PAGE警校培訓檔案管理制度一、總則（一）目的為加強警校培訓檔案管理，確保培訓檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮培訓檔案在警校教學、管理、科研及學員成長等方面的作用，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校開展的各類培訓活動所形成的檔案管理，包括但不限于在職民警培訓、輔警培訓、專項業(yè)務培訓等。（三）基本原則1.真實性原則：培訓檔案應如實反映培訓活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓活動各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件、資料，保證檔案的全面性。3.保密性原則：對涉及學員個人隱私、警務工作秘密等信息嚴格保密。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應遵循統(tǒng)一的標準和規(guī)范，確保檔案質(zhì)量。（四）管理職責1.學校檔案管理部門負責制定和完善警校培訓檔案管理制度。指導、監(jiān)督各培訓部門的檔案收集、整理、歸檔工作。集中保管全校培訓檔案，提供檔案查閱、借閱等服務。2.培訓部門負責本部門培訓檔案的收集、整理、初步審核，并定期移交學校檔案管理部門。明確專人負責培訓檔案管理工作，確保檔案工作的順利開展。3.檔案管理人員嚴格按照檔案管理規(guī)定，做好檔案的分類、編號、裝訂、上架等工作。負責檔案的日常保管、維護，確保檔案安全。為檔案查閱、借閱等提供準確、高效的服務。二、培訓檔案的收集（一）收集范圍1.培訓計劃與方案：包括年度培訓計劃、專項培訓方案、培訓課程設(shè)置等。2.學員信息：學員報名登記表、身份證復印件、學歷證明、培訓前考核成績等。3.教學資料：教案、講義、課件、教學視頻、案例分析等。4.考核與成績記錄：考勤記錄、課堂表現(xiàn)評價、考試試卷及成績、實踐操作考核記錄等。5.師資資料：教師基本信息、授課安排、教學評價等。6.培訓活動記錄：開班儀式、結(jié)業(yè)典禮、主題活動、交流研討等相關(guān)資料。7.學員反饋與總結(jié)：學員意見建議、培訓總結(jié)報告、優(yōu)秀學員事跡材料等。8.其他相關(guān)資料：與培訓活動有關(guān)的通知、協(xié)議、證書頒發(fā)記錄等。（二）收集要求1.各培訓部門應在培訓活動開始前明確檔案收集責任人，確保檔案收集工作有序進行。2.檔案收集應及時、全面，在培訓活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)完成初步收集工作，并移交學校檔案管理部門。3.收集的檔案資料應齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。三、培訓檔案的整理（一）分類標準1.培訓項目類：按照不同的培訓項目進行分類，如新警培訓、晉升培訓、專業(yè)技能培訓等。2.年度類：在培訓項目類基礎(chǔ)上，按年度進一步細分，便于查找和管理。3.資料類別：分為培訓計劃、學員資料、教學資料、考核資料、師資資料、活動記錄、學員反饋等類別。（二）整理方法1.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件進行修整、裱糊，然后按照類別順序依次裝訂，左側(cè)裝訂，裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字。2.編號：為每份檔案編制唯一的編號，編號應體現(xiàn)培訓項目、年度、資料類別等信息，便于識別和查詢。例如，“XJ20230101”，其中“XJ”代表新警培訓項目，“2023”為年度，“01”表示培訓計劃類，“01”為該類別下的順序號。3.編目：編制檔案目錄，目錄應包括編號、題名、日期、頁數(shù)等內(nèi)容，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒封面填寫培訓項目名稱、年度、檔案類別等信息。四、培訓檔案的歸檔（一）歸檔流程1.培訓部門整理好的檔案經(jīng)初步審核后，填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認。2.學校檔案管理部門對移交的檔案進行再次審核，審核無誤后辦理正式歸檔手續(xù)。3.檔案管理人員按照分類標準將歸檔檔案上架存放，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。（二）歸檔時間培訓活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)完成歸檔工作，確保檔案及時、準確歸檔。五、培訓檔案的保管（一）保管環(huán)境1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應分類存放于檔案架上，便于查找和利用。2.電子檔案應進行備份存儲，存儲介質(zhì)應定期檢查、更新，確保數(shù)據(jù)安全。同時，建立電子檔案目錄索引，方便快速檢索。（三）定期檢查1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，每月至少一次，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、保管狀況及設(shè)施設(shè)備運行情況等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應及時記錄，并采取相應的措施進行處理，如對破損檔案進行修復、對受潮檔案進行干燥處理等。六、培訓檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.本校教職工因工作需要查閱培訓檔案的，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及警務工作秘密及學員個人隱私的檔案，查閱范圍應嚴格限定在相關(guān)規(guī)定范圍內(nèi)，并經(jīng)學校保密部門或?qū)W員管理部門批準。（二）查閱程序1.查閱人員持審批后的申請表到檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應的檔案。2.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記表上簽字確認。（三）借閱權(quán)限1.外單位因工作需要借閱本校培訓檔案的，需提前向本校提出書面申請，說明借閱目的、范圍、期限等，經(jīng)學校主管領(lǐng)導審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.本校教職工因特殊原因需要借閱培訓檔案的，需填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。（四）借閱程序1.借閱人員持審批后的申請表到檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應的檔案，并與借閱人員簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務。2.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、抽取、撤換檔案內(nèi)容。如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱期滿后，借閱人員應按時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與借閱人員溝通處理。七、培訓檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和學校檔案管理規(guī)定，對培訓檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應堅持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果準確可靠。（二）鑒定組織成立由學校檔案管理部門、培訓部門及相關(guān)業(yè)務專家組成的檔案鑒定小組，負責培訓檔案的鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實性、完整性、準確性。2.檔案的保存價值，包括對警校教學、管理、科研及學員成長的參考價值等。3.檔案的密級及保密期限。（四）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對培訓檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標準提出鑒定意見。2.對確定無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀審批表，經(jīng)學校主管領(lǐng)導批準后，予以銷毀。（五）銷毀方式1.采用粉碎、焚燒等符合環(huán)保要求的方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。