PAGE村委會(huì)學(xué)籍檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)村委會(huì)學(xué)籍檔案的管理，確保學(xué)籍檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，保障村民受教育權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本村范圍內(nèi)涉及的各類學(xué)籍檔案的管理，包括村民子女在本村及外村學(xué)校的入學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、畢業(yè)等相關(guān)檔案材料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷和相關(guān)情況。2.完整性原則：確保檔案材料齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生個(gè)人隱私，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。二、檔案管理職責(zé)（一）村委會(huì)指定專人負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案管理工作該管理人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)本村學(xué)籍檔案的收集、整理、保管、查閱等具體工作。（二）村委會(huì)成員職責(zé)1.村委會(huì)主任負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學(xué)籍檔案管理工作，監(jiān)督制度的執(zhí)行情況，對重大問題進(jìn)行決策。2.其他村委會(huì)成員協(xié)助檔案管理人員開展工作，在各自職責(zé)范圍內(nèi)提供必要的支持和配合，確保學(xué)籍檔案管理工作順利進(jìn)行。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.學(xué)生入學(xué)登記表，包括基本信息、家庭情況等。2.學(xué)籍卡片，記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績、獎(jiǎng)懲情況等。3.轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、畢業(yè)等相關(guān)證明材料。4.學(xué)生在校期間的體檢報(bào)告。5.其他與學(xué)生學(xué)籍相關(guān)的重要材料。（二）收集要求1.檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)與本村學(xué)校及相關(guān)教育機(jī)構(gòu)溝通聯(lián)系，及時(shí)獲取學(xué)生的學(xué)籍檔案材料。2.要求提供檔案材料的單位或個(gè)人，應(yīng)確保材料的真實(shí)性和完整性，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行提交。3.對于村民自行提交的學(xué)籍檔案材料，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真審核，不符合要求的應(yīng)及時(shí)告知補(bǔ)充完善。（三）整理方法1.按照學(xué)生姓名、年級、學(xué)籍號等進(jìn)行分類排序，建立清晰的檔案目錄。2.對每份檔案材料進(jìn)行編號，確保檔案材料的唯一性和可追溯性。3.將檔案材料按照順序依次裝訂成冊，或采用活頁夾等方式進(jìn)行存放，便于查閱和管理。4.建立電子檔案，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行掃描錄入，形成電子文檔，便于存儲(chǔ)和檢索。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步更新，并做好備份工作。四、檔案保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案保管室，確保保管室具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全條件。保管室內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案柜、貨架等存儲(chǔ)設(shè)備，并保持通風(fēng)良好、清潔衛(wèi)生。（二）保管期限學(xué)籍檔案應(yīng)長期保存，以保障村民在需要時(shí)能夠查閱到完整的學(xué)籍信息。對于已畢業(yè)學(xué)生的檔案，在其畢業(yè)后[X]年內(nèi)，應(yīng)重點(diǎn)保管，防止檔案丟失或損壞。（三）檔案安全管理1.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案保管室，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)過檔案管理人員同意，并進(jìn)行登記。2.定期對檔案保管室進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全存放。3.對電子檔案要采取加密存儲(chǔ)、定期備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。4.檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案管理工作中使用的鑰匙、密碼等，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.學(xué)生本人及其監(jiān)護(hù)人有權(quán)查閱學(xué)生的學(xué)籍檔案。查閱時(shí)，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱原因和內(nèi)容，經(jīng)檔案管理人員審核同意后，方可進(jìn)行查閱。2.因工作需要，本村學(xué)校教師、教育部門工作人員等查閱學(xué)籍檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，經(jīng)檔案管理人員審核批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。查閱過程中，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案材料。3.其他單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱學(xué)籍檔案的，須經(jīng)村委會(huì)主任批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行查閱。（二）查閱程序1.查閱申請人向檔案管理人員提交查閱申請表。2.檔案管理人員對申請表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排查閱時(shí)間和地點(diǎn)，并告知查閱注意事項(xiàng)。3.查閱人員在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱，查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案材料，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）檔案利用1.村委會(huì)應(yīng)積極為村民提供學(xué)籍檔案利用服務(wù)，如協(xié)助村民辦理升學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等手續(xù)時(shí)提供相關(guān)檔案證明。2.在利用檔案過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案信息的安全和保密，不得將檔案內(nèi)容用于非正當(dāng)目的。3.對于檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題或需要補(bǔ)充完善的信息，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。六、檔案信息化管理（一）建立學(xué)籍檔案管理信息系統(tǒng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立覆蓋本村學(xué)籍檔案管理全過程的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理、在線查閱、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等功能。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將新收集的檔案材料錄入信息系統(tǒng)，并確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。定期對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對和更新，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案一致。（三）信息安全保障加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。定期進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)和數(shù)據(jù)備份，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定，結(jié)合本村實(shí)際情況，對學(xué)籍檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立由村委會(huì)主任、檔案管理人員及相關(guān)專業(yè)人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對學(xué)籍檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。2.參考國家和地方有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，確定檔案的存毀。3.對于已失去保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)鑒定小組審核、村委會(huì)主任批準(zhǔn)后，予以銷毀。（四）銷毀程序1.檔案管理人員按照批準(zhǔn)的銷毀清單，對擬銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對。2.采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程中，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，與銷毀清單一并保存。八、監(jiān)督與檢查（一）村委會(huì)定期對學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理的質(zhì)量、檔案保管的安全狀況、檔案查閱利用的規(guī)范程度等。（二）設(shè)立舉報(bào)渠道鼓勵(lì)村民對學(xué)籍檔案管理工作中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，村委會(huì)應(yīng)及時(shí)受理舉報(bào)，并對舉報(bào)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。對于經(jīng)查實(shí)的違規(guī)行為，依法依規(guī)進(jìn)行處理。（三）對檔案管理人員的考核建立檔案管理人員考核機(jī)制，根據(jù)其工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力、遵守制度情況等進(jìn)