PAGE聯(lián)誼會(huì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)聯(lián)誼會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于聯(lián)誼會(huì)及其下屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在各項(xiàng)活動(dòng)、工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。聯(lián)誼會(huì)檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則。檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映聯(lián)誼會(huì)的各項(xiàng)活動(dòng)和工作實(shí)際情況。3.保密性原則。嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。4.方便利用原則。建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和使用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立聯(lián)誼會(huì)檔案管理辦公室，負(fù)責(zé)聯(lián)誼會(huì)檔案的日常管理工作。（二）職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.對檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等，建立檔案檢索體系。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，對電子檔案進(jìn)行備份和維護(hù)。6.定期對檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行處理。7.組織開展檔案管理培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。8.參與聯(lián)誼會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)，及時(shí)收集相關(guān)檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.聯(lián)誼會(huì)組織的各類會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。2.聯(lián)誼會(huì)開展的各項(xiàng)活動(dòng)的策劃方案、通知、總結(jié)、照片、視頻等資料。3.聯(lián)誼會(huì)與外部單位的往來文件、合同、協(xié)議等。4.聯(lián)誼會(huì)工作人員的人事檔案、工作記錄、考核材料等。5.聯(lián)誼會(huì)的財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。6.其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門、分支機(jī)構(gòu)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、偽造。3.對重要活動(dòng)、事件的檔案資料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或事件處理完畢后及時(shí)收集歸檔。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)活動(dòng)類、財(cái)務(wù)管理類、人事管理類等類別。2.編號(hào)：對每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門、分支機(jī)構(gòu)應(yīng)定期將收集整理好的檔案資料移交檔案管理部門歸檔。2.檔案管理部門應(yīng)及時(shí)對歸檔的檔案進(jìn)行審核，對不符合要求的檔案退回重新整理。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映聯(lián)誼會(huì)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對聯(lián)誼會(huì)有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年保管期限。對在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用專用檔案柜存放，按照檔案類別和編號(hào)順序排列。2.電子檔案：存儲(chǔ)在專用服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，進(jìn)行備份，并建立電子檔案目錄。3.特殊載體檔案：如照片、視頻等，應(yīng)進(jìn)行分類整理，妥善保管。（四）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.聯(lián)誼會(huì)內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱檔案一般不得超過規(guī)定期限，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對所借檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究相關(guān)人員責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合聯(lián)誼會(huì)實(shí)際情況進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的價(jià)值。2.參考檔案的保管期限、利用情況等因素，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組提出檔案存毀意見，編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)聯(lián)誼會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告檔案管理部門。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期向上級主管部門和聯(lián)誼會(huì)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.聯(lián)誼會(huì)因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、撤銷等原因，需要進(jìn)行檔案移交的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)，確保檔案移交的完整、準(zhǔn)確。八、檔案管理人員職責(zé)（一）基本職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本制度，履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，確保檔案的安全和完整。3.積極為聯(lián)誼會(huì)各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，提高檔案利用效率。（二）業(yè)務(wù)要求1.具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.掌握計(jì)算機(jī)操作技能，能夠熟練運(yùn)用檔案管理軟件進(jìn)行檔案管理。3.具有較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。（三）考核與獎(jiǎng)懲1.檔案管理部門應(yīng)對檔案管理人員的工作進(jìn)行定期考核，考核結(jié)果作為檔案管理人員晉升、獎(jiǎng)勵(lì)、懲罰的依據(jù)。2.對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的檔案管理人員，給予表彰和獎(jiǎng)