PAGE環(huán)評(píng)處檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)環(huán)評(píng)處檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于環(huán)評(píng)處所有檔案的管理，包括但不限于環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、相關(guān)文件、技術(shù)資料、會(huì)議記錄、合同協(xié)議等。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：環(huán)評(píng)處檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映環(huán)評(píng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理環(huán)評(píng)工作中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善環(huán)評(píng)處檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理環(huán)評(píng)處各類檔案，進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂和存儲(chǔ)。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，并按規(guī)定進(jìn)行登記。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類，確保檔案的齊全、完整。2.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的接收、登記、整理、保管、查閱等。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自提供、抄錄、公布檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告：包括項(xiàng)目環(huán)評(píng)報(bào)告書、報(bào)告表及相關(guān)附件。2.項(xiàng)目相關(guān)文件：如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、規(guī)劃選址意見書、用地預(yù)審意見等。3.技術(shù)資料：監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、模型計(jì)算結(jié)果等。4.會(huì)議記錄：環(huán)評(píng)項(xiàng)目相關(guān)的內(nèi)部會(huì)議、專家評(píng)審會(huì)等會(huì)議記錄。5.合同協(xié)議：與委托方、監(jiān)測(cè)單位、技術(shù)支持單位等簽訂的合同協(xié)議。6.其他：與環(huán)評(píng)工作有關(guān)的來(lái)往信函、電子郵件、工作底稿等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門在環(huán)評(píng)工作中形成的檔案，確保檔案的時(shí)效性。2.檔案內(nèi)容應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本或進(jìn)行備份，確保電子文件的可讀性和可追溯性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，可分為環(huán)評(píng)項(xiàng)目檔案、行政管理檔案、業(yè)務(wù)技術(shù)檔案等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及重大環(huán)境影響、具有長(zhǎng)期歷史價(jià)值或?qū)?組織有重要意義的檔案。2.定期保管：根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定保管期限為[X]年、[X]年等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用專用檔案柜存放，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，確保存放整齊、有序。2.電子檔案：存儲(chǔ)在專用服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，進(jìn)行備份，并建立電子檔案目錄，便于查找和管理。3.存儲(chǔ)環(huán)境：檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等損害。（三）檔案的安全保護(hù)1.建立檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案保管場(chǎng)所的安全防范，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施。2.嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案保管場(chǎng)所，檔案管理人員離開時(shí)應(yīng)確保檔案安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本單位人員因工作需要查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外單位人員查閱檔案，需持有單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)環(huán)評(píng)處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案時(shí)，需有專人陪同。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格限制查閱范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找并提供相應(yīng)檔案。3.查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記本上進(jìn)行登記，注明查閱時(shí)間、查閱人、檔案名稱等信息。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的查閱場(chǎng)所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管場(chǎng)所。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理人員同意，并進(jìn)行登記。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害公司/組織利益和他人合法權(quán)益。2.利用檔案時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)檔案的完整性和保密性，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。3.如需將檔案用于對(duì)外宣傳、交流等活動(dòng)，需經(jīng)環(huán)評(píng)處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和專家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等進(jìn)行綜合分析，判斷其價(jià)值和保管期限是否合理。2.參考檔案的利用情況，對(duì)利用率低、已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案清單。2.填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)環(huán)評(píng)處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并進(jìn)行登記。銷毀登記應(yīng)包括銷毀時(shí)間、銷毀人姓名、檔案名稱、數(shù)量等信息。4.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行特殊處理，確保信息安全。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合環(huán)評(píng)處檔案管理的軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強(qiáng)對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全保護(hù)，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，