PAGE印信及檔案管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司印信及檔案的管理，確保印信使用的安全性、合法性和規(guī)范性，以及檔案管理的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，維護公司的正常運營秩序和合法權(quán)益。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構(gòu)、子公司，全體員工均應(yīng)遵守本制度的各項規(guī)定。3.基本原則嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保印信及檔案管理活動合法合規(guī)。實行專人負責(zé)、分級管理，明確各層級的職責(zé)權(quán)限，確保管理工作有序進行。確保印信使用和檔案管理過程的安全、保密，防止信息泄露和濫用。注重檔案的完整性和準(zhǔn)確性，保證檔案資料能夠真實反映公司的業(yè)務(wù)活動和歷史沿革。二、印信管理1.印信種類公司公章：用于公司對外簽訂合同、協(xié)議、文件等具有法律效力的事項。法定代表人章：用于特定的法律文件或經(jīng)法定代表人授權(quán)的事項。財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等相關(guān)財務(wù)事項。合同專用章：專門用于簽訂各類合同。部門章：各部門根據(jù)工作需要設(shè)立的印章，用于部門內(nèi)部文件、通知等。2.印信的刻制新設(shè)立的公司或部門需要刻制印信時，應(yīng)填寫《印信刻制申請表》，詳細說明印信名稱、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)負責(zé)人批準(zhǔn)。由公司行政部門統(tǒng)一負責(zé)聯(lián)系具有合法資質(zhì)的印章制作單位進行刻制，刻制完成后，行政部門應(yīng)及時將印信登記備案，并留存印模。3.印信的保管設(shè)立專門的印信保管場所，配備必要的安全設(shè)施，如保險柜、門禁系統(tǒng)等，確保印信存放安全。公司公章、法定代表人章、財務(wù)專用章由行政部門指定專人保管；合同專用章由合同管理部門指定專人保管；部門章由各部門指定專人保管。保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，簽訂《印信保管責(zé)任書》，明確保管責(zé)任。印信保管人員應(yīng)妥善保管印信，不得隨意放置或轉(zhuǎn)借他人。如因工作需要暫時離開崗位，應(yīng)將印信妥善封存，并向主管領(lǐng)導(dǎo)報告。4.印信的使用印信使用必須嚴格履行審批手續(xù)，填寫《印信使用申請表》，注明使用事由、使用部門、使用人、使用時間等信息，并按照規(guī)定的審批流程進行審批。審批流程一般為：使用人所在部門負責(zé)人審核→相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審核（涉及業(yè)務(wù)事項）→分管領(lǐng)導(dǎo)審批→總經(jīng)理或法定代表人批準(zhǔn)（根據(jù)具體事項確定最終審批人）。經(jīng)批準(zhǔn)后，印信保管人員應(yīng)在《印信使用登記表》上登記印信使用情況，包括使用日期、使用事由、文件名稱、份數(shù)等，并將印信交使用人當(dāng)面蓋章。蓋章時應(yīng)確保印章清晰、端正，與文件內(nèi)容相符。嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印信。如因特殊情況需要先蓋章后填寫內(nèi)容的，必須在蓋章后對文件內(nèi)容進行嚴格審核，并由使用人在蓋章處簽字確認。5.印信的停用與銷毀因公司機構(gòu)調(diào)整、名稱變更、業(yè)務(wù)終止等原因，需要停用印信時，由行政部門填寫《印信停用申請表》，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)負責(zé)人批準(zhǔn)后，通知各相關(guān)部門停止使用。印信停用后，保管人員應(yīng)及時將印信交回行政部門。行政部門負責(zé)對停用的印信進行封存，并按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀印信時應(yīng)填寫《印信銷毀申請表》，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)負責(zé)人批準(zhǔn)后，由行政部門會同審計部門等相關(guān)人員共同監(jiān)督銷毀過程，并在《印信銷毀登記表》上簽字確認。三、檔案管理1.檔案分類行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，公司規(guī)章制度，行政公文，人事檔案等。財務(wù)檔案：包括會計憑證、賬簿、報表，財務(wù)審計報告，稅務(wù)資料，資金往來文件等。業(yè)務(wù)檔案：包括銷售合同、采購合同、項目合同，客戶資料，市場調(diào)研報告，業(yè)務(wù)往來信函等。技術(shù)檔案：包括研發(fā)項目資料，技術(shù)方案，產(chǎn)品設(shè)計圖紙，工藝文件，專利證書等。其他檔案：包括公司榮譽證書、資質(zhì)證書，各類活動資料，對外宣傳資料等。2.檔案收集與整理各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整。在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后，相關(guān)人員應(yīng)及時將辦理完畢的文件、資料等移交檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進行整理、分類、編號，編制檔案目錄，建立檔案索引，便于查找和利用。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進行裝訂、編頁，確保檔案的整齊、牢固；對于電子檔案，應(yīng)進行分類存儲，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，并按照規(guī)范的命名規(guī)則進行命名，同時做好備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案歸檔整理好的檔案應(yīng)及時歸檔，按照檔案保管期限和類別，分別存入不同的檔案柜或存儲設(shè)備中。檔案管理人員應(yīng)建立檔案歸檔臺賬，記錄檔案的歸檔日期、名稱、類別、保管期限等信息。對于重要檔案或涉及公司核心機密的檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等特殊措施，確保檔案的安全性和保密性。4.檔案保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為3年、5年、10年三種。具體保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司實際情況確定。檔案保管期限屆滿后，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序進行鑒定，對確無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)負責(zé)人批準(zhǔn)后，進行銷毀處理。5.檔案查閱與借閱公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱事由、查閱檔案名稱、查閱人等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人、檔案管理部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、劃線、污損等。外部單位或人員查閱、借閱公司檔案，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司總經(jīng)理或法定代表人批準(zhǔn)后，按照公司規(guī)定的程序辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱過程中，應(yīng)嚴格遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露公司機密信息。6.檔案統(tǒng)計與移交檔案管理人員應(yīng)定期對檔案的收進、移出、查閱、借閱等情況進行統(tǒng)計，編制檔案統(tǒng)計報表，向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況。公司因合并、分立、改制等原因發(fā)生變更時，原公司的檔案應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司的要求進行移交。檔案移交時，應(yīng)編制檔案移交清單，雙方簽字確認，確保檔案移交的完整性和準(zhǔn)確性。四、監(jiān)督與檢查1.公司設(shè)立印信及檔案管理監(jiān)督小組，由行政部門、審計部門等相關(guān)人員組成，負責(zé)對印信及檔案管理工作進行定期或不定期的監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括印信的保管、使用情況，檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，以及相關(guān)制度的落實情況等。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時下達整改通知，要求責(zé)任部門或人員限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。對違反本制度規(guī)定的行為，將按照