PAGE城管檔案管理工作制度一、總則（一）目的為加強城管檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在城市管理工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于城管系統(tǒng)各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：城管檔案由專門的檔案管理機構(gòu)或?qū)Ｈ思薪y(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映城市管理工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.完整系統(tǒng)原則：全面收集、整理各類檔案，保持檔案之間的有機聯(lián)系，形成完整的檔案體系。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置設(shè)立城管檔案管理中心，負責全系統(tǒng)檔案的集中管理。檔案管理中心可根據(jù)工作需要，設(shè)置檔案收集整理部、檔案保管部、檔案利用部等部門，明確各部門職責。（二）檔案管理中心職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善城管檔案管理制度。2.負責收集、整理、保管城管系統(tǒng)各類檔案，建立健全檔案數(shù)據(jù)庫。3.開展檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，為城市管理工作提供信息支持。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。6.指導和監(jiān)督城管系統(tǒng)各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）各部門及所屬單位職責1.負責本部門及所屬單位各類文件材料的形成、積累和整理工作，并定期向檔案管理中心移交。2.配合檔案管理中心做好檔案的收集、整理、鑒定、銷毀等工作。3.按照檔案管理規(guī)定，做好本部門及所屬單位檔案的保管和利用工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.城市管理法律法規(guī)、政策文件、規(guī)劃計劃、統(tǒng)計報表等。2.城管執(zhí)法工作中的各類案件材料，包括立案審批表、調(diào)查筆錄、處罰決定書等。3.城市環(huán)境衛(wèi)生管理、市政設(shè)施管理、園林綠化管理等方面的工作記錄。4.城管系統(tǒng)的會議記錄、工作簡報、總結(jié)報告等。5.人事檔案、財務(wù)檔案以及其他與城市管理工作相關(guān)的檔案。（二）收集要求1.各部門及所屬單位應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對電子文件應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）收集時間1.各部門及所屬單位應在每年年底前，將本年度形成的文件材料整理后移交檔案管理中心。2.對于重大活動、重要事件形成的文件材料，應在活動結(jié)束或事件處理完畢后及時收集移交。四、檔案整理（一）分類標準1.文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）分類。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)城管業(yè)務(wù)工作的不同類別，如執(zhí)法檔案、環(huán)衛(wèi)檔案、市政檔案等，分別進行分類整理。3.會計檔案：按照財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》進行分類整理。4.人事檔案：按照干部人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定進行分類整理。（二）整理方法1.文書檔案：對收集到的文件材料進行分類、編號、編目、裝訂等工作，并編制文書檔案目錄。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類別，對案件材料、工作記錄等進行分類排序，建立業(yè)務(wù)檔案索引。3.會計檔案：按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進行整理，裝訂成冊，并編制會計檔案目錄及備考表。4.人事檔案：按照檔案材料的內(nèi)容分類，進行排序、編目、裝訂等工作，并建立人事檔案信息管理系統(tǒng)。（三）整理要求1.整理工作應遵循檔案形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。2.分類準確，編號規(guī)范，編目清晰，裝訂整齊，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.對破損、褪色的文件材料應進行修復或復制，保證檔案的完整性。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理中心應設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）檔案上架1.檔案應按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.同一類檔案應集中存放，不同保管期限的檔案應分開存放。（三）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.業(yè)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)特點和相關(guān)規(guī)定確定，一般不少于業(yè)務(wù)活動結(jié)束后的一定年限。3.會計檔案的保管期限按照《會計檔案管理辦法》執(zhí)行。4.人事檔案的保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）檔案清查1.檔案管理中心應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.清查結(jié)果應形成書面報告，報檔案管理中心負責人審核。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理中心負責人、業(yè)務(wù)部門負責人、檔案管理人員等組成，負責檔案鑒定工作的組織實施。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行鑒定。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行鑒定和處理。（三）鑒定程序1.檔案管理中心定期對到期檔案進行清理，提出鑒定意見，填寫檔案鑒定審批表。2.檔案鑒定工作小組對檔案鑒定審批表進行審核，簽署審核意見。3.檔案管理中心負責人根據(jù)審核意見，批準檔案的銷毀或繼續(xù)保存。（四）銷毀程序1.對批準銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊應經(jīng)檔案管理中心負責人審核簽字，并報上級主管部門備案。3.檔案銷毀應在指定地點進行，由專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字，注明銷毀日期和方式。七、檔案利用（一）利用范圍1.為城市管理工作提供決策依據(jù)、工作參考和歷史借鑒。2.為城管執(zhí)法、監(jiān)督檢查等工作提供證據(jù)支持。3.滿足社會公眾對城管工作信息的查詢需求。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理中心查閱檔案原件或復印件。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應辦理借閱手續(xù)，注明借閱期限和歸還日期。3.復制：檔案利用者可根據(jù)需要復制檔案內(nèi)容，但應經(jīng)檔案管理中心負責人批準。（三）利用要求1.檔案利用者應遵守檔案管理規(guī)定，愛護檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。2.查閱、借閱檔案應在檔案管理中心指定的場所進行，不得將檔案帶出檔案管理中心。3.復制檔案應使用檔案管理中心統(tǒng)一提供的設(shè)備和紙張，確保復制件與原件一致。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立城管檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，形成電子檔案。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱登記、統(tǒng)計分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。（三）信息化管理要求1.檔案數(shù)字化工作應按照相關(guān)標準和規(guī)范進行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。2.檔案管理信息系統(tǒng)應具備良好的兼容性和擴展性，滿足檔案管理工作的發(fā)展需求。3.加強對檔案信息系統(tǒng)的維護和管理，定期進行數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)升級，確保系統(tǒng)的正常運行。九、檔案管理人員職責（一）檔案管理中心負責人職責1.全面負責檔案管理中心的工作，制定檔案管理工作計劃和目標。2.組織實施檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范運行。3.協(xié)調(diào)檔案管理中心與各部門及所屬單位的關(guān)系，指導和監(jiān)督檔案管理工作。4.審核檔案鑒定、銷毀等重要事項，確保檔案管理工作的安全和質(zhì)量。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、保管、利用等日常工作。2.按照檔案管理規(guī)定，做好檔案的分類、編號、編目、裝訂等工作