PAGE私立小學檔案管理制度一、總則（一）目的為加強我校檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高學校管理水平和教育教學質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，結(jié)合我校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我校全體教職員工及與學校相關的各類活動所形成的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學校檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映學校各項工作的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理學校在教育教學、行政管理、后勤服務等活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法規(guī)，對涉及國家機密、學校機密和個人隱私的檔案，采取有效保密措施。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理領導小組成立以校長為組長，各部門負責人為成員的檔案管理領導小組。負責統(tǒng)籌規(guī)劃學校檔案工作，審定檔案工作計劃和規(guī)章制度，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問題。（二）綜合檔案室1.負責學校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.制定檔案管理制度和工作流程，指導各部門兼職檔案員開展工作。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全與完整。4.積極開發(fā)檔案信息資源，為學校各項工作提供檔案服務。（三）兼職檔案員各部門設立兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并接受綜合檔案室的業(yè)務指導和監(jiān)督。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.黨群工作類：包括黨組織建設、黨員管理、群團工作等方面的檔案。2.行政管理類：涵蓋學校行政事務管理、會議記錄、人事管理、財務管理、安全保衛(wèi)等檔案。3.教育教學類：包含教學計劃、教案、學生成績、教學研究、師資培訓等檔案。4.學生管理類：涉及學生學籍、獎懲、綜合素質(zhì)評價、心理健康等檔案。5.后勤管理類：如校園建設、物資采購、維修維護、衛(wèi)生保健等檔案。6.校史類：包括學校發(fā)展歷程、重大事件、榮譽獎項等檔案。（二）編號規(guī)則采用年度類別流水號的編號方法。例如：2023XZ001，表示2023年行政管理類第1份檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學校在各項工作活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等材料。2.上級機關下發(fā)的與學校有關的文件、指示、通知等。3.學校與外單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目等文件。4.本校教職工的個人業(yè)務檔案、考核材料、獲獎證書等。5.學生的學籍檔案、畢業(yè)材料、競賽獲獎等資料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應及時收集本部門產(chǎn)生的檔案材料，確保檔案的時效性。2.對重要活動、重大事件形成的檔案，應在活動結(jié)束或事件處理完畢后及時收集齊全。3.歸檔的文件材料應齊全完整、字跡清晰、簽署完備，載體應符合檔案保管要求。（三）整理方法1.按照檔案分類方案，對收集到的檔案材料進行分類。2.對每份檔案材料進行編號、編目，填寫卷內(nèi)目錄和備考表。3.裝訂成冊的檔案應拆除金屬物，采用三孔一線的方法裝訂，保持整齊牢固。4.聲像檔案應注明拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等信息，并進行分類整理。五、檔案的保管（一）保管場所綜合檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、防磁柜等。（二）保管要求1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行排列上架，便于查找和管理。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理，確保檔案的安全與完整。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，對電子檔案應定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映學校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學校、國家和社會有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：主要是反映學校一般工作活動，在較長時間內(nèi)對學校工作有查考利用價值的檔案，保管期限為30年。3.短期保管的檔案：是反映學校局部工作，在較短時間內(nèi)對學校工作有參考價值的檔案，保管期限為10年。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，由檔案管理領導小組組織相關人員組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定小組應根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案是否仍有保存價值。（二）銷毀程序1.對確無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)檔案管理領導小組審批后進行銷毀。2.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。3.監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字，并注明銷毀方式、時間等信息。七、檔案的利用（一）利用范圍1.學校內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.教職工因教學、科研、個人業(yè)務等需要查閱本人或相關檔案。3.學生因?qū)W籍管理、成績查詢、綜合素質(zhì)評價等需要查閱本人檔案。4.外單位因工作需要，經(jīng)學校批準后查閱相關檔案。（二）利用手續(xù)1.校內(nèi)查閱檔案，需填寫檔案查閱登記表，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.查閱本人檔案，需持有效證件，經(jīng)綜合檔案室工作人員核實身份后查閱。3.外單位查閱檔案，需提前提交查閱申請函，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)學校主管領導批準后，由綜合檔案室安排專人陪同查閱。4.查閱檔案應在綜合檔案室內(nèi)進行，如需借出，須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理借閱手續(xù)，限期歸還。（三）利用限制1.涉及國家機密、學校機密和個人隱私以及不宜公開的檔案，未經(jīng)批準不得查閱和利用。2.查閱檔案時，應愛護檔案，不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應及時將產(chǎn)生的電子文件進行整理歸檔，確保電子文件的完整性和準確性。2.電子檔案應按照檔案分類方案進行分類存儲，建立相應的文件夾結(jié)構(gòu)，并進行命名和編號。（二）電子檔案的保管1.采用專用的存儲設備對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。2.定期對電子檔案進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.對電子檔案的存儲環(huán)境進行監(jiān)控，確保溫度、濕度等條件符合要求。（三）電子檔案的利用1.利用電子檔案時，應使用符合