PAGE檔案局各項規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強檔案局的規(guī)范化管理，提高工作效率，確保檔案工作的科學(xué)性、準確性和完整性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本局實際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于檔案局全體工作人員，包括檔案管理人員、業(yè)務(wù)科室人員以及其他與檔案工作相關(guān)的人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，確保檔案工作在法律框架內(nèi)進行。2.真實準確原則檔案內(nèi)容必須真實反映歷史事實，數(shù)據(jù)準確無誤，嚴禁虛假和錯誤信息進入檔案。3.安全保密原則加強檔案安全管理，確保檔案實體和信息的安全，嚴格保密制度，防止檔案信息泄露。4.高效服務(wù)原則以服務(wù)為宗旨，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為社會各界提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.各類機關(guān)、團體、企事業(yè)單位形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等檔案材料。2.本地區(qū)重大活動、重點項目、突發(fā)事件等形成的檔案。3.涉及民生領(lǐng)域的檔案，如婚姻登記、社保醫(yī)保、房產(chǎn)等檔案。4.歷史文化遺產(chǎn)相關(guān)的檔案，包括古籍、文物、藝術(shù)作品等的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)定期向檔案局移交檔案，移交時需填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時間等信息。2.檔案收集人員應(yīng)及時跟蹤檔案形成部門的工作動態(tài)，主動收集檔案，確保檔案的及時、完整收集。3.對于重要檔案或特殊檔案，應(yīng)采取特殊的收集措施，如現(xiàn)場監(jiān)督、提前介入等，確保檔案的真實性和完整性。（三）收集流程1.檔案形成部門整理好檔案后，向檔案局提出移交申請。2.檔案局收到申請后，安排專人進行審核，審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、規(guī)范性等。3.審核通過后，雙方辦理檔案移交手續(xù)，填寫檔案移交清單，并簽字確認。4.檔案收集人員將接收的檔案及時入庫，并進行登記和編號。三、檔案整理制度（一）整理原則1.遵循檔案形成規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系。2.便于檔案的保管和利用，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（二）整理方法1.分類根據(jù)檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素，將檔案分為不同的類別，如文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等。2.編號為每一份檔案或每一組檔案賦予唯一的編號，便于檔案的檢索和管理。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固，便于保管和查閱。（三）整理流程1.檔案收集人員將接收的檔案進行初步分類和清理。2.檔案整理人員按照整理方法對檔案進行詳細整理，包括分類、編號、編目、裝訂等工作。3.整理過程中，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行記錄和處理，如檔案缺失、信息錯誤等。4.整理完成后，由專人進行審核，審核通過后將檔案上架存放。四、檔案保管制度（一）保管場所1.檔案局應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。2.定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。3.對破損、褪色等有問題的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)和處理。4.嚴格控制庫房的溫濕度，保持適宜的環(huán)境條件，延長檔案的使用壽命。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和歷史價值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長期和短期。1.永久保管的檔案：具有重要歷史價值和憑證作用的檔案，如本地區(qū)重大歷史事件的檔案、重要人物的檔案等。2.長期保管的檔案：在較長時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限一般為5年以下。（四）檔案銷毀制度1.對已到保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并報經(jīng)檔案局領(lǐng)導(dǎo)批準。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的場所進行，由專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。4.銷毀完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。五、檔案利用制度（一）利用范圍1.為機關(guān)、團體、企事業(yè)單位等提供檔案查閱、借閱服務(wù)，滿足其工作需要。2.為社會公眾提供檔案信息咨詢服務(wù)，滿足其對歷史文化、民生信息等的需求。3.開展檔案展覽、編研等活動，發(fā)揮檔案的文化教育功能。（二）利用要求1.利用者應(yīng)遵守檔案利用的相關(guān)規(guī)定，愛護檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。2.查閱、借閱檔案應(yīng)填寫申請表，注明利用目的、范圍等信息，并經(jīng)檔案局領(lǐng)導(dǎo)批準。3.檔案利用一般應(yīng)在檔案局指定的場所進行，如需外借，應(yīng)嚴格履行借閱手續(xù)，限期歸還。（三）利用流程1.利用者向檔案局提出檔案利用申請。2.檔案局收到申請后，進行審核，符合條件的予以批準。3.利用者按照批準的范圍和方式查閱、借閱檔案，利用過程中應(yīng)接受檔案局工作人員的監(jiān)督。4.利用結(jié)束后，利用者應(yīng)及時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案信息化管理制度（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，提升檔案服務(wù)水平，為社會提供更加便捷的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對館藏檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合檔案局工作的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.安全保障建立檔案信息化安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密、防火墻等技術(shù)措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.加強檔案信息化設(shè)備的管理和維護，確保設(shè)備的正常運行。2.嚴格規(guī)范電子檔案的錄入、存儲、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)，保證電子檔案的質(zhì)量。3.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化，提高系統(tǒng)的性能和功能。4.加強檔案信息化人才隊伍建設(shè)，提高工作人員的信息化技能水平。七、檔案統(tǒng)計制度（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計，包括各類檔案的數(shù)量、新增檔案數(shù)量、銷毀檔案數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計，如查閱、借閱檔案的人次、卷次等。3.檔案整理情況統(tǒng)計，如整理檔案的數(shù)量、類別等。4.檔案信息化建設(shè)情況統(tǒng)計，如電子檔案數(shù)量、系統(tǒng)使用情況等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案工作的各項數(shù)據(jù)進行記錄和匯總。2.利用檔案信息化管理系統(tǒng)，自動生成相關(guān)統(tǒng)計報表，提高統(tǒng)計工作的效率和準確性。3.定期對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結(jié)檔案工作的規(guī)律和問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。（三）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計人員應(yīng)認真負責，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的真實、準確、完整。2.統(tǒng)計報表應(yīng)按時報送，不得遲報、漏報、虛報。3.加強統(tǒng)計數(shù)據(jù)的保密工作，防止統(tǒng)計信息泄露。八、檔案工作人員崗位職責（一）檔案管理人員崗位職責1.負責檔案的收集、整理、保管、利用等日常管理工作。2.制定檔案管理制度和工作計劃，并組織實施。3.對檔案信息化建設(shè)進行規(guī)劃和管理，推進檔案數(shù)字化工作。4.開展檔案統(tǒng)計工作，定期向上級部門報送統(tǒng)計報表。5.參與檔案編研和展覽等活動，發(fā)揮檔案的文化教育功能。（二）業(yè)務(wù)科室人員崗位職責1.負責本科室形成檔案的收集、整理工作，并及時移交檔案局。2.協(xié)助檔案局開展檔案利用工作，提供相關(guān)檔案信息和資料。3.配合檔案局做好檔案信息化建設(shè)工作，確保本科室檔案信息的準確錄入和安全存