PAGE測量設(shè)備檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司測量設(shè)備檔案的管理，確保測量設(shè)備檔案的完整性、準確性和可追溯性，為公司的生產(chǎn)、質(zhì)量控制、科研開發(fā)等提供有效的支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有測量設(shè)備檔案的管理，包括但不限于各類量具、儀器、儀表等。（三）職責(zé)分工1.設(shè)備管理部門負責(zé)測量設(shè)備檔案的歸口管理，制定和完善測量設(shè)備檔案管理制度。組織建立測量設(shè)備檔案，收集、整理、歸檔相關(guān)資料。定期對測量設(shè)備檔案進行檢查、維護和更新。2.使用部門負責(zé)本部門測量設(shè)備檔案資料的收集、整理，并及時移交設(shè)備管理部門。按照規(guī)定使用和維護測量設(shè)備，確保設(shè)備檔案信息的準確反映設(shè)備實際狀態(tài)。3.檔案管理部門協(xié)助設(shè)備管理部門做好測量設(shè)備檔案的歸檔、存儲和查閱等工作。提供檔案管理的技術(shù)支持和指導(dǎo)，確保檔案管理工作的規(guī)范化。二、測量設(shè)備檔案的建立（一）檔案內(nèi)容1.設(shè)備基本信息設(shè)備名稱、型號、規(guī)格、編號。生產(chǎn)廠家、購置日期、購置價格。設(shè)備用途、使用部門。2.技術(shù)資料設(shè)備說明書、操作手冊、維護手冊。設(shè)備原理圖、電路圖、裝配圖等。設(shè)備技術(shù)參數(shù)、精度等級、測量范圍等。3.驗收資料驗收報告、驗收記錄。驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題及整改情況。4.校準/檢定資料校準/檢定計劃、證書、報告。校準/檢定周期、校準/檢定機構(gòu)。5.維修保養(yǎng)資料維修記錄、保養(yǎng)記錄。維修更換的零部件清單及相關(guān)證明。維修后的校準/檢定報告。6.使用記錄設(shè)備使用臺賬，記錄設(shè)備每次使用的時間、操作人員、使用情況等。使用過程中出現(xiàn)的故障及處理情況。7.報廢資料報廢申請、審批文件。報廢設(shè)備的處置記錄。（二）檔案建立流程1.設(shè)備購置后，使用部門應(yīng)及時將設(shè)備的相關(guān)信息（如設(shè)備名稱、型號、規(guī)格、編號、購置日期等）提交給設(shè)備管理部門。2.設(shè)備管理部門負責(zé)收集設(shè)備的技術(shù)資料、驗收資料等，并建立測量設(shè)備檔案目錄。3.在設(shè)備驗收合格后，設(shè)備管理部門將驗收資料、校準/檢定資料等及時歸檔。4.設(shè)備投入使用后，使用部門應(yīng)按照規(guī)定做好設(shè)備的使用記錄、維修保養(yǎng)記錄等，并定期將相關(guān)資料移交設(shè)備管理部門。5.設(shè)備管理部門根據(jù)設(shè)備的使用情況、維修保養(yǎng)情況等，及時更新測量設(shè)備檔案信息。三、測量設(shè)備檔案的分類與編號（一）分類原則根據(jù)測量設(shè)備的用途、類型、精度等因素進行分類，確保分類清晰、便于管理。（二）分類方法1.通用量具類：如卡尺、千分尺、百分表等。2.專用測量儀器類：如三坐標測量儀、光譜分析儀等。3.計量儀表類：如壓力表、溫度計、流量計等。4.其他測量設(shè)備類：如電子天平、硬度計等。（三）編號規(guī)則測量設(shè)備檔案編號采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，便于識別和管理。編號格式如下：[設(shè)備類別代碼][購置年份][流水號]例如：通用量具類設(shè)備編號為“TLJ2023001”，其中“TLJ”為通用量具類代碼，“2023”為購置年份，“001”為流水號。四、測量設(shè)備檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.測量設(shè)備檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式存儲。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于專用的檔案柜中，確保檔案存放整齊、有序。3.電子檔案應(yīng)存儲于服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯υO(shè)備中，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對測量設(shè)備檔案進行檢查，確保檔案的完整性和準確性。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)注意防潮、防蟲、防火等，避免檔案損壞。3.對于電子檔案，應(yīng)設(shè)置權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和修改。4.測量設(shè)備檔案的保管期限應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準執(zhí)行，一般設(shè)備檔案保管期限為設(shè)備報廢后[X]年。五、測量設(shè)備檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱測量設(shè)備檔案時，應(yīng)填寫《測量設(shè)備檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到設(shè)備管理部門查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在設(shè)備管理部門指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。3.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱測量設(shè)備檔案時，借閱人員應(yīng)填寫《測量設(shè)備檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因和借閱期限，經(jīng)所在部門負責(zé)人和設(shè)備管理部門負責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時將檔案歸還設(shè)備管理部門，并辦理歸還手續(xù)。六、測量設(shè)備檔案的更新與變更（一）更新原則測量設(shè)備檔案應(yīng)根據(jù)設(shè)備的實際情況及時進行更新，確保檔案信息的準確性和時效性。（二）更新內(nèi)容1.設(shè)備基本信息變更：如設(shè)備型號、規(guī)格、使用部門等發(fā)生變更時，應(yīng)及時更新檔案。2.技術(shù)資料更新：如設(shè)備說明書、操作手冊等有新版本時，應(yīng)及時替換原資料。3.校準/檢定信息更新：如校準/檢定周期調(diào)整、校準/檢定機構(gòu)變更等，應(yīng)及時記錄。4.維修保養(yǎng)信息更新：如設(shè)備維修記錄、保養(yǎng)記錄等有新內(nèi)容時，應(yīng)及時補充。（三）變更流程1.當測量設(shè)備發(fā)生變更時，使用部門應(yīng)及時填寫《測量設(shè)備檔案變更申請表》，說明變更的原因和內(nèi)容。2.設(shè)備管理部門對變更申請進行審核，審核通過后，按照規(guī)定進行檔案更新。3.檔案更新后，設(shè)備管理部門應(yīng)將變更情況通知相關(guān)部門和人員。七、測量設(shè)備檔案的銷毀（一）銷毀條件1.測量設(shè)備已報廢且檔案保管期限已滿。2.檔案內(nèi)容已失去保存價值，如設(shè)備已淘汰且無相關(guān)參考價值等。（二）銷毀流程1.設(shè)備管理部門提出測量設(shè)備檔案銷毀申請，填寫《測量設(shè)備檔案銷毀申請表》，說明銷毀的原因和檔案清單。2.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，設(shè)備管理部門會同檔案管理部門共同對擬銷毀的檔案進行清點、核對。3.采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，如粉碎、焚