PAGE數(shù)據(jù)中心檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)數(shù)據(jù)中心檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在數(shù)據(jù)中心運(yùn)營、決策、技術(shù)支持等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于數(shù)據(jù)中心全體員工及與數(shù)據(jù)中心業(yè)務(wù)相關(guān)的各類檔案管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：數(shù)據(jù)中心檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映數(shù)據(jù)中心的各項業(yè)務(wù)活動和歷史面貌。3.完整性原則：全面收集、整理和保存與數(shù)據(jù)中心相關(guān)的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及數(shù)據(jù)中心機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、利用和開發(fā)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善數(shù)據(jù)中心檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理數(shù)據(jù)中心各類檔案，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案等。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和安全性。6.負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，確保檔案存放環(huán)境符合要求。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理工作的落實(shí)。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)知識。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、保管、編目、統(tǒng)計等。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案的安全和保密。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，及時準(zhǔn)確地提供檔案信息。5.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.項目檔案：包括數(shù)據(jù)中心建設(shè)項目、升級改造項目等相關(guān)的各類文件、資料、圖紙等。2.技術(shù)檔案：涵蓋數(shù)據(jù)中心的技術(shù)方案、操作規(guī)程、技術(shù)報告、研究成果等。3.運(yùn)維檔案：包含設(shè)備維護(hù)記錄、故障處理報告、運(yùn)行日志等。4.安全檔案：涉及安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄等。5.行政檔案：包括數(shù)據(jù)中心的行政文件、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)等。6.合同檔案：各類與數(shù)據(jù)中心業(yè)務(wù)相關(guān)的合同、協(xié)議等。（二）編號規(guī)則1.采用分類編號法，每個大類用一個大寫字母表示，如項目檔案用“X”表示，技術(shù)檔案用“J”表示等。2.大類下的小類用兩位數(shù)字表示，如項目檔案中的可行性研究報告用“X01”表示。3.每個具體檔案編號由大類代碼、小類代碼和流水號組成，流水號為三位數(shù)字，從“001”開始依次編號。例如，項目檔案中第5份可行性研究報告的編號為“X01005”。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.數(shù)據(jù)中心在各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.上級主管部門下發(fā)的與數(shù)據(jù)中心相關(guān)的文件、通知等。3.與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。4.數(shù)據(jù)中心員工撰寫的工作報告、技術(shù)論文、研究成果等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門產(chǎn)生的檔案收集齊全，定期移交檔案管理部門。2.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)在形成后立即送交檔案管理部門。3.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意涂改、損壞。（三）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類。2.對每份檔案進(jìn)行編號，并編制目錄。3.去除檔案中的金屬物，如訂書釘、回形針等，對破損的檔案進(jìn)行修補(bǔ)。4.按照檔案的形成時間或重要程度進(jìn)行排序。五、檔案保管（一）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。3.檔案架應(yīng)排列整齊，標(biāo)識清晰，便于檔案的存放和查找。4.庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）紙質(zhì)檔案保管1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案盒或檔案袋中，并在盒（袋）上標(biāo)明檔案編號、名稱、日期等信息。2.按照檔案類別和編號順序，將檔案存放在檔案架上。3.定期對紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如發(fā)霉、蟲蛀等。（三）電子檔案保管1.電子檔案應(yīng)以電子文件的形式保存，存儲介質(zhì)應(yīng)選用安全可靠的設(shè)備，如磁帶、光盤、硬盤等。2.對電子檔案進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于查詢和檢索。3.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份應(yīng)采用異地存儲等方式，確保數(shù)據(jù)的安全性。4.嚴(yán)格控制電子檔案的訪問權(quán)限，防止電子檔案被非法篡改或刪除。六、檔案利用（一）利用范圍1.數(shù)據(jù)中心內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案。2.外部單位因合作、審計、調(diào)查等原因需要查閱檔案。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱員工填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等。申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請表提供檔案，并做好查閱登記。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。2.外部查閱外部單位提出查閱申請，說明查閱檔案的原因和范圍。數(shù)據(jù)中心相關(guān)部門對申請進(jìn)行審核，審核通過后報數(shù)據(jù)中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理部門按照批準(zhǔn)的范圍提供檔案，并與查閱單位簽訂《檔案查閱保密協(xié)議》。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督。（三）利用登記1.建立檔案利用登記臺賬，詳細(xì)記錄檔案利用的時間、利用者姓名、單位、查閱檔案名稱、編號、查閱目的、歸還時間等信息。2.對檔案利用情況進(jìn)行定期統(tǒng)計和分析，為檔案管理工作提供參考。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)數(shù)據(jù)中心的發(fā)展和業(yè)務(wù)需要，對檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等組成。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價值，包括對數(shù)據(jù)中心業(yè)務(wù)的參考作用、歷史研究價值等。3.檔案的時效性，是否已失去現(xiàn)行效用。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見。2.銷毀意見經(jīng)數(shù)據(jù)中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀后，在檔案銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊永久保存。八、檔案保密（一）保密措施1.對涉及數(shù)據(jù)中心機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制接觸范圍，實(shí)行專人專管。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。3.在檔案查閱、利用過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。4.對檔案存儲介質(zhì)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。（二）保密教育1.定期組織員工進(jìn)行檔案保密教育，提高員工的保密意識。2.在新員工入職培訓(xùn)中，增加檔案保密方面的內(nèi)容。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為數(shù)據(jù)中心的發(fā)展提供有力支持。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，支持多種格式文件的上傳。2.檢索查詢：提供靈活多樣的檢索方式，如按關(guān)鍵詞、編號、日期等進(jìn)行查詢。3.借閱管理：對檔案借閱進(jìn)行全程跟蹤和管理，記錄借閱情況。4.統(tǒng)計分析：對檔案利用情況、檔案數(shù)量等進(jìn)行統(tǒng)計分析，生成報表。