PAGE百電梯技術(shù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司電梯技術(shù)檔案的管理，確保電梯運(yùn)行安全、可靠，便于電梯的維護(hù)、維修、改造及管理決策，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司所擁有的各類電梯技術(shù)檔案的管理，包括電梯的采購(gòu)、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)、維修、改造等全過(guò)程形成的文件資料。（三）管理職責(zé)1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)電梯技術(shù)檔案的統(tǒng)一收集、整理、歸檔、保管和查閱工作。制定檔案管理制度和流程，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.電梯管理部門(mén)負(fù)責(zé)電梯技術(shù)檔案的日常收集、整理工作，并及時(shí)移交檔案管理部門(mén)。配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等工作，提供電梯技術(shù)相關(guān)信息和資料。3.電梯使用部門(mén)負(fù)責(zé)提供電梯運(yùn)行過(guò)程中的相關(guān)資料，如故障記錄、維修申請(qǐng)等。協(xié)助電梯管理部門(mén)做好檔案資料的收集工作，確保檔案資料的完整性。4.電梯維護(hù)保養(yǎng)單位負(fù)責(zé)提供電梯維護(hù)保養(yǎng)過(guò)程中的相關(guān)資料，如維護(hù)保養(yǎng)記錄、更換零部件清單等。按照檔案管理要求，及時(shí)將資料移交電梯管理部門(mén)。二、檔案內(nèi)容（一）電梯基本信息檔案1.電梯采購(gòu)合同包括電梯型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等條款。2.電梯安裝合同明確安裝單位、安裝地點(diǎn)、安裝時(shí)間、安裝質(zhì)量要求等內(nèi)容。3.電梯產(chǎn)品質(zhì)量證明文件如產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、型式試驗(yàn)報(bào)告等。4.電梯使用登記證記錄電梯的注冊(cè)登記信息，包括電梯編號(hào)、使用單位、使用地點(diǎn)、額定載重量、額定速度等。5.電梯安全檢驗(yàn)合格標(biāo)志顯示電梯最近一次安全檢驗(yàn)的結(jié)果和有效期。（二）電梯安裝調(diào)試檔案1.電梯安裝施工圖紙包括電梯機(jī)房布置圖、井道布置圖、轎廂裝配圖、電氣原理圖等。2.電梯安裝施工記錄記錄電梯安裝過(guò)程中的各項(xiàng)施工數(shù)據(jù)，如導(dǎo)軌安裝垂直度、轎廂組裝尺寸、電氣布線等。3.電梯調(diào)試報(bào)告詳細(xì)記錄電梯調(diào)試過(guò)程中的各項(xiàng)參數(shù)測(cè)試結(jié)果，如運(yùn)行速度、平層精度、安全裝置動(dòng)作情況等。（三）電梯運(yùn)行檔案1.電梯運(yùn)行記錄記錄電梯每天的運(yùn)行時(shí)間、運(yùn)行次數(shù)、載客人數(shù)等信息。2.電梯故障記錄詳細(xì)記錄電梯發(fā)生故障的時(shí)間、地點(diǎn)、故障現(xiàn)象、處理情況等。3.電梯維修記錄包括維修時(shí)間、維修內(nèi)容、更換零部件清單等。4.電梯保養(yǎng)記錄記錄電梯定期保養(yǎng)的時(shí)間、保養(yǎng)內(nèi)容、保養(yǎng)人員等信息。（四）電梯技術(shù)改造檔案1.電梯技術(shù)改造方案說(shuō)明改造的原因、改造內(nèi)容、改造后的性能提升等。2.電梯技術(shù)改造合同明確改造單位、改造費(fèi)用、改造時(shí)間等條款。3.電梯技術(shù)改造施工圖紙包括改造后的電梯機(jī)房布置圖、井道布置圖、轎廂裝配圖、電氣原理圖等。4.電梯技術(shù)改造施工記錄記錄改造過(guò)程中的各項(xiàng)施工數(shù)據(jù)。5.電梯技術(shù)改造驗(yàn)收?qǐng)?bào)告驗(yàn)收改造后的電梯是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。（五）電梯安全技術(shù)檔案1.電梯安全管理制度包括電梯安全操作規(guī)程、電梯維護(hù)保養(yǎng)制度、電梯應(yīng)急救援預(yù)案等。2.電梯安全管理人員資質(zhì)證書(shū)記錄電梯安全管理人員的培訓(xùn)證書(shū)、資格證書(shū)等。3.電梯作業(yè)人員資質(zhì)證書(shū)記錄電梯司機(jī)、維修人員、保養(yǎng)人員等的培訓(xùn)證書(shū)、資格證書(shū)等。4.電梯應(yīng)急救援演練記錄記錄電梯應(yīng)急救援演練的時(shí)間、內(nèi)容、參與人員等信息。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電梯技術(shù)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.電梯采購(gòu)合同、安裝合同等重要文件應(yīng)在合同簽訂后及時(shí)收集，并移交檔案管理部門(mén)。3.電梯運(yùn)行過(guò)程中的各項(xiàng)記錄，如運(yùn)行記錄、故障記錄、維修記錄、保養(yǎng)記錄等，應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求及時(shí)填寫(xiě)，并定期移交檔案管理部門(mén)。4.電梯技術(shù)改造完成后，相關(guān)的改造方案、合同、施工圖紙、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等應(yīng)及時(shí)收集歸檔。（二）整理要求1.檔案管理部門(mén)收到各部門(mén)移交的檔案資料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。按照檔案內(nèi)容的分類，將相關(guān)資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂。2.檔案資料應(yīng)使用統(tǒng)一的紙張規(guī)格和裝訂方式，確保檔案的整齊、美觀。3.檔案資料應(yīng)編制目錄，注明檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息，便于查閱和管理。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄。四、檔案保管（一）保管方式1.電梯技術(shù)檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案柜中，按照檔案類別和編號(hào)順序排列。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.電梯基本信息檔案、安裝調(diào)試檔案、安全技術(shù)檔案等應(yīng)長(zhǎng)期保存。2.電梯運(yùn)行檔案、維修記錄、保養(yǎng)記錄等應(yīng)保存至電梯報(bào)廢后[X]年。3.電梯技術(shù)改造檔案應(yīng)保存至改造后的電梯報(bào)廢后[X]年。（三）檔案安全1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施。檔案柜應(yīng)配備門(mén)鎖，防止檔案資料被盜取或損壞。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.電子檔案應(yīng)設(shè)置權(quán)限管理，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和修改。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行殺毒和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本公司內(nèi)部人員查閱電梯技術(shù)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立查閱登記制度，記錄查閱人員的姓名、部門(mén)、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。（二）借閱規(guī)定1.本公司內(nèi)部人員借閱電梯技術(shù)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時(shí)，應(yīng)向檔案管理部門(mén)提交有效證件，并按照規(guī)定的期限歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非本公司業(yè)務(wù)的其他用途。如檔案資料丟失或損壞，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）外部查閱與借閱1.外單位查閱或借閱本公司電梯技術(shù)檔案，應(yīng)提前與本公司檔案管理部門(mén)聯(lián)系，并提交查閱或借閱申請(qǐng)函。申請(qǐng)函應(yīng)注明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、期限等信息。2.外單位查閱或借閱檔案，應(yīng)經(jīng)本公司相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱或借閱時(shí)，應(yīng)在本公司檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并由本公司檔案管理人員陪同。3.外單位如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)本公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制后的檔案資料應(yīng)加蓋本公司檔案管理部門(mén)的印章。六、檔案保密（一）保密措施1.電梯技術(shù)檔案涉及公司的商業(yè)秘密和電梯運(yùn)行安全等重要信息，檔案管理部門(mén)應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.檔案查閱和借閱場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置專門(mén)的區(qū)域，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。查閱和借閱檔案時(shí)，應(yīng)限制查閱和借閱的范圍，不得將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。（二）保密責(zé)任1.對(duì)于違反檔案保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。如因泄露檔案內(nèi)容給公司造成損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.檔案管理人員如因工作失誤或故意泄露檔案內(nèi)容，應(yīng)按照公司的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究其法律責(zé)任。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.電梯技術(shù)檔案保管期限屆滿，且不再具有保存價(jià)值的，可以進(jìn)行銷毀。2.因電梯報(bào)廢、拆除等原因，相關(guān)的檔案資料已無(wú)保存必要的，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期限屆滿的檔案進(jìn)行清理，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人