PAGE檔案外包項目管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案外包項目管理，規(guī)范檔案外包業(yè)務流程，確保檔案信息的安全、完整和有效利用，根據國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有檔案外包項目，包括但不限于檔案整理、數字化加工、存儲與保管等服務。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：檔案外包項目必須遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保業(yè)務操作合法合規(guī)。2.安全保密原則：高度重視檔案信息安全，采取有效措施防止檔案信息泄露、篡改和丟失。3.質量控制原則：建立嚴格的質量控制體系，確保檔案外包服務質量符合要求。4.監(jiān)督管理原則：加強對檔案外包項目的全過程監(jiān)督管理，及時發(fā)現和解決問題。二、檔案外包項目流程（一）項目需求評估1.各部門根據工作需要，提出檔案外包項目需求，填寫《檔案外包項目需求申請表》，詳細說明項目背景、內容、要求、預算等信息。2.公司檔案管理部門對需求進行初步審核，評估項目的必要性和可行性，并提出審核意見。3.組織相關部門和專家對項目需求進行論證，確定項目的具體要求和目標。（二）供應商選擇1.制定供應商選擇標準，包括供應商的資質、信譽、技術能力、服務質量、價格等方面。2.通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購等方式，選擇符合要求的供應商。3.對供應商進行實地考察，了解其實際情況和服務能力，并要求供應商提供相關證明材料。4.與選定的供應商簽訂《檔案外包項目服務合同》，明確雙方的權利和義務。（三）項目實施1.供應商按照合同要求，制定項目實施方案，明確項目進度、質量標準、安全措施等內容，并提交公司檔案管理部門審核。2.公司檔案管理部門對項目實施方案進行審核，提出修改意見，確保方案符合要求。批準后，供應商按照方案組織實施項目。3.在項目實施過程中，公司檔案管理部門定期對項目進展情況進行檢查和監(jiān)督，及時發(fā)現和解決問題。4.供應商應建立項目質量控制體系，對檔案外包服務的各個環(huán)節(jié)進行質量控制，確保服務質量符合要求。5.公司檔案管理部門應加強與供應商的溝通協(xié)調，及時了解項目進展情況，協(xié)調解決項目實施過程中出現的問題。（四）項目驗收1.項目完成后，供應商向公司檔案管理部門提交《檔案外包項目驗收申請報告》，并提供相關驗收資料。2.公司檔案管理部門組織相關人員對項目進行驗收，驗收內容包括項目成果、服務質量、安全保密等方面。3.驗收合格后，公司檔案管理部門出具《檔案外包項目驗收報告》；驗收不合格的，要求供應商限期整改，整改后重新驗收。（五）項目結算1.供應商按照合同約定，向公司提交項目結算申請報告，并提供相關結算資料。2.公司檔案管理部門對結算申請報告和結算資料進行審核，審核無誤后報公司財務部門辦理結算手續(xù)。3.公司財務部門按照合同約定和審核結果，支付項目款項。三、檔案外包項目質量控制（一）質量標準制定1.根據國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定檔案外包項目質量標準，明確檔案整理、數字化加工、存儲與保管等方面的質量要求。質量標準應包括但不限于以下內容：檔案整理：檔案分類準確、編號規(guī)范、裝訂整齊、目錄清晰。數字化加工：圖像清晰、色彩準確、數據完整、格式規(guī)范。存儲與保管：存儲環(huán)境安全、溫濕度適宜、防火防潮防蟲。2.質量標準應明確質量檢驗方法和驗收流程，確保質量標準的可操作性。（二）質量檢驗1.供應商應建立質量檢驗制度，對檔案外包服務的各個環(huán)節(jié)進行質量檢驗，確保服務質量符合要求。2.公司檔案管理部門應定期對項目質量進行抽檢，抽檢比例應不低于項目總量的[X]%。3.在項目驗收前，供應商應對項目成果進行全面自查，自查合格后向公司檔案管理部門提交自查報告。4.公司檔案管理部門組織相關人員對項目進行驗收，驗收過程中應嚴格按照質量標準進行檢驗，確保驗收結果客觀公正。（三）質量問題處理1.對于質量檢驗中發(fā)現的問題，公司檔案管理部門應及時向供應商發(fā)出《質量問題整改通知書》，要求供應商限期整改。2.供應商應在規(guī)定時間內完成整改，并向公司檔案管理部門提交《質量問題整改報告》。3.公司檔案管理部門對整改情況進行復查，復查合格后方可通過驗收；復查不合格的，要求供應商繼續(xù)整改，直至驗收合格。4.對于因質量問題給公司造成損失的，公司有權按照合同約定要求供應商承擔相應的賠償責任。四、檔案外包項目安全保密管理（一）安全保密制度建立1.供應商應建立健全檔案外包項目安全保密制度，明確安全保密責任，制定安全保密措施。2.安全保密制度應包括但不限于以下內容：人員管理：對參與項目的人員進行背景審查和安全保密培訓，簽訂保密協(xié)議。物理安全：確保檔案存儲場所的安全，采取防火、防盜、防潮、防蟲等措施。網絡安全：加強網絡安全防護，防止檔案信息泄露和網絡攻擊。數據安全：對檔案數據進行加密處理，定期備份，確保數據安全。保密措施：嚴格限制檔案信息的訪問權限，防止信息泄露。（二）安全保密措施落實1.供應商應按照安全保密制度的要求，落實各項安全保密措施，確保檔案信息的安全。2.公司檔案管理部門應定期對供應商的安全保密措施落實情況進行檢查和監(jiān)督，發(fā)現問題及時要求供應商整改。3.在項目實施過程中，如發(fā)生安全保密事故，供應商應立即采取措施進行處理，并及時向公司檔案管理部門報告。4.公司檔案管理部門應會同供應商對安全保密事故進行調查，分析原因，采取措施防止事故再次發(fā)生。（三）安全保密監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門應定期對檔案外包項目的安全保密情況進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括安全保密制度執(zhí)行情況、安全保密措施落實情況等。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現的問題，公司檔案管理部門應及時向供應商發(fā)出《安全保密問題整改通知書》，要求供應商限期整改。4.供應商應在規(guī)定時間內完成整改，并向公司檔案管理部門提交《安全保密問題整改報告》。5.公司檔案管理部門對整改情況進行復查，復查合格后方可通過驗收；復查不合格的，要求供應商繼續(xù)整改，直至驗收合格。五、檔案外包項目監(jiān)督管理（一）監(jiān)督管理職責1.公司檔案管理部門負責對檔案外包項目進行全過程監(jiān)督管理，確保項目按照合同要求順利實施。2.監(jiān)督管理職責包括但不限于以下內容：審核項目需求和實施方案。監(jiān)督供應商的項目實施過程。檢查項目質量和安全保密情況。組織項目驗收。協(xié)調解決項目實施過程中出現的問題。（二）監(jiān)督管理方式1.建立項目進度報告制度，要求供應商定期提交項目進度報告，及時了解項目進展情況。2.定期對項目進行實地檢查，檢查項目實施情況、質量控制情況、安全保密情況等。實地檢查可采取聽取匯報、查閱資料、現場查看等方式進行。3.不定期對項目進行抽查，抽查內容包括項目成果、服務質量、安全保密等方面。抽查可采取隨機抽取樣本、查閱相關記錄等方式進行。4.加強與供應商的溝通協(xié)調，及時了解項目實施過程中出現的問題，并協(xié)調解決。（三）監(jiān)督管理問題處理1.對于監(jiān)督管理中發(fā)現的問題，公司檔案管理部門應及時向供應商發(fā)出《監(jiān)督管理問題整改通知書》，要求供應商限期整改。2.供應商應在規(guī)定時間內完成整改，并向公司檔案管理部門提交《監(jiān)督管理問題整改報告》。3.公司檔案管理部門對整改情況進行復查，復查合格后方可通過驗收；復查不合格的，要求供應商繼續(xù)整改，直至驗收合格。4.對于因監(jiān)督管理問題給公司造成損失的，公司有權按照合同約定要求供應商承擔相應的賠償責任。六、檔案外包項目人員管理（一）人員資質要求1.供應商應確保參與檔案外包項目的人員具備相應的專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務流程和相關法律法規(guī)。2.參與項目的人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，嚴格遵守安全保密制度。3.對于涉及國家機密和重要檔案信息的項目，參與人員應經過嚴格的背景審查和保密培訓。（二）人員培訓與考核1.供應商應定期組織參與項目的人員進行培訓，提高人員的專業(yè)素質和業(yè)務能力。2.培訓內容應包括檔案管理業(yè)務知識、安全保密知識、職業(yè)道德規(guī)范等方面。3.建立人員考核制度，對參與項目的人員進行定期考核，考核結果作為人員獎懲和續(xù)聘的依據。（三）人員更換管理1.如因工作需要更換參與項目的人員，供應商應提前通知公司檔案管理部門，并說明更換原因和人員情況。2.更換后的人員應具備相應的資質和能力，并經過公司檔案管理部門的審核同意。3.供應商應做好人員更換的交接工作，確保項目順利進行。七、檔案外包項目合同管理（一）合同簽訂1.在確定供應商后，公司檔案管理部門應按照公司合同管理規(guī)定，與供應商簽訂《檔案外包項目服務合同》。2.合同應明確雙方的權利和義務，包括項目內容、服務標準、質量要求、安全保密責任、項目進度、項目驗收、項目結算、違約責任等方面。3.合同條款應符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標準的要求，確保合同的合法性和有效性。（二）合同執(zhí)行1.雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務，確保項目順利實施。2.在合同執(zhí)行過程中，如發(fā)生合同變更或解除的情況，雙方應按照合同約定的程序進行處理，并簽訂相關協(xié)議。3.公司檔案管理部門應定期對合同執(zhí)行情況進行檢查和監(jiān)督，及時發(fā)現和解決合同執(zhí)行過程中出現的問題。（三）合同結算1.供應商應按照合同約定，及時向公司提交項目結算申請報告，并提供相關結算資料。2.公司檔案管理部門對結算申請報告和結算資料進行審核，審核無誤后報公司財務部門辦理結算手續(xù)。3.公司財務部門按照合同約定和審核結果，支付項目款項。（四）合同糾紛處理1.在合同執(zhí)行過程中，