PAGE電網(wǎng)三方檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電網(wǎng)三方檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于與公司電網(wǎng)業(yè)務(wù)相關(guān)的三方合作單位所產(chǎn)生的各類檔案，包括但不限于合同協(xié)議、技術(shù)資料、項(xiàng)目文檔、往來信函等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映電網(wǎng)三方合作業(yè)務(wù)的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理三方合作過程中產(chǎn)生的各類文件資料，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號(hào)、裝訂等應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密和敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）公司檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善電網(wǎng)三方檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)、協(xié)調(diào)三方合作單位的檔案管理工作，確保檔案管理符合要求。3.集中統(tǒng)一管理電網(wǎng)三方檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效存儲(chǔ)和檢索。4.定期對檔案進(jìn)行整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀等工作。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱和利用服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案利用審批制度。（二）三方合作單位職責(zé)1.明確本單位檔案管理的責(zé)任部門和責(zé)任人，負(fù)責(zé)本單位在電網(wǎng)三方合作過程中產(chǎn)生檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。2.按照公司檔案管理部門的要求，制定本單位的檔案管理制度和工作流程，并報(bào)公司備案。3.及時(shí)向公司移交應(yīng)歸檔的檔案資料，確保檔案的完整性和及時(shí)性。4.配合公司檔案管理部門開展檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.三方合作項(xiàng)目的立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)等。2.合同協(xié)議類，包括合作合同、技術(shù)服務(wù)合同、采購合同等。3.技術(shù)資料，如設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、測試報(bào)告、驗(yàn)收報(bào)告等。4.項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文件，如會(huì)議紀(jì)要、工作聯(lián)系單、進(jìn)度報(bào)告等。5.往來信函、傳真、電子郵件等通信記錄。6.財(cái)務(wù)文件，如預(yù)算報(bào)表、費(fèi)用結(jié)算憑證等。7.其他與電網(wǎng)三方合作相關(guān)的重要文件資料。（二）收集要求1.三方合作單位應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，及時(shí)收集各自在合作過程中產(chǎn)生的文件資料。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或損毀。3.對于重要文件資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集清晰、完整的復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類，一般可分為項(xiàng)目管理類、技術(shù)類、合同類、財(cái)務(wù)類等。2.編號(hào)：為每份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度、順序號(hào)等信息，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于查閱。4.裝訂：對紙張較多、需要長期保存的檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得損壞文件內(nèi)容。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.三方合作單位在檔案整理完畢后，應(yīng)及時(shí)向公司檔案管理部門移交檔案。移交時(shí)應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、移交日期等信息。2.公司檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)通知三方合作單位進(jìn)行整改。3.審核通過的檔案，由公司檔案管理部門進(jìn)行歸檔，并按照檔案保管要求進(jìn)行存放。（二）保管期限1.電網(wǎng)三方檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：涉及公司重大利益、具有長期利用價(jià)值的檔案，如重要合同協(xié)議、重大項(xiàng)目文件等。長期保管的檔案：保管期限一般為30年，主要包括一般性項(xiàng)目文件、技術(shù)資料等。短期保管的檔案：保管期限一般為10年，如一般性往來信函、臨時(shí)文件等。2.檔案保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、利用價(jià)值和法律法規(guī)要求等因素綜合考慮。（三）保管要求1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.對電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況與檔案目錄一致。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或霉變等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱電網(wǎng)三方檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密和敏感信息的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、摘抄或傳播檔案內(nèi)容。如需復(fù)制或摘抄檔案，應(yīng)另行填寫申請，經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。3.三方合作單位人員因工作需要查閱其本單位產(chǎn)生的檔案，應(yīng)提前與公司檔案管理部門聯(lián)系，經(jīng)同意后，在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督。（二）借閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱電網(wǎng)三方檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、檔案名稱、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、偽造或損毀檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.三方合作單位人員因工作需要借閱其本單位產(chǎn)生的檔案，參照公司內(nèi)部人員借閱流程辦理，但需提供單位介紹信等相關(guān)證明材料。（三）查閱、借閱記錄檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱、借閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱、借閱人員的姓名、部門、查閱或借閱時(shí)間、檔案名稱、查閱或借閱目的等信息。查閱、借閱登記臺(tái)賬應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的電網(wǎng)三方檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專業(yè)人員共同進(jìn)行。2.鑒定人員應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要性、利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。鑒定意見應(yīng)明確檔案是否繼續(xù)保存、銷毀或延長保管期限等。3.對涉及公司機(jī)密和敏感信息的檔案，在鑒定過程中應(yīng)嚴(yán)格保密，確保信息安全。（二）銷毀流程1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。檔案銷毀清單應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。3.檔案銷毀后，檔案管理部門應(yīng)在檔案銷毀清單上注明銷毀日期，并將檔案銷毀清單歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的電網(wǎng)三方檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平，為公司的決策和業(yè)務(wù)發(fā)展提供有力的支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理和編目的要求，將檔案信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案情況一致。如發(fā)現(xiàn)檔案信息發(fā)生變化，應(yīng)及時(shí)在系統(tǒng)中進(jìn)行修改。（三）系統(tǒng)功能應(yīng)用1.利用檔案信息化管理系統(tǒng)的檢索功能，方便快捷地查找所需檔案信息。2.通過系統(tǒng)的權(quán)限管理功能，嚴(yán)格控制檔案的查閱、借閱等操作，確保檔案信息的安全。3.實(shí)現(xiàn)檔案的在線借閱和審批功能，提高檔案利用的效率。借閱人員可通過系統(tǒng)提交借閱申請，經(jīng)審批后在線獲取檔案。4