PAGE五型機關(guān)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的各項工作活動，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密等重要檔案，嚴格保密，防止泄露。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置公司/組織設立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實施。2.負責收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用公司/組織的各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.對各部門的檔案工作進行監(jiān)督、指導，組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理水平。4.參與公司/組織的重大活動、重要項目等檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案的及時歸檔。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，提供檔案查閱、借閱等服務，積極開發(fā)檔案信息資源。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政類檔案：包括公司/組織的行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案等。2.業(yè)務類檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務范圍，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、財務管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、質(zhì)量管理檔案等。3.項目類檔案：針對公司/組織的各類項目，包括項目立項文件、項目合同、項目進度報告、項目驗收文件等。4.基建類檔案：涉及公司/組織基本建設項目的檔案，如工程規(guī)劃、設計圖紙、施工文件、竣工驗收文件等。5.設備類檔案：公司/組織的各類設備檔案，包括設備采購合同、設備安裝調(diào)試記錄、設備維護保養(yǎng)記錄、設備報廢文件等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“分類號+年度+流水號”的結(jié)構(gòu)。2.分類號根據(jù)檔案分類方案確定，如行政類檔案用“XZ”表示，業(yè)務類檔案中的市場營銷檔案用“SC”表示等。3.年度用四位阿拉伯數(shù)字表示，如“2023”。4.流水號按照檔案形成的先后順序依次編排，從“001”開始。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保各類文件材料及時、完整地收集齊全。2.對于重要的會議、活動、項目等，相關(guān)部門應事先通知檔案管理部門，以便及時介入收集檔案資料。3.員工離職時，所在部門應督促其將個人保管的屬于公司/組織的檔案材料全部移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類方案對收集到的檔案進行分類整理。2.對每份檔案進行編號、編目，填寫檔案盒封面、盒脊和備考表等。3.對破損、褪色的檔案進行修復，對字跡模糊或易退變的檔案進行復制。4.按照檔案保管期限的要求，對檔案進行劃分，分別整理存放。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房應配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別、保管期限等進行合理排列。（二）保管要求1.檔案應按照編號順序上架存放，便于查找和利用。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。3.對電子檔案應進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴格控制檔案庫房的溫濕度，溫度保持在14℃24℃，相對濕度保持在45%60%。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務部門負責人等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值，確定檔案的存毀。對仍有保存價值的檔案，延長保管期限；對確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定批準銷毀的檔案，由檔案管理部門會同有關(guān)部門共同進行銷毀。2.銷毀檔案時，應嚴格執(zhí)行審批手續(xù)，在指定地點進行，并由專人監(jiān)銷。3.監(jiān)銷人員應在檔案銷毀清冊上簽字，注明銷毀日期和方式等。檔案銷毀清冊應永久保存。七、檔案查閱與借閱（一）查閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應根據(jù)查閱申請表提供相應的檔案，并對查閱過程進行監(jiān)督，確保檔案的安全。3.查閱檔案時，應在檔案查閱登記薄上記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人、檔案管理部門負責人和公司/組織分管領(lǐng)導簽字批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失或擅自銷毀檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應責任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和安全性，確認無誤后在檔案借閱登記薄上注銷登記。八、檔案統(tǒng)計與信息化管理（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和公司/組織領(lǐng)導匯報檔案工作情況。（二）檔案信息化管理1.推進檔案信息化建設，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.對電子檔案進行規(guī)范化管理，確保電子檔案