PAGE檔案柜鑰匙保管制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案柜鑰匙的管理，確保檔案的安全與完整，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有配備檔案柜的部門及個(gè)人。

（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案柜鑰匙的保管安全，防止未經(jīng)授權(quán)的人員獲取鑰匙，保護(hù)檔案信息不被泄露。2.責(zé)任明確原則：明確鑰匙保管人員的職責(zé)，做到責(zé)任到人。3.規(guī)范操作原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行鑰匙的保管、使用和交接。二、檔案柜鑰匙的分類與標(biāo)識（一）分類1.普通檔案柜鑰匙：用于開啟一般的檔案存儲(chǔ)柜。2.特殊檔案柜鑰匙：如涉及機(jī)密檔案、重要項(xiàng)目檔案等的專用檔案柜鑰匙。（二）標(biāo)識1.在鑰匙上粘貼明顯的標(biāo)識，注明所屬檔案柜的編號、存放檔案的大致類別等信息。2.對于特殊檔案柜鑰匙，應(yīng)標(biāo)注“機(jī)密”“重要”等字樣，以示區(qū)別。三、檔案柜鑰匙保管人員職責(zé)（一）部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.對本部門檔案柜鑰匙的保管工作負(fù)總責(zé)，監(jiān)督檢查鑰匙保管情況。2.確保配備足夠數(shù)量的鑰匙保管人員，并明確其職責(zé)分工。3.根據(jù)工作需要，合理調(diào)整鑰匙保管人員。（二）鑰匙保管人員職責(zé)1.妥善保管所負(fù)責(zé)的檔案柜鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。2.嚴(yán)格遵守鑰匙的領(lǐng)取、歸還登記制度，確保鑰匙數(shù)量準(zhǔn)確。3.發(fā)現(xiàn)鑰匙丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告部門負(fù)責(zé)人，并采取相應(yīng)措施。4.在離職或崗位變動(dòng)時(shí)，將所保管的鑰匙完整交接給下一任保管人員。四、檔案柜鑰匙的領(lǐng)取與歸還（一）領(lǐng)取1.因工作需要使用檔案柜鑰匙時(shí)，使用人員應(yīng)填寫《檔案柜鑰匙領(lǐng)取登記表》，注明領(lǐng)取時(shí)間、檔案柜編號、領(lǐng)取人姓名、用途等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，方可領(lǐng)取鑰匙。（二）歸還1.使用完畢后，使用人員應(yīng)及時(shí)將鑰匙歸還鑰匙保管人員，并在《檔案柜鑰匙領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)歸還時(shí)間。2.鑰匙保管人員應(yīng)認(rèn)真核對歸還的鑰匙數(shù)量和完整性，如有缺失或損壞，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。五、檔案柜鑰匙的使用規(guī)范（一）僅限授權(quán)人員使用只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能使用檔案柜鑰匙，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)人員擅自使用。（二）使用過程中的注意事項(xiàng)1.使用鑰匙開啟檔案柜時(shí)，應(yīng)注意操作規(guī)范，避免損壞鑰匙和檔案柜。2.使用完畢后，應(yīng)立即將鑰匙歸還保管人員，不得將鑰匙留置在檔案柜或其他非指定地點(diǎn)。3.在多人共同使用檔案柜時(shí)，應(yīng)明確鑰匙交接順序和責(zé)任，確保鑰匙的安全流轉(zhuǎn)。六、檔案柜鑰匙的安全保管措施（一）存放地點(diǎn)1.鑰匙保管人員應(yīng)將鑰匙存放在專門的鑰匙保管箱或保險(xiǎn)柜內(nèi)，保管箱或保險(xiǎn)柜應(yīng)放置在安全可靠的位置。2.對于特殊檔案柜鑰匙，應(yīng)單獨(dú)存放，并采取額外的安全防護(hù)措施。（二）防盜措施1.保管鑰匙的場所應(yīng)安裝必要的防盜設(shè)施，如門鎖、監(jiān)控?cái)z像頭等。2.定期檢查防盜設(shè)施的運(yùn)行情況，確保其正常有效。（三）防火防潮措施1.鑰匙保管場所應(yīng)具備防火防潮功能，避免鑰匙因火災(zāi)、潮濕等原因損壞。2.配備必要的消防器材和防潮設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)等。（四）備份鑰匙管理1.對于重要檔案柜，應(yīng)制作備份鑰匙，備份鑰匙的數(shù)量應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要確定。2.備份鑰匙應(yīng)存放在安全可靠的地點(diǎn)，并嚴(yán)格控制其使用權(quán)限。七、檔案柜鑰匙的定期檢查與盤點(diǎn)（一）定期檢查1.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期組織對檔案柜鑰匙的保管情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括鑰匙數(shù)量、標(biāo)識、保管場所安全等。2.檢查周期為每月至少一次，并做好檢查記錄。（二）盤點(diǎn)1.每年年底，公司應(yīng)組織對檔案柜鑰匙進(jìn)行全面盤點(diǎn)，確保鑰匙數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。2.盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)整改。八、檔案柜鑰匙的交接與變更（一）交接1.當(dāng)鑰匙保管人員離職或崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理鑰匙交接手續(xù)。2.交接雙方應(yīng)在《檔案柜鑰匙交接清單》上簽字確認(rèn)，注明交接時(shí)間、檔案柜編號、鑰匙數(shù)量等信息。3.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)監(jiān)督交接過程，確保交接工作順利完成。（二）變更1.如因檔案柜調(diào)整、更換等原因需要變更鑰匙保管人員或鑰匙使用范圍，應(yīng)提前辦理相關(guān)手續(xù)。2.變更手續(xù)包括填寫《檔案柜鑰匙變更申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后執(zhí)行。九、檔案柜鑰匙的遺失與損壞處理（一）遺失處理1.如發(fā)現(xiàn)檔案柜鑰匙遺失，鑰匙保管人員應(yīng)立即報(bào)告部門負(fù)責(zé)人，并采取以下措施：對可能丟失鑰匙的區(qū)域進(jìn)行查找，盡力找回遺失的鑰匙。對涉及的檔案柜采取臨時(shí)封存措施，防止檔案信息泄露。填寫《檔案柜鑰匙遺失報(bào)告表》，詳細(xì)說明遺失鑰匙的情況、可能影響的檔案范圍等。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)遺失鑰匙的重要程度和可能造成的影響，決定是否采取進(jìn)一步的措施，如更換檔案柜鎖具、對相關(guān)檔案進(jìn)行清查等。3.對于因遺失鑰匙導(dǎo)致的檔案安全問題，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（二）損壞處理1.如發(fā)現(xiàn)檔案柜鑰匙損壞，鑰匙保管人員應(yīng)及時(shí)更換新鑰匙，并在《檔案柜鑰匙領(lǐng)取登記表》上記錄損壞鑰匙的情況和更換時(shí)間。2.對于損壞的鑰匙，應(yīng)妥善保管，以備后續(xù)檢查或追溯。3.如因鑰匙損壞影響檔案的正常使用，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或更換檔案柜鎖具。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.公司行政部門負(fù)責(zé)對檔案柜鑰匙保管制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.發(fā)現(xiàn)違反本制度的行為，應(yīng)及時(shí)責(zé)令改正，并記錄在案。（二）考核1.將檔案柜鑰匙保管制度的執(zhí)行情況納入部門和個(gè)人績效考核體系。2.對于嚴(yán)格遵守制度、保管工作表現(xiàn)出色的部門