PAGE士官干部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)士官干部檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮檔案在士官干部選拔任用、培訓(xùn)考核、職業(yè)生涯發(fā)展等方面的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有士官干部檔案的管理工作。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映士官干部的真實(shí)情況，嚴(yán)禁弄虛作假。2.完整性原則：全面收集士官干部的各類信息資料，確保檔案內(nèi)容完整無(wú)缺。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)士官干部的發(fā)展變化，及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）基本信息包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、學(xué)歷、學(xué)位、入伍時(shí)間、入伍地、現(xiàn)職崗位等。（二）履歷材料1.個(gè)人經(jīng)歷詳細(xì)記錄，包括歷任職務(wù)、任職時(shí)間、工作單位等。2.培訓(xùn)經(jīng)歷，如參加各類軍事培訓(xùn)、專業(yè)技能培訓(xùn)等情況。（三）考核材料1.年度考核結(jié)果，包括優(yōu)秀、稱職、基本稱職、不稱職等評(píng)定。2.專項(xiàng)考核材料，如軍事技能考核、工作績(jī)效考核等。（四）獎(jiǎng)懲材料1.獎(jiǎng)勵(lì)材料，如立功受獎(jiǎng)證書、表彰決定等。2.處分材料，如違紀(jì)處分決定、通報(bào)批評(píng)等。（五）黨團(tuán)材料1.入黨申請(qǐng)書、入黨志愿書、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書等。2.入團(tuán)申請(qǐng)書、團(tuán)員登記表等。（六）培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書及學(xué)歷學(xué)位證明材料1.各類培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書原件及復(fù)印件。2.學(xué)歷學(xué)位證書原件及復(fù)印件。（七）健康狀況材料如年度體檢報(bào)告、傷病情況記錄等。（八）工資待遇及職務(wù)晉升材料1.工資調(diào)整審批表、工資變動(dòng)情況記錄等。2.職務(wù)晉升相關(guān)文件、審批表等。（九）其他材料如個(gè)人述職報(bào)告、工作總結(jié)、重要工作成果證明等。三、檔案收集與整理（一）收集渠道1.士官干部本人定期提交相關(guān)材料。2.各業(yè)務(wù)部門及時(shí)報(bào)送有關(guān)士官干部的考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等材料。3.組織人事部門通過(guò)查閱相關(guān)文件、會(huì)議記錄等方式收集補(bǔ)充材料。（二）收集要求1.各渠道收集的材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合檔案管理要求。2.材料應(yīng)注明形成時(shí)間、來(lái)源，并由相關(guān)責(zé)任人簽字或蓋章。（三）整理流程1.分類：按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行分類，如基本信息類、履歷材料類等。2.排序：各類材料按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排序。3.編目：編制檔案目錄，注明每份材料的名稱、日期、頁(yè)碼等。裝訂：將整理好的材料進(jìn)行規(guī)范裝訂，確保整齊牢固。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。（二）保管設(shè)施配備必要的檔案柜、檔案架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備等。（三）檔案存放1.按照士官干部類別、職務(wù)層次等進(jìn)行分類存放，便于查找。2.建立檔案索引和電子目錄，提高檔案查詢效率。（四）安全管理1.制定檔案庫(kù)房管理制度，明確管理人員職責(zé)。2.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房，確需進(jìn)入的需經(jīng)批準(zhǔn)并登記。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)消除安全隱患。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.士官干部本人可查閱本人檔案。2.組織人事部門因工作需要可查閱相關(guān)士官干部檔案。3.其他部門因工作涉及士官干部檔案信息的，需經(jīng)組織人事部門批準(zhǔn)后查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等。2.經(jīng)審批同意后，由檔案管理人員陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。（三）借閱權(quán)限1.因特殊原因確需借閱檔案的，需經(jīng)組織人事部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期需辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員對(duì)借閱檔案進(jìn)行清點(diǎn)、登記，并要求借閱人簽字確認(rèn)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.士官干部因工作調(diào)動(dòng)、轉(zhuǎn)業(yè)、復(fù)員等原因需要轉(zhuǎn)遞檔案的。2.按照組織安排需將檔案轉(zhuǎn)至其他單位的。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.組織人事部門開具檔案轉(zhuǎn)遞通知單。2.檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)、整理，確保檔案完整無(wú)誤。3.將檔案通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞睫D(zhuǎn)遞至接收單位，并要求接收單位在回執(zhí)上簽字蓋章后返回。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立士官干部檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、查詢、統(tǒng)計(jì)分析等功能。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.安排專人負(fù)責(zé)檔案信息的錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。2.定期對(duì)檔案信息進(jìn)行更新維護(hù)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案內(nèi)容一致。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)士官干部檔案管理工作，制定和完善檔案管理制度。2.定期檢查檔案管理工作情況，解決存在的問(wèn)題。3.協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，保障檔案管理工作順利開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等具體工作。2.做好檔案庫(kù)房的日常管理和安全維護(hù)工作。3.及時(shí)更新檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)，確保檔案信息準(zhǔn)確。九、監(jiān)督與檢查機(jī)制（一）內(nèi)部監(jiān)督1.組織人事部門定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.建立檔案管理工作內(nèi)部審計(jì)制度，對(duì)檔案管理情況進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)。（二）外部監(jiān)督接受上級(jí)主管部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等的監(jiān)督檢查，對(duì)提出的意見和建議及時(shí)整改落實(shí)。十、責(zé)任追究（一）對(duì)違反檔案管理制度行為的認(rèn)定1.涂改、偽造檔案材料的。2.擅自抽取、撤換檔案材料的。3.泄露檔案信息的。4.未按規(guī)定程序進(jìn)行檔案查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等操作的。（二