PAGE會計檔案管理制度銀行一、總則（一）制定目的為了加強銀行會計檔案管理，規(guī)范會計檔案的收集、整理、保管、查閱和銷毀等工作，確保會計檔案的安全與完整，根據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》《會計檔案管理辦法》等相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本銀行實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本行各營業(yè)機構、管理部門及附屬單位的會計檔案管理工作。（三）管理原則會計檔案管理遵循統(tǒng)一領導、分級管理的原則?？傂胸撠熤贫ㄈ袝嫏n案管理制度，對全行會計檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查；各分支機構負責本單位會計檔案的具體收集、整理、保管、查閱和銷毀等工作，并接受上級行的監(jiān)督和檢查。二、會計檔案的范圍和分類（一）會計檔案的范圍1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。3.財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。4.其他類：銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、其他應當保存的會計核算專業(yè)資料。（二）會計檔案的分類1.按年度分類：將每年形成的會計檔案分為一類。2.按保管期限分類：分為永久保管和定期保管兩類。定期保管期限分為10年和30年。三、會計檔案的收集與整理（一）收集要求1.各營業(yè)機構、管理部門及附屬單位應按照會計核算的要求，及時將各類會計憑證、賬簿、報表等資料進行整理、裝訂，并在年度終了后及時移交本單位檔案管理部門。2.會計憑證應按日或定期裝訂成冊，封面應注明單位名稱、年度、月份、記賬憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數、附件張數，并由裝訂人員在封面上簽章。3.會計賬簿應在年度終了后，將各賬戶的余額結轉下年，并在摘要欄內注明“結轉下年”字樣；在下一會計年度新建有關會計賬簿的第一行余額欄內填寫上年結轉的余額，并在摘要欄內注明“上年結轉”字樣。4.財務報告應按規(guī)定的格式和內容編制，做到數字真實、計算準確、內容完整、說明清楚。年度財務報告應經注冊會計師審計，并附審計報告。（二）整理方法1.會計檔案應按照分類標準進行整理，同一類別的會計檔案應按照時間順序排列。2.對于會計憑證，應將記賬憑證及其所附原始憑證按照編號順序排列，并在記賬憑證上注明所附原始憑證的張數。對于原始憑證較多的，可以單獨裝訂成冊，并在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號。3.對于會計賬簿，應按照總賬、明細賬、日記賬及其他輔助賬簿的順序排列，并在賬簿首頁注明賬簿名稱、年度、賬簿編號等信息。4.對于財務報告，應按照月度、季度、年度的順序排列，并在報告首頁注明報告名稱、年度及報告期等信息。四、會計檔案的保管（一）保管期限1.永久保管的會計檔案：年度財務報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、涉及外事和對私改造的會計憑證、賬簿。2.保管期限為30年的會計檔案：會計憑證、會計賬簿、會計檔案移交清冊。3.保管期限為10年的會計檔案：月度、季度財務報告，銀行存款余額調節(jié)表，銀行對賬單，納稅申報表。（二）保管地點1.本行應設置專門的會計檔案保管庫（室），配備必要的安全防護設施，確保會計檔案的安全保管。2.會計檔案保管庫（室）應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等功能，并保持清潔、通風良好。3.會計檔案保管庫（室）應實行雙人管理，鑰匙分別由兩人保管，非保管人員未經批準不得進入保管庫（室）。（三）保管要求1.會計檔案應分類存放，排列整齊，并建立會計檔案保管清冊，詳細記錄會計檔案的種類、數量、保管期限、存放地點等信息。2.在會計檔案保管期限內，應定期對會計檔案進行檢查和核對，發(fā)現問題及時處理。3.對電子會計檔案，應定期進行備份，并存儲在磁性介質或光盤等存儲介質上，異地存放。同時，應建立電子會計檔案的索引目錄，便于查詢和利用。4.會計檔案保管期滿，需要銷毀時，應按照規(guī)定的程序進行審批和銷毀。五、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱要求1.本行內部人員查閱會計檔案，應填寫《會計檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱會計檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得將會計檔案攜帶出保管庫（室）。3.需要復印會計檔案的，應經檔案管理部門負責人批準，并在復印件上加蓋檔案管理部門印章。4.查閱會計檔案的人員不得在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。（二）借閱要求1.本行外部人員查閱或借閱會計檔案，應持有單位介紹信，并填寫《會計檔案查閱申請表》，經本行行長批準后，方可查閱或借閱。2.借閱會計檔案時，應填寫《會計檔案借閱登記簿》，注明借閱日期、借閱人姓名、單位、借閱內容、歸還日期等信息，并由借閱人簽字確認。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應妥善保管所借閱的會計檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播會計檔案內容。5.借閱人歸還會計檔案時，檔案管理部門應認真核對，確認無誤后，在《會計檔案借閱登記簿》上注明歸還日期，并由檔案管理人員簽字確認。六、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.會計檔案保管期滿，且該檔案所涉及的經濟業(yè)務事項已經結清，經本行行長批準后，可以銷毀。2.保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。3.正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門會同會計部門提出銷毀意見，編制《會計檔案銷毀清冊》，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。2.《會計檔案銷毀清冊》經本行行長審核簽字后，報上級主管部門備案。3.本行應組織有關人員對擬銷毀的會計檔案進行清點核對，并在銷毀現場進行監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照《會計檔案銷毀清冊》所列內容進行清點核對；銷毀后，應當在《會計檔案銷毀清冊》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本行行長。（三）銷毀記錄會計檔案銷毀后，檔案管理部門應將《會計檔案銷毀清冊》永久保存，并在會計檔案保管清冊中注明銷毀日期、銷毀內容等信息。七、會計檔案的信息化管理（一）信息化建設要求1.本行應加強會計檔案信息化建設，采用先進的信息技術手段，實現會計檔案的電子化管理。2.會計檔案電子化管理系統(tǒng)應具備檔案錄入（掃描）、存儲、查詢、借閱、統(tǒng)計分析等功能，并與本行其他業(yè)務系統(tǒng)實現有效對接。3.會計檔案電子化管理系統(tǒng)應具備數據備份、恢復和安全防護等功能，確保會計檔案數據的安全與完整。（二）電子會計檔案的管理1.電子會計檔案應與紙質會計檔案同時形成，并按照紙質會計檔案的整理要求進行整理、分類和編號。2.電子會計檔案應采用符合國家標準的存儲格式進行存儲，并定期進行備份。備份數據應異地存放，以防止數據丟失。3.電子會計檔案的查閱和借閱應通過電子化管理系統(tǒng)進行，并按照紙質會計檔案的查閱和借閱要求進行審批和登記。4.電子會計檔案的銷毀應按照規(guī)定的程序進行審批和銷毀，并在電子化管理系統(tǒng)中進行記錄。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門本行內部審計部門負責對全行會計檔案管理工作進行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內容1.會計檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.會計檔案的收集、整理、保管、查閱和銷毀等工作的合規(guī)性。3.會計檔案電子化管理系統(tǒng)的運行情況。4.會計檔案保管庫（室）的安全防護情況。（三）問題