的檔案，以及具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種。凡是在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)定期保管。（三）檔案的存放1.按照檔案的類別和編號(hào)順序，將檔案存放在檔案柜中，每個(gè)檔案柜應(yīng)標(biāo)明存放檔案的類別和范圍。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤等存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.校內(nèi)各部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料，并對(duì)查閱情況進(jìn)行登記。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。查閱人員不得在檔案資料上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案。（二）借閱1.校外單位或個(gè)人因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料，并與借閱人員簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱人員的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)出具本人有效身份證件，并按照規(guī)定的期限歸還檔案。借閱期限一般不得超過(guò)兩周，如需延期借閱應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員不得將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如因特殊情況需要復(fù)制檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)制手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否已失去保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見(jiàn)。（二）銷毀1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定并報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量等信息，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷人員等信息。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為學(xué)校檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。（二）移交1.學(xué)校因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、撤銷等原因，需要將檔案