PAGE醫(yī)務(wù)部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)務(wù)部檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，為醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)務(wù)部各類檔案的管理，包括但不限于醫(yī)療文件、醫(yī)療統(tǒng)計報表、醫(yī)療糾紛處理檔案、醫(yī)療質(zhì)量管理檔案、科研項(xiàng)目檔案、教學(xué)資料檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)務(wù)部檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映醫(yī)療活動的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）醫(yī)務(wù)部負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)醫(yī)務(wù)部檔案管理工作，制定檔案管理工作計劃和目標(biāo)。2.監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。3.審核重要檔案的保管期限和銷毀清單。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和利用等工作。2.建立檔案管理臺賬，及時記錄檔案的收進(jìn)、移出、借閱、歸還等情況。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目，編制檢索工具，提高檔案查詢效率。4.定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定的程序和方法，對到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。6.負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（三）各科室兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理和初步歸檔工作。2.定期將本科室檔案移交醫(yī)務(wù)部檔案管理人員。3.協(xié)助檔案管理人員做好檔案的查詢和利用工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)療文件：包括病歷、醫(yī)囑單、檢查檢驗(yàn)報告、手術(shù)記錄、護(hù)理記錄等。2.醫(yī)療統(tǒng)計報表：如醫(yī)療質(zhì)量報表、醫(yī)療工作量報表、疾病分類報表等。3.醫(yī)療糾紛處理檔案：包括投訴記錄、調(diào)查處理報告、調(diào)解書等。4.醫(yī)療質(zhì)量管理檔案：如質(zhì)量控制方案、檢查記錄、整改報告等。5.科研項(xiàng)目檔案：包括項(xiàng)目申請書、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、論文發(fā)表等。6.教學(xué)資料檔案：如教學(xué)大綱、教案、課件、學(xué)生成績等。7.其他與醫(yī)務(wù)部工作相關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各科室兼職檔案員應(yīng)及時將本科室產(chǎn)生的檔案收集齊全，確保檔案的完整性。2.檔案內(nèi)容應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進(jìn)行保存，并與紙質(zhì)文件同步歸檔。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將檔案分為醫(yī)療文件、醫(yī)療統(tǒng)計報表、醫(yī)療糾紛處理檔案、醫(yī)療質(zhì)量管理檔案、科研項(xiàng)目檔案與教學(xué)資料檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查詢和管理。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各科室兼職檔案員將整理好的檔案定期移交醫(yī)務(wù)部檔案管理人員。2.檔案管理人員對移交的檔案進(jìn)行核對、驗(yàn)收，符合要求的予以歸檔。3.歸檔后的檔案應(yīng)按照類別和編號順序排列上架，便于保管和查詢。（二）保管期限1.醫(yī)療文件：按照國家有關(guān)規(guī)定，病歷等醫(yī)療文件的保管期限為30年。2.醫(yī)療統(tǒng)計報表：保管期限為5年。3.醫(yī)療糾紛處理檔案：保管期限為10年。4.醫(yī)療質(zhì)量管理檔案：保管期限為5年。5.科研項(xiàng)目檔案：保管期限為項(xiàng)目結(jié)束后5年。教學(xué)資料檔案：保管期限為課程結(jié)束后5年。6.其他檔案：根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。3.檔案庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案的利用（一）利用范圍1.醫(yī)院內(nèi)部各科室為醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作需要查閱檔案。2.外部單位因工作需要查閱檔案，須經(jīng)醫(yī)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.患者及其家屬因醫(yī)療糾紛等原因查閱相關(guān)病歷檔案，按照醫(yī)院有關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（二）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等。2.申請表經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，交醫(yī)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理人員根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記。4.查閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。5.查閱檔案時不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意。6.查閱完畢后，檔案管理人員應(yīng)及時收回檔案，并檢查檔案的完整性和安全性。（三）借閱管理1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人和醫(yī)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.檔案管理人員根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍。4.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5．檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由醫(yī)務(wù)部負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)科室負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價值，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。3.對仍有保存價值但已不完整或失去利用價值的檔案，可進(jìn)行部分銷毀或進(jìn)行整理后繼續(xù)保存。（三）鑒定程序1.檔案管理人員定期對到期檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.檔案鑒定小組對《檔案銷毀申請表》進(jìn)行審核，簽署鑒定意見。3.醫(yī)務(wù)部負(fù)責(zé)人對檔案銷毀申請進(jìn)行審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊上簽字。（四）銷毀清冊銷毀清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因、銷毀時間、銷毀地點(diǎn)、銷毀人員等信息，銷毀清冊應(yīng)永久保存。七、檔案管理信息化（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立健全醫(yī)務(wù)部檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化錄入，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等。2.檔案查詢：提供多種查詢方式，如按編號、題名、日期等查詢檔案信息。3.檔案借閱管理：記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時間、歸還時間等。4.檔案統(tǒng)計分析：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.安全保密管理：設(shè)置用戶權(quán)限，保證檔案信息的安全保密。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)