PAGE衛(wèi)生檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強衛(wèi)生檔案室的管理，確保檔案資料的完整、準確、安全和有效利用，為衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展提供有力支持，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)衛(wèi)生檔案室的檔案管理工作，包括各類衛(wèi)生業(yè)務(wù)檔案、行政管理檔案、人事檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生檔案室對全公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映衛(wèi)生工作的實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理各類衛(wèi)生檔案，保證檔案資料的齊全、完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行保密管理。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司/組織各項工作提供便捷服務(wù)。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.負責制定和完善衛(wèi)生檔案室管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理各類衛(wèi)生檔案，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。4.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。5.對各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門各類檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的真實、完整、準確。2.按照檔案管理要求，定期將整理好的檔案移交至檔案室。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)讓檔案。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識和技能，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.做好檔案的檢索、查閱、借閱等服務(wù)工作，及時準確地提供檔案資料。4.對檔案進行定期檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。5.保守檔案機密，不得泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.衛(wèi)生業(yè)務(wù)檔案：包括醫(yī)療、預(yù)防、保健、康復(fù)、健康教育等方面的文件、記錄、報告等。2.行政管理檔案：包括公司/組織的各項規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃、總結(jié)等。3.人事檔案：包括員工的個人簡歷、學(xué)歷證書、職稱評定、考核獎懲等材料。4.其他與衛(wèi)生工作相關(guān)的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意裁剪、涂改。3.對重要的檔案資料應(yīng)進行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理效率。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別和性質(zhì)進行分類，如衛(wèi)生業(yè)務(wù)檔案可分為醫(yī)療檔案、預(yù)防檔案等。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，便于管理和查詢。3.編目：對檔案進行編目，包括檔案的題名、編號、日期、來源等信息。4.裝訂：對零散的檔案資料進行裝訂，保持檔案的整齊、美觀。四、檔案保管（一）保管場所1.衛(wèi)生檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火proof、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.選用符合國家標準的檔案柜、檔案架等裝具，確保檔案存放安全、整齊。2.對不同類型和保管期限的檔案，應(yīng)分別存放，便于管理和查找。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括具有重要歷史價值和憑證作用的文件材料；長期保管的檔案保管期限為16年至50年；短期保管的檔案保管期限為15年以下。3.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準確無誤。2.清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時記錄并采取措施解決，如檔案損壞、丟失等情況應(yīng)及時報告并進行處理。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和價值，定期對檔案進行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間等進行綜合分析，判斷其價值和保管期限。2.參考檔案的利用情況，對利用率低、已失去保存價值的檔案進行重點鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案的題名、編號、日期、來源、保管期限等信息，并經(jīng)檔案鑒定小組負責人簽字確認。3.報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。4.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作徹底、安全。5.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將其歸檔保存。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外部單位因合法事由查閱檔案。3.個人因特殊情況查閱本人相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。3.個人查閱本人檔案，需持有效身份證件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案室負責人同意后查閱。（三）利用方式1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案室進行，如需借出，應(yīng)嚴格履行借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時間、歸還時間等信息。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。（四）利用監(jiān)督1.檔案室應(yīng)對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計，定期檢查檔案的歸還情況。2.如發(fā)現(xiàn)檔案在利用過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施解決，并追究相關(guān)人員的責任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立衛(wèi)生檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和信息化利用。2.提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為公司/組織提供便捷的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、內(nèi)容摘要等錄入檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。3.系統(tǒng)功能模塊：包括檔案收集、整理、保管、鑒定、利用、統(tǒng)計等功能模塊，滿足檔案管理工作的各項需求。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息安全管理制度，加強