PAGE分子公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)分子公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所屬各分子公司及分支機(jī)構(gòu)，涵蓋公司各類具有保存價值的文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則分子公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由分子公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性和完整性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動的真實(shí)情況，保證檔案內(nèi)容的完整無缺，維護(hù)檔案的原始性和歷史聯(lián)系。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定本分子公司檔案管理實(shí)施細(xì)則。2.負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)和監(jiān)督本分子公司各部門的檔案工作，定期對檔案工作進(jìn)行檢查和考核。3.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本分子公司各類檔案，建立健全檔案管理制度和檔案檢索體系，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)對本分子公司檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀工作，按照規(guī)定向上級主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。5.負(fù)責(zé)提供檔案查閱、借閱服務(wù)，積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。6.負(fù)責(zé)組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時、準(zhǔn)確和完整。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，按照規(guī)定的時間和要求將本部門形成的檔案移交綜合管理部門集中保管。3.積極配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.負(fù)責(zé)對本部門檔案的安全保密工作，對涉及公司機(jī)密的檔案應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案：包括公司各類會議文件、決議、通知、報(bào)告、請示、批復(fù)、工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理、證照管理等文件材料。2.經(jīng)營管理類檔案：包括市場調(diào)研、營銷策劃、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、客戶資料、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等文件材料。3.生產(chǎn)技術(shù)類檔案：包括產(chǎn)品研發(fā)、工藝文件、生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量控制、設(shè)備管理、技術(shù)改造、安全環(huán)保等文件材料。4.黨群工作類檔案：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、工會工作、共青團(tuán)工作等文件材料。5.其他類檔案：包括公司對外宣傳資料、榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、知識產(chǎn)權(quán)等文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時收集本部門形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對重要文件材料應(yīng)實(shí)行雙套制歸檔，即同時保存紙質(zhì)檔案和電子檔案，確保檔案信息的安全可靠。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，符合檔案整理的要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案進(jìn)行分類整理，同一類別的檔案應(yīng)按照時間順序或重要程度進(jìn)行排列。3.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修復(fù)，字跡模糊或易褪變文件應(yīng)予復(fù)制。（四）整理方法1.分類根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、黨群工作類、其他類等五大類，每大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類。2.編號對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。編號可采用年度+類別+流水號的方式，如“2023XM001”，其中“2023”表示年度，“XM”表示類別代碼，“001”表示流水號。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便于檔案的查閱和檢索。檔案目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄數(shù)據(jù)庫，方便查詢和管理。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊牢固，便于保管和查閱。裝訂時應(yīng)去除文件上的金屬物，對破損的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或裱糊。四、檔案的保管（一）保管場所1.分子公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等安全防護(hù)措施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，檔案裝具應(yīng)符合檔案保管的要求，便于檔案的存放和查找。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限為5年以下。2.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行，由綜合管理部門會同相關(guān)部門共同鑒定。（三）檔案的存放1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，同一類別的檔案應(yīng)集中存放，便于查找和管理。2.檔案裝具應(yīng)排列整齊，編號清晰，便于識別和查找。檔案應(yīng)按照編號順序依次存放，不得隨意堆放。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全可靠。電子檔案應(yīng)按照存儲介質(zhì)的類別進(jìn)行分類存放，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和利用。(四）檔案的安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房、檔案裝具、檔案設(shè)備等的安全管理，確保檔案的安全。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全操作規(guī)程，定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.加強(qiáng)對檔案信息的安全保密管理，嚴(yán)格控制檔案的查閱、借閱范圍，對涉及公司機(jī)密的檔案應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止檔案信息泄露。4.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，對可能發(fā)生的火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，應(yīng)制定相應(yīng)的應(yīng)急處置措施，確保檔案的安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析檔案內(nèi)容的原則，準(zhǔn)確判定檔案的價值。2.檔案鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持以維護(hù)公司利益為出發(fā)點(diǎn)，確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性。3.檔案鑒定工作應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)專業(yè)人員。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：檔案鑒定人員應(yīng)逐份審查檔案，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的價值。2.分析比較法：通過對同類檔案或相關(guān)檔案的分析比較，確定檔案的價值和保管期限。3.效益評估法：從檔案對公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)工作的實(shí)際效益出發(fā)，評估檔案的價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定小組組長審核簽字后，報(bào)分子公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，銷毀時應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部門檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案查閱申請表》，提供相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱情況，包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱檔案應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等。4.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案應(yīng)加蓋綜合管理部門檔案專用章，并與原件核對無誤。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.綜合管理部門檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案借閱申請表》，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記簿》，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、借閱期限歸還時間等信息。3.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報(bào)告綜合管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）外部人員查閱與借閱1.因工作需要，外部單位或個人查閱公司檔案時，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)分子公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外部單位或個人查閱檔案時，應(yīng)按照公司內(nèi)部人員查閱檔案的規(guī)定進(jìn)行操作，不得擅自將檔案帶出公司。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案應(yīng)加蓋綜合管理部門檔案專用章，并與原件核對無誤。3.外部單位或個人借閱公司檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)分子公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報(bào)綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批。綜合管理部門檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案借閱申請表》，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記簿》，記錄借閱人姓名、單位、借閱時間、借閱期限歸還時間等信息。4.外部單位或個人借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報(bào)告綜合管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、查閱、借閱等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，及時向上級主管部門報(bào)送。檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)