PAGE縣僑聯(lián)檔案三合一制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)縣僑聯(lián)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合縣僑聯(lián)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣僑聯(lián)機(jī)關(guān)及所屬各部門在工作中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則?？h僑聯(lián)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映縣僑聯(lián)的工作活動(dòng)和歷史面貌，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。4.安全保密原則。確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.縣僑聯(lián)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案工作，將檔案工作納入工作計(jì)劃，加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)。2.定期檢查檔案工作，解決檔案工作中存在的問題，保障檔案工作的順利開展。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善縣僑聯(lián)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理縣僑聯(lián)的各類檔案，對檔案進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督所屬各部門的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化和規(guī)范化。（三）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、完整。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，按照規(guī)定的程序和要求辦理檔案的借閱、查閱等手續(xù)。3.積極配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，并提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案收集（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與縣僑聯(lián)工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.縣僑聯(lián)召開的各類會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。3.縣僑聯(lián)制定的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)等文件材料。4.僑聯(lián)組織開展的各項(xiàng)活動(dòng)的文件、資料、照片、錄像等。5.僑聯(lián)與國內(nèi)外僑胞、社團(tuán)的往來信函、協(xié)議、合同等。6.僑聯(lián)工作人員的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。7.僑聯(lián)財(cái)務(wù)工作中形成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。8.其他具有保存價(jià)值的文件、資料和物品。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門在工作中形成的檔案材料收集齊全，整理分類，定期移交檔案管理部門。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫工具。3.對電子文件應(yīng)按照相關(guān)要求進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。2.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別進(jìn)行分類。3.人事檔案：按照干部檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類。4.聲像檔案：按照載體形式、內(nèi)容主題等進(jìn)行分類。5.實(shí)物檔案：按照物品類別、來源等進(jìn)行分類。（二）整理方法1.文書檔案：對收集到的文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等工作，編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。2.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理的要求，對會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行整理、裝訂和編目，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。3.人事檔案：按照干部檔案管理的規(guī)定，對人事檔案進(jìn)行整理、分類、編目和裝訂，建立人事檔案索引。4.聲像檔案：對照片、錄像等聲像材料進(jìn)行整理、編號(hào)、編目，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，并制作聲像檔案目錄及說明。5.實(shí)物檔案：對收集到的實(shí)物進(jìn)行登記、編號(hào)、造冊，注明實(shí)物名稱、來源、日期、保管期限等信息，并制作實(shí)物檔案目錄。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)符合檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，便于保管和利用。2.檔案的分類應(yīng)科學(xué)合理，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、準(zhǔn)確，編目應(yīng)清晰、完整。3.檔案的裝訂應(yīng)牢固整齊，保持文件材料的原貌，不得隨意裁剪或損毀。五、檔案保管（一）保管場所1.縣僑聯(lián)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管措施1.對不同載體和保管期限的檔案應(yīng)分別存放，便于管理和查找。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，延長檔案壽命。4.加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。（三）檔案數(shù)字化1.逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。3.加強(qiáng)對電子檔案的安全管理，采取加密存儲(chǔ)、備份等措施，防止電子檔案的丟失和損壞。六、檔案鑒定（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合縣僑聯(lián)的工作實(shí)際，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價(jià)值，包括歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和憑證價(jià)值等。3.檔案的保管期限，根據(jù)檔案的價(jià)值確定永久、長期或短期保管。（四）鑒定程序1.檔案管理部門提出檔案鑒定意見，填寫檔案鑒定表。2.鑒定小組對檔案鑒定意見進(jìn)行審核，形成鑒定結(jié)論。3.根據(jù)鑒定結(jié)論，對失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀或作其他處理。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。3.檔案的銷毀情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)。2.采用計(jì)算機(jī)軟件等工具進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)工作，提高統(tǒng)計(jì)效率和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)。2.定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，及時(shí)反映檔案工作情況。八、檔案利用（一）利用范圍1.縣僑聯(lián)工作人員因工作需要查閱檔案。2.有關(guān)部門、單位因工作需要查閱縣僑聯(lián)檔案。3.僑胞及相關(guān)人員因合法權(quán)益需要查閱涉及本人的檔案。（二）利用方式1.查閱：提供檔案原件或復(fù)印件供利用者查閱。2.借閱：對確需借出檔案的，按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，限期歸還。3.出具證明：根據(jù)利用者的需要，出具檔案證明材料。（三）利用程序1.利用者填寫檔案利用申請表，注明利用目的、內(nèi)容、范圍等。2.檔案管理部門對利用申請進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)。3.利用者按照批準(zhǔn)的范圍和方式查閱、借閱檔案，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案。4.利用檔案時(shí)應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損毀檔案。九、檔案保密（一）保密制度1.建立健全檔案保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對檔案工作人員的保密教育。2.對涉及國家機(jī)密、僑聯(lián)工作秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。（二