PAGE檔案托管檔案查閱制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案的管理，規(guī)范檔案托管與查閱行為，確保檔案的安全與完整，保障公司/組織及相關(guān)人員的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案托管與查閱的部門、人員以及外部合作單位因工作需要查閱檔案的情況。（三）基本原則1.合法性原則：檔案托管與查閱活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項操作合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。3.規(guī)范性原則：明確檔案托管與查閱的流程、要求和標(biāo)準(zhǔn)，做到操作規(guī)范、管理有序。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案托管（一）托管范圍1.公司/組織各類文件、合同、協(xié)議、報表、報告、信函、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等紙質(zhì)檔案。2.電子文檔，包括但不限于辦公軟件文檔、數(shù)據(jù)庫文件、電子郵件等以電子形式存儲的各類資料。3.實物檔案，如證書、獎杯、獎?wù)隆颖镜染哂斜４鎯r值的實物。（二）托管機構(gòu)選擇1.優(yōu)先選擇具有合法資質(zhì)、信譽良好、具備完善檔案管理設(shè)施和專業(yè)管理團隊的檔案托管機構(gòu)。2.對擬合作的托管機構(gòu)進行實地考察和評估，了解其管理水平、安全保障措施、服務(wù)質(zhì)量等情況，確保符合公司/組織要求。3.簽訂詳細的檔案托管合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、托管期限、費用標(biāo)準(zhǔn)、保密責(zé)任、違約責(zé)任等條款。（三）檔案移交1.各部門在向檔案托管機構(gòu)移交檔案前，應(yīng)對檔案進行整理、分類、編目，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.編制檔案移交清單，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、日期、來源等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.按照合同約定的時間和方式，將檔案安全、完整地移交給檔案托管機構(gòu)，并辦理交接手續(xù)。（四）托管期間管理1.檔案托管機構(gòu)應(yīng)按照合同要求，對檔案進行妥善保管，建立健全檔案管理制度，配備必要的管理人員和設(shè)施設(shè)備。2.定期對檔案進行檢查、清點、維護，確保檔案的實體安全和信息安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理，并通知公司/組織。3.配合公司/組織做好檔案的統(tǒng)計、查詢等工作，并按照要求提供相關(guān)數(shù)據(jù)和報告。三、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)根據(jù)其工作職責(zé)和授權(quán)范圍，確定相應(yīng)的查閱權(quán)限。2.查閱涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行審批手續(xù)。3.外部合作單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)提前向公司/組織提出申請，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門審核同意，并簽訂保密協(xié)議后，方可查閱。（二）查閱申請1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.內(nèi)部人員查閱檔案的申請，由所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門。3.外部合作單位查閱檔案的申請，應(yīng)先由公司/組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門進行初審，初審?fù)ㄟ^后報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）審批流程1.檔案管理部門收到查閱申請后，對申請內(nèi)容進行審核，重點審查查閱目的是否合理、查閱范圍是否適當(dāng)、審批手續(xù)是否齊全等。2.對于涉及機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案查閱申請，檔案管理部門應(yīng)會同相關(guān)部門進行聯(lián)合審核，并報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，檔案管理部門應(yīng)在《檔案查閱申請表》上簽署意見，并通知查閱申請人。（四）查閱方式1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行操作。復(fù)印、拍照、摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)妥善保管，不得用于與查閱目的無關(guān)的其他用途。3.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門。（五）查閱記錄1.檔案管理部門應(yīng)對每次檔案查閱情況進行詳細記錄，包括查閱申請人、查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱方式、審批情況等信息。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，保存期限按照公司/組織檔案管理制度的規(guī)定執(zhí)行。查閱記錄可作為檔案管理和監(jiān)督檢查的重要依據(jù)。四、檔案歸還與銷毀（一）檔案歸還1.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行認(rèn)真核對，檢查檔案是否完整、有無損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因，并要求查閱人員作出說明。（二）檔案銷毀1.對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)按照公司/組織檔案管理制度的規(guī)定，及時進行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、日期、來源等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對銷毀檔案的清單與實物，確保銷毀工作的真實性和徹底性。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單存檔保存。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立健全檔案托管與查閱的監(jiān)督機制，定期對檔案管理工作進行檢查和評估。2.檔案管理部門應(yīng)加強對檔案托管機構(gòu)的日常監(jiān)督，檢查其合同履行情況、檔案管理情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.各部門應(yīng)配合檔案管理部門做好檔案管理工作，對本部門檔案的整理、移交、查閱等情況進行自查自糾，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等外部機構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合其工作，如實提供相關(guān)資料和信息。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查意見，及時整改存在的問題，不斷完善檔案托管與查閱制度，提高檔案管理水平。六、責(zé)任追究（一）對違反本制度行為的認(rèn)定1.未經(jīng)授權(quán)擅自查閱檔案的。2.查閱檔案時違反查閱方式規(guī)定，擅自將檔案帶出查閱場所或用于其他不當(dāng)用途的。3.對檔案進行涂改、標(biāo)記、污損、丟失等破壞行為的。4.未按照規(guī)定辦理檔案移交、歸還、銷毀等手續(xù)的。5.泄露檔案機密信息的。6.其他違反本制度規(guī)定的行為。（二）責(zé)任追究方式1.對于違反本制度的內(nèi)部人員，視情節(jié)輕重，給予批評教育、警告、記過、降職、撤職等處分；造成經(jīng)濟損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。2