PAGE入職人員檔案管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司入職人員檔案管理工作，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，為公司人力資源管理提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體新入職員工的檔案管理。（三）管理原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映員工的實際情況。2.完整性原則：確保檔案資料齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴格保護員工檔案信息，防止泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動和發(fā)展，及時更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.身份證復印件：清晰反映員工姓名、性別、出生日期、身份證號碼等基本信息。2.學歷證書復印件：包括最高學歷及相關(guān)學歷證明。3.學位證書復印件：如有相應(yīng)學位。4.就業(yè)失業(yè)登記證復印件：記錄就業(yè)和失業(yè)情況。5.一寸免冠照片：近期照片用于檔案標識。（二）入職材料1.入職申請表：詳細記錄員工入職崗位、入職時間、薪資待遇等信息。2.勞動合同：明確雙方權(quán)利和義務(wù)。3.入職體檢報告：確保員工身體健康符合崗位要求。（三）培訓與發(fā)展資料1.培訓記錄：包括內(nèi)部培訓、外部培訓的參與情況和考核結(jié)果。2.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：員工個人制定的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及相關(guān)調(diào)整記錄。（四）績效考核資料1.績效考核表：定期對員工工作表現(xiàn)進行評價的記錄。2.績效改進計劃：針對績效不足制定的改進措施和跟蹤記錄。（五）獎懲記錄1.獎勵證書復印件：如獲得公司或外部的獎勵。2.違紀處分決定：對員工違紀行為的處理記錄。（六）崗位變動資料1.崗位調(diào)動申請表：記錄員工崗位變動的原因、時間和新崗位信息。2.工作交接清單：確保崗位變動時工作順利交接。（七）薪酬福利資料1.薪資調(diào)整記錄：包括定期調(diào)薪、因績效等原因的調(diào)薪記錄。2.福利申請與發(fā)放記錄：如社保、公積金繳納記錄，各類福利領(lǐng)取記錄。三、檔案建立（一）檔案收集1.人力資源部門在員工入職前，向新員工發(fā)放檔案收集清單，明確所需材料。2.新員工應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將完整的檔案材料提交至人力資源部門。（二）檔案審核1.人力資源部門對新員工提交的檔案材料進行審核，確保材料真實、完整、有效。2.對于不符合要求的材料，及時通知員工補充或更正。（三）檔案錄入1.將審核通過的檔案材料進行整理，按照規(guī)定格式錄入公司檔案管理系統(tǒng)。2.錄入過程中要確保信息準確無誤，同時對檔案進行分類編號，便于查詢和管理。（四）檔案歸檔1.將整理好的紙質(zhì)檔案材料按照類別和編號順序進行裝訂，放入檔案盒。2.在檔案盒上標明員工姓名、入職時間、檔案類別等信息，并建立檔案索引目錄。四、檔案保管（一）保管部門公司人力資源部門負責入職人員檔案的統(tǒng)一保管。（二）保管環(huán)境1.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.保持檔案保管場所的清潔衛(wèi)生，溫度和濕度適宜。（三）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，須填寫檔案借閱申請表，注明借閱原因、借閱期限等。2.經(jīng)人力資源部門負責人批準后，方可借閱檔案。借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或涂改、損壞檔案內(nèi)容。3.借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)進行登記，記錄借閱時間、借閱人、歸還時間等信息。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)向人力資源部門提出申請，經(jīng)同意后在指定地點查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標記或抽取、撤換檔案材料。3.查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還至檔案保管處。（五）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.未經(jīng)員工本人同意，不得向任何第三方提供員工檔案信息。五、檔案更新（一）定期更新1.人力資源部門定期對員工檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容有變化，應(yīng)及時更新。2.每年對員工檔案進行一次全面梳理，確保檔案信息的準確性和完整性。（二）動態(tài)更新1.員工崗位變動、薪資調(diào)整、績效考核結(jié)果等信息發(fā)生變化時，相關(guān)部門應(yīng)及時將變動情況反饋至人力資源部門，以便更新檔案。2.員工獲得新的學歷、學位、證書或受到獎懲等情況，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將相關(guān)材料提交至人力資源部門進行檔案更新。六、檔案轉(zhuǎn)移（一）離職轉(zhuǎn)移1.員工離職時，人力資源部門應(yīng)在離職手續(xù)辦理完畢后，將員工檔案進行整理。2.根據(jù)員工離職后的去向，按照相關(guān)規(guī)定將檔案轉(zhuǎn)移至新的保管單位或個人。轉(zhuǎn)移過程中，應(yīng)確保檔案的安全和完整，并辦理檔案交接手續(xù)。（二）組織調(diào)動轉(zhuǎn)移1.員工因組織調(diào)動到其他單位工作時，人力資源部門應(yīng)按照接收單位的要求，及時辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)移應(yīng)通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M行，確保檔案的安全和及時送達。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.員工檔案保存期限已滿，且按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定無需繼續(xù)保存的。2.檔案內(nèi)容存在嚴重錯誤或虛假信息，經(jīng)核實后確需銷毀的。（二）銷毀程序1.由人力資源部門提出檔案銷毀申請，說明銷毀原因、檔案清單等。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，成立檔案銷毀小組，負責檔案銷毀工作。3.檔案銷毀小組對擬銷毀的檔案進行逐一核對，確保銷毀檔案準確無誤。4.采用粉碎、焚燒等方式對檔案進行銷毀，并做好