PAGE協(xié)會(huì)檔案保管使用制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)協(xié)會(huì)檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整與安全，有效發(fā)揮檔案在協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于協(xié)會(huì)各部門及全體工作人員在檔案保管、使用過程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）檔案定義本制度所指檔案是協(xié)會(huì)在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：協(xié)會(huì)檔案由專門的檔案管理部門集中保管，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映協(xié)會(huì)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：保證檔案的齊全完整，涵蓋協(xié)會(huì)工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)。4.保密性原則：對(duì)涉及協(xié)會(huì)機(jī)密的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、檔案保管（一）檔案管理部門及職責(zé)1.協(xié)會(huì)設(shè)立檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。2.檔案管理人員職責(zé)：負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。制定檔案管理制度和工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等，建立檔案檢索體系。負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，確保檔案的安全存放。為協(xié)會(huì)各部門及工作人員提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。（二）檔案收集1.各部門應(yīng)及時(shí)將在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料收集齊全，定期移交檔案管理部門。2.收集范圍包括但不限于：協(xié)會(huì)章程、會(huì)員信息、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表、業(yè)務(wù)活動(dòng)資料、合同協(xié)議、榮譽(yù)證書等。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)各部門的文件材料收集情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（三）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.分類方法應(yīng)科學(xué)合理，便于管理和查閱。一般可按照年度、機(jī)構(gòu)、問題等進(jìn)行分類。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編制檔案目錄，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。4.檔案整理應(yīng)遵循便于保管和利用的原則，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。（四）檔案歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，按照檔案存放位置進(jìn)行上架排列。2.歸檔時(shí)應(yīng)編制檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)，確保檔案交接的準(zhǔn)確性和完整性。3.檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸檔后的檔案進(jìn)行定期核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（五）檔案保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：反映協(xié)會(huì)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)協(xié)會(huì)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。長(zhǎng)期保管的檔案：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)協(xié)會(huì)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為15年至50年。短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)協(xié)會(huì)工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年以下。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，確保檔案的保管期限合理準(zhǔn)確。（六）檔案庫(kù)房管理1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)備。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，方便快速定位檔案。4.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全保管。三、檔案使用（一）查閱1.協(xié)會(huì)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）借閱1.協(xié)會(huì)外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱協(xié)會(huì)檔案，應(yīng)提前向協(xié)會(huì)提出書面申請(qǐng)，說明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，并加蓋單位公章。2.申請(qǐng)經(jīng)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門與借閱單位或個(gè)人簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的歸還情況。（三）復(fù)制1.協(xié)會(huì)內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制目的、復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制份數(shù)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制，并在復(fù)制件上加蓋“檔案復(fù)制專用章”。3.復(fù)制重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.復(fù)制后的檔案應(yīng)妥善保管，不得用于非工作目的。（四）檔案利用效果反饋1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用頻率、利用效果等信息。2.鼓勵(lì)檔案利用人員對(duì)檔案的利用效果進(jìn)行反饋，提出改進(jìn)檔案管理和服務(wù)的意見和建議。3.根據(jù)檔案利用效果反饋情況，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)調(diào)整檔案管理策略和方法，提高檔案的利用價(jià)值。四、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.鑒定意見應(yīng)明確檔案的存毀情況，并說明理由。對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》。（二）檔案銷毀1.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。2.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)銷毀檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)等信息，確保銷毀工作的準(zhǔn)確性。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)。4.對(duì)涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行特殊處理，確保檔案信息的安全銷毀。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.協(xié)會(huì)設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案保管、使用等工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對(duì)檔案管理部門的工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、使用、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案庫(kù)房的安全管理情況，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施的運(yùn)行情況。3.檔案管理人員的工作情況，包括業(yè)務(wù)能力、工作態(tài)度、遵守紀(jì)律等方面。4.檔案利用效果，是否滿足協(xié)會(huì)工作和社會(huì)利用的需求。（三）問題處理1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)認(rèn)真分析問題產(chǎn)生的原因，制定切實(shí)可行的整改措施，并將整改情況及時(shí)報(bào)告監(jiān)督小組。3.對(duì)違反檔