PAGE完善建立檔案管理制度一、總則（一）目的本檔案管理制度旨在規(guī)范公司/組織檔案的管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各崗位在工作中形成的各類檔案，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、記錄、圖紙、照片、音像資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，不得弄虛作假。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密措施，確保檔案不被泄露、篡改或丟失，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、編目、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.建立檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。4.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問題，確保檔案的完整性和安全性。5.負(fù)責(zé)檔案的信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索，提高檔案管理工作效率。6.按照規(guī)定的范圍和程序，為公司/組織內(nèi)部各部門和人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.明確一名檔案兼職管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理和維護(hù)工作，配合檔案管理部門做好檔案管理工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，按照規(guī)定的程序和要求辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素質(zhì)，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定。2.負(fù)責(zé)檔案管理的具體工作，熟練掌握檔案管理的業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。3.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作，及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理任務(wù)。4.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容，維護(hù)公司/組織的利益和形象。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本公司/組織形成的各類文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、記錄、紀(jì)要等。3.本公司/組織召開的各類會(huì)議的文件、記錄、紀(jì)要等。4.本公司/組織開展的各類活動(dòng)的文件、資料、照片、音像資料等。5.本公司/組織人員的任免、獎(jiǎng)懲、考核等文件。6.本公司/組織的財(cái)務(wù)、審計(jì)、統(tǒng)計(jì)等方面的文件和資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將工作中形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交檔案管理部門。2.檔案材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀、丟失。3.對(duì)于重要的檔案材料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔，確保檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類檔案、行政管理類檔案、經(jīng)營(yíng)管理類檔案、生產(chǎn)技術(shù)類檔案、財(cái)務(wù)審計(jì)類檔案等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便于檔案的查閱和利用。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)長(zhǎng)期保管，保管期限一般為16年至（此處根據(jù)實(shí)際情況填寫具體年份）年。3.短期保管：凡是反映公司/組織短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)短期保管，保管期限一般為5年以下。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)建立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的完整性和安全性。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案丟失。（三）檔案的鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出存毀意見。4.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。5.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)在指定的地點(diǎn)，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。6.銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，以備查考。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門和人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱公司/組織檔案，須經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用程序1.查閱：查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、日期、內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。2.借閱：借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、日期、內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損毀、丟失檔案，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。3.歸還：借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和完整性，如有問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人員予以解決。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱、借閱人員姓名、部門、時(shí)間、檔案名稱、內(nèi)容等信息。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用的規(guī)律和趨勢(shì)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和檔案管理軟件，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描錄入，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。2.檔案管理軟件應(yīng)具備檔案分類、編號(hào)、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能，滿足檔案管理工作的需要。3.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問和修改檔案信息。4.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、編目、編號(hào)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。電子檔案的存儲(chǔ)格式應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，便于長(zhǎng)期保存和利用。2.建立電子檔案?jìng)浞葜贫?，定期?duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案丟失。3.加強(qiáng)電子檔案的安全保密管理，采取加密、防火墻、防病毒等技術(shù)措施，防止電子檔案被泄露、篡改或丟失。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)公司/組織應(yīng)建立檔案管理監(jiān)督檢查制度，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度，如檔案的分類、編號(hào)、編目、裝訂等。3.檔案的安全保管情況，包括檔案庫(kù)房的設(shè)施設(shè)備、防火、防潮、防蟲、防盜措施等。4.檔案信息化管理情況，包括檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)等。（三）檢查結(jié)果處理對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)提交整改報(bào)告，檔案管理