PAGE高校檔案借閱利用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)高校檔案的管理，規(guī)范檔案借閱利用行為，保障檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、單位及個(gè)人借閱利用學(xué)校檔案的活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案在借閱利用過程中的安全，防止檔案信息泄露。3.服務(wù)利用原則：在保證檔案安全的前提下，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案借閱利用的范圍與條件（一）借閱利用范圍1.本校教職工因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可借閱與本人工作相關(guān)的檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門批準(zhǔn)，可借閱本校相關(guān)檔案。3.本校學(xué)生因畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計(jì)等需要，可在規(guī)定范圍內(nèi)借閱相關(guān)檔案。（二）借閱利用條件1.本校教職工借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外單位借閱檔案，需持單位介紹信，注明借閱目的、范圍和期限等，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。3.本校學(xué)生借閱檔案，需由指導(dǎo)教師簽字同意，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。三、檔案借閱利用的程序（一）申請(qǐng)借閱人需根據(jù)實(shí)際需求，填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。（二）審批1.本校教職工的借閱申請(qǐng)，由所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保借閱用途與工作相關(guān)。2.外單位的借閱申請(qǐng)，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，重點(diǎn)審查借閱目的、范圍和期限是否合理，是否符合保密規(guī)定等。3.本校學(xué)生的借閱申請(qǐng)，由指導(dǎo)教師審核簽字，檔案管理部門根據(jù)學(xué)生的實(shí)際需求進(jìn)行審批。（三）登記檔案管理部門對(duì)審批通過的借閱申請(qǐng)進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、單位、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。（四）借閱借閱人憑有效證件到檔案管理部門領(lǐng)取檔案，并在檔案借閱登記簿上簽字確認(rèn)。檔案管理人員需向借閱人詳細(xì)說明檔案的保管要求和注意事項(xiàng)。（五）歸還借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前歸還檔案。如需延期歸還，需提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案歸還時(shí)，檔案管理人員要認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性和質(zhì)量，如有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。四、檔案借閱利用的期限與數(shù)量（一）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，特殊情況需延期的，經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)后，可適當(dāng)延長(zhǎng)，但最長(zhǎng)不超過[X]個(gè)工作日。2.涉及重要機(jī)密的檔案，借閱期限根據(jù)具體情況另行確定，原則上不超過[X]個(gè)工作日。（二）借閱數(shù)量1.本校教職工一次借閱檔案的數(shù)量一般不超過[X]卷（冊(cè)），因工作需要確需多卷（冊(cè)）的，需經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)。2.外單位一次借閱檔案的數(shù)量根據(jù)實(shí)際需求確定，但不得超過與本校工作相關(guān)的檔案總量的[X]%。3.本校學(xué)生一次借閱檔案的數(shù)量一般不超過[X]卷（冊(cè)）。五、檔案借閱利用的保密規(guī)定（一）借閱人職責(zé)1.借閱人應(yīng)對(duì)所借閱檔案的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、傳播檔案信息。2.借閱人在借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得抽取、撤換檔案材料。3.借閱人如需摘錄或引用檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。（二）檔案管理部門職責(zé)1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案借閱利用過程的監(jiān)督，定期檢查借閱檔案的歸還情況和保管狀況。2.檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱檔案的信息嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。3.對(duì)于涉及保密內(nèi)容的檔案，檔案管理部門應(yīng)采取必要的保密措施，如設(shè)置專門的閱覽室、限定查閱范圍等。六、檔案借閱利用的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)借閱檔案的歸還情況進(jìn)行檢查，及時(shí)催還逾期未歸還的檔案。對(duì)違反借閱利用制度的行為進(jìn)行記錄，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。（二）不定期抽查學(xué)校檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況，不定期對(duì)借閱檔案的利用情況進(jìn)行抽查，檢查借閱人是否遵守保密規(guī)定、是否妥善保管檔案等。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于逾期未歸還檔案的借閱人，檔案管理部門應(yīng)發(fā)出催還通知。經(jīng)多次催還仍不歸還的，將暫停其借閱檔案的權(quán)利，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。2.對(duì)于違反保密規(guī)定的借閱人，學(xué)校將依法依規(guī)追究其責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的將移交司法機(jī)關(guān)處理。3.對(duì)于在檔案借閱利用過程中造成檔案損壞、丟失的借閱人，應(yīng)按照檔案的重要程度和損失情況，承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案的復(fù)制與摘錄（一）復(fù)制與摘錄申請(qǐng)借閱人如需復(fù)制或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制摘錄申請(qǐng)表》，注明復(fù)制或摘錄的內(nèi)容、用途、數(shù)量等信息，經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行復(fù)制或摘錄。（二）復(fù)制與摘錄審批1.一般檔案的復(fù)制與摘錄申請(qǐng)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及重要機(jī)密檔案的復(fù)制與摘錄申請(qǐng)，需經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）復(fù)制與摘錄辦理1.檔案管理部門根據(jù)審批意見，安排專人負(fù)責(zé)辦理復(fù)制或摘錄手續(xù)。復(fù)制或摘錄的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明出處。2.復(fù)制檔案一般采用復(fù)印件形式，如確需原件復(fù)制的，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行。3.摘錄檔案應(yīng)保持內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，不得斷章取義或篡改原文。八、檔案的查閱與咨詢（一）查閱方式本校教職工、學(xué)生及外單位人員可根據(jù)需要，到檔案管理部門指定的閱覽室查閱檔案。如需借出檔案，需按照本制度的借閱程序辦理手續(xù)。（二）咨詢服務(wù)檔案管理部門應(yīng)設(shè)立咨詢服務(wù)電話或郵箱，為借閱人提供檔案查閱利用方面的咨詢服務(wù)。對(duì)于借閱人提出的問題，應(yīng)及時(shí)給予