PAGE電梯工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)電梯工程檔案管理，確保電梯工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司承接的所有電梯工程檔案管理工作，包括電梯的采購、安裝、調(diào)試、驗(yàn)收及后續(xù)維護(hù)等全過程產(chǎn)生的各類文件資料。（三）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善電梯工程檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各部門做好電梯工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。負(fù)責(zé)電梯工程檔案的接收、審核、編目、上架及提供利用等工作。2.工程管理部門負(fù)責(zé)電梯工程建設(shè)過程中各類文件資料的形成、積累和整理工作，并及時(shí)移交檔案管理部門。協(xié)助檔案管理部門做好電梯工程檔案的審核、編目等工作，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確。3.采購部門負(fù)責(zé)收集電梯采購過程中的相關(guān)文件資料，如采購合同、招投標(biāo)文件、技術(shù)協(xié)議等，并移交檔案管理部門。在采購合同簽訂前，應(yīng)明確檔案資料的提供要求和歸檔責(zé)任。4.安裝調(diào)試部門負(fù)責(zé)電梯安裝調(diào)試過程中形成的各類文件資料的整理，包括施工圖紙、安裝記錄、調(diào)試報(bào)告等，并按時(shí)移交檔案管理部門。確保檔案資料與電梯安裝調(diào)試工作同步進(jìn)行，保證檔案的完整性。5.質(zhì)量驗(yàn)收部門負(fù)責(zé)電梯工程驗(yàn)收過程中產(chǎn)生的驗(yàn)收文件、檢測報(bào)告等資料的收集和整理，并移交檔案管理部門。對驗(yàn)收檔案的準(zhǔn)確性和完整性進(jìn)行審核把關(guān)。二、檔案收集（一）收集范圍1.電梯采購階段采購申請文件。招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)報(bào)告等。采購合同及補(bǔ)充協(xié)議。技術(shù)協(xié)議，明確電梯的規(guī)格、性能、技術(shù)參數(shù)等要求。設(shè)備清單、說明書、操作手冊等。產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、型式試驗(yàn)報(bào)告等質(zhì)量證明文件。2.電梯安裝階段施工圖紙，包括電梯布置圖、土建基礎(chǔ)圖、電氣原理圖等。施工組織設(shè)計(jì)及施工方案。施工進(jìn)度計(jì)劃及實(shí)際進(jìn)度記錄。施工日志，記錄每天的施工情況。材料、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及進(jìn)場驗(yàn)收記錄。隱蔽工程驗(yàn)收記錄，如井道鋼結(jié)構(gòu)焊接、電氣線路敷設(shè)等。分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄。3.電梯調(diào)試階段調(diào)試方案。調(diào)試記錄，包括電梯運(yùn)行參數(shù)測試、功能測試等記錄。調(diào)試報(bào)告，總結(jié)調(diào)試結(jié)果及存在的問題。4.電梯驗(yàn)收階段驗(yàn)收申請文件。驗(yàn)收報(bào)告，由建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位等共同簽署。檢測報(bào)告，由具有資質(zhì)的檢測機(jī)構(gòu)出具的電梯性能檢測報(bào)告。整改記錄，對驗(yàn)收過程中提出的問題進(jìn)行整改的記錄。5.電梯維護(hù)階段維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃及記錄。維修記錄，包括故障維修、部件更換等記錄。年度安全評估報(bào)告。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電梯工程檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、存儲(chǔ)介質(zhì)可靠，并與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。4.檔案資料應(yīng)按照形成時(shí)間順序進(jìn)行收集，不得遺漏或丟失。三、檔案整理（一）分類原則電梯工程檔案按照工程建設(shè)程序和文件性質(zhì)進(jìn)行分類，一般分為工程前期文件、施工文件、調(diào)試文件、驗(yàn)收文件、維護(hù)文件等五大類。（二）分類方法1.工程前期文件采購申請文件。招投標(biāo)文件。采購合同及補(bǔ)充協(xié)議。技術(shù)協(xié)議。2.施工文件施工圖紙。施工組織設(shè)計(jì)及施工方案。施工進(jìn)度計(jì)劃及實(shí)際進(jìn)度記錄。施工日志。通過施工圖紙的專業(yè)分類，如建筑、結(jié)構(gòu)、電氣、給排水等進(jìn)行細(xì)分。材料、設(shè)備質(zhì)量證明文件及進(jìn)場驗(yàn)收記錄。隱蔽工程驗(yàn)收記錄。分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄。3.調(diào)試文件調(diào)試方案。調(diào)試記錄。調(diào)試報(bào)告。4.驗(yàn)收文件驗(yàn)收申請文件。驗(yàn)收報(bào)告。檢測報(bào)告。整改記錄。5.維護(hù)文件維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃及記錄。維修記錄。年度安全評估報(bào)告。（三）編號規(guī)則電梯工程檔案編號采用“工程名稱分類代碼流水號”的形式，具體如下：1.工程名稱：填寫電梯工程的具體名稱。2.分類代碼：按照上述分類方法，分別用兩位數(shù)字表示各類文件，如“01”表示工程前期文件，“02”表示施工文件等。3.流水號：按照文件形成的先后順序，從“001”開始依次編號。例如：某小區(qū)電梯工程的一份施工圖紙編號為“某小區(qū)電梯工程02005”。（四）裝訂要求1.檔案資料應(yīng)采用A4紙打印或復(fù)印，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。2.對于紙張較大的圖紙，應(yīng)折疊成A4紙大小，并在折疊處加蓋檔案章。3.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在移動(dòng)硬盤或光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并制作相應(yīng)的目錄清單，與紙質(zhì)文件一同裝訂。四、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.電梯采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)在一周內(nèi)將相關(guān)檔案資料移交檔案管理部門歸檔。2.電梯安裝工程開始后，安裝調(diào)試部門應(yīng)每半個(gè)月將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。3.電梯調(diào)試完成后，調(diào)試部門應(yīng)在三天內(nèi)將調(diào)試檔案移交檔案管理部門。4.電梯驗(yàn)收合格后，質(zhì)量驗(yàn)收部門應(yīng)在一周內(nèi)將驗(yàn)收檔案移交檔案管理部門。5.電梯維護(hù)過程中產(chǎn)生的檔案資料，應(yīng)在每月末移交檔案管理部門。（二）歸檔程序1.檔案管理部門接收各部門移交的檔案資料后，應(yīng)按照分類和編號規(guī)則進(jìn)行審核。2.審核無誤后，將檔案資料進(jìn)行裝訂、編目，并填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息。3.將歸檔后的檔案資料上架存放，建立檔案檢索目錄，便于查詢和利用。五、檔案保管（一）保管期限電梯工程檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案包括：電梯采購合同、驗(yàn)收報(bào)告、檢測報(bào)告、年度安全評估報(bào)告等重要文件。2.長期保管的檔案包括：施工圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、調(diào)試報(bào)告、維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃等，保管期限為20年。3.短期保管的檔案包括：施工日志、材料設(shè)備進(jìn)場驗(yàn)收記錄、維修記錄等常用文件，保管期限為5年。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，保持庫房清潔、通風(fēng)、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，確保檔案的安全保管。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對電梯工程檔案進(jìn)行清查，每年至少一次。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱，并作為檔案管理工作考核的依據(jù)。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱電梯工程檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位因工作需要查閱電梯工程檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。3.涉及電梯工程的訴訟、仲裁等法律事務(wù)需要查閱檔案的，應(yīng)按照法律程序辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)公司法律事務(wù)部門審核后，方可查閱。（二）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。2.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱，并遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。七、檔案保密（一）保密范圍電梯工程檔案中涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等內(nèi)容的，均屬于保密范圍。（二）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)與查閱人