PAGE茶樹菇生產記錄檔案制度一、總則（一）目的為加強茶樹菇生產管理，規(guī)范生產記錄檔案工作，確保茶樹菇生產過程的可追溯性，保障產品質量安全，依據相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司[公司名稱]茶樹菇生產的全過程，包括茶樹菇菌種培育、原料采購、栽培管理、采收加工、銷售等環(huán)節(jié)所涉及的記錄檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：生產記錄應如實記錄茶樹菇生產過程中的各項活動，確保記錄信息真實可靠，不得虛構、篡改。2.完整性原則：涵蓋茶樹菇生產的各個環(huán)節(jié)，全面記錄生產過程中的各種信息，保證記錄檔案的完整性。3.準確性原則：記錄內容應準確無誤，數據記錄、文字描述等應清晰明確，避免模糊或歧義。4.可追溯性原則：通過生產記錄檔案，能夠清晰追溯茶樹菇從原料到成品的整個生產過程，包括生產時間、地點、操作人員、使用的物資等信息。5.規(guī)范性原則：記錄檔案的格式、內容填寫、保存方式等應符合相關法律法規(guī)和行業(yè)標準要求，保持規(guī)范統一。（四）職責分工1.生產部門負責組織茶樹菇生產過程記錄的填寫、收集和初步整理。確保生產記錄的及時性和準確性，對記錄內容的真實性負責。2.質量控制部門負責審核生產記錄檔案，檢查記錄的完整性和規(guī)范性。對生產過程中的關鍵控制點記錄進行重點審查，確保產品質量符合標準要求。3.采購部門負責記錄茶樹菇生產所需原料、物資的采購信息，包括供應商名稱、采購日期、品種規(guī)格、數量等。保存采購合同、發(fā)票等相關憑證，并與生產記錄檔案進行關聯。4.銷售部門負責記錄茶樹菇產品的銷售信息，包括銷售日期、客戶名稱、產品規(guī)格、數量、去向等。將銷售記錄反饋給生產部門，以便進行生產與銷售的銜接和追溯。5.檔案管理部門負責建立茶樹菇生產記錄檔案庫，對各類生產記錄檔案進行統一歸檔、保管和維護。制定檔案查閱、借閱制度，確保檔案的安全和保密，防止記錄檔案的丟失、損壞和泄露。二、生產記錄檔案內容及要求（一）菌種培育記錄1.母種記錄編號：為每支母種賦予唯一的編號，便于識別和追溯。來源：記錄母種的獲取途徑，如自行分離、購買等，并注明提供單位或個人。接種日期：準確記錄母種接種到斜面培養(yǎng)基的日期。培養(yǎng)條件：包括培養(yǎng)溫度、濕度、光照等環(huán)境條件，以及培養(yǎng)天數。生長狀況：定期觀察并記錄母種的菌絲生長速度、色澤、均勻度等特征。轉管記錄：記錄母種轉管的次數、日期、操作人員等信息。2.原種記錄編號：與母種編號相對應，建立原種的編號體系。母種使用情況：注明所使用母種的編號、接種量等信息。培養(yǎng)基配方：詳細記錄原種培養(yǎng)基的組成成分、比例及配制方法。接種日期：記錄原種接種的具體日期。培養(yǎng)條件：同母種培養(yǎng)條件記錄要求，包括溫度、濕度、光照等及培養(yǎng)天數。生長狀況：觀察并記錄原種菌絲長滿瓶的時間、菌絲生長狀態(tài)、有無雜菌污染等情況。質量檢測：記錄原種質量檢測的結果，如菌絲活力、純度等。3.栽培種記錄編號：延續(xù)原種編號體系，為栽培種賦予編號。原種使用情況：注明所使用原種的編號、擴繁數量等。培養(yǎng)基配方：記錄栽培種培養(yǎng)基的配方，包括主料、輔料的種類及用量。接種日期：準確記錄栽培種接種的日期。培養(yǎng)條件：記錄培養(yǎng)過程中的溫度、濕度、光照等條件及培養(yǎng)天數。發(fā)菌情況：定期檢查并記錄栽培種的發(fā)菌進度、菌絲生長情況、有無污染等。出菇試驗記錄：如進行出菇試驗，記錄試驗的時間、地點、出菇情況等信息。（二）原料采購記錄1.原料名稱：明確記錄所采購的用于茶樹菇生產的各種原料，如棉籽殼、麩皮、玉米芯等。2.供應商信息：記錄供應商的名稱、地址、聯系方式等，確保能夠及時與供應商溝通和追溯原料來源。3.采購日期：準確記錄每次原料采購的具體日期。4.品種規(guī)格：詳細描述所采購原料的品種、規(guī)格、等級等質量指標。5.數量：記錄采購原料的數量，以重量、體積等合適的計量單位表示。6.價格：注明原料的采購單價及總價。7.質量檢驗報告：保存原料供應商提供的質量檢驗報告，或記錄公司自行檢驗的結果，確保原料質量符合茶樹菇生產要求。8.采購合同：將采購合同作為附件與原料采購記錄一并保存，合同中應明確雙方的權利義務、質量標準、交貨方式等條款。（三）栽培管理記錄1.栽培場地信息：記錄茶樹菇栽培場地的地址、面積、設施條件等情況。2.栽培時間：明確茶樹菇接種栽培的具體年份、月份和日期。3.栽培品種：記錄所栽培茶樹菇的品種名稱。4.栽培方式：如袋栽、床栽等，注明具體的栽培方法。5.培養(yǎng)料配方及配制記錄：詳細記錄培養(yǎng)料的配方組成、各成分用量及配制過程，包括攪拌順序、加水比例等信息。6.裝袋（瓶）規(guī)格：記錄栽培容器的規(guī)格，如袋子的尺寸、瓶子的容量等。7.接種記錄：包括接種日期、接種人員、接種量、接種方法等內容。8.培養(yǎng)期間管理記錄：溫度記錄：每天定時記錄栽培場地內的溫度變化情況，可采用表格形式記錄不同時間段的溫度數值。濕度記錄：記錄空氣濕度和培養(yǎng)料濕度的變化，濕度測量可使用濕度計，注明測量時間和濕度數值。通風記錄：記錄通風時間、通風方式（如自然通風、機械通風）及通風量等信息。光照記錄：記錄光照強度和光照時間的變化，對于光照要求嚴格的茶樹菇品種，需詳細記錄光照條件對菌絲生長和子實體發(fā)育的影響。病蟲害防治記錄：記錄茶樹菇生長過程中發(fā)生的病蟲害種類、發(fā)生時間、防治措施（包括用藥名稱、用量、施藥方法等）及防治效果等情況。9.出菇管理記錄：原基形成時間：記錄茶樹菇原基開始出現的日期。子實體生長階段管理記錄：包括溫度、濕度、通風、光照等環(huán)境條件的調整記錄，以及疏蕾、采摘等操作的時間和情況。采收記錄：詳細記錄每次采收的日期、采收人員、采收數量、產品規(guī)格等信息。（四）采收加工記錄1.采收日期：記錄茶樹菇采收的具體年月日。2.采收批次：為每個采收批次進行編號，便于區(qū)分和管理。3.采收人員：注明參與采收工作的人員姓名。4.采收數量：準確記錄采收茶樹菇的重量或數量。5.產品規(guī)格：描述采收茶樹菇的長度、直徑、色澤、含水量等質量規(guī)格指標。6.加工處理記錄：加工日期：記錄茶樹菇開始加工的日期。加工方式：如烘干、曬干、保鮮加工等，注明具體的加工方法和工藝流程。加工設備：記錄使用的加工設備名稱、型號及運行參數等。包裝記錄：包括包裝材料的種類、規(guī)格、包裝規(guī)格（如每袋重量、每箱數量）、包裝日期等信息。成品入庫記錄：記錄加工后的茶樹菇成品入庫的日期、倉庫位置、入庫數量等。（五）銷售記錄1.銷售日期：記錄茶樹菇產品銷售的具體年月日。2.客戶名稱：明確購買茶樹菇產品的客戶單位或個人名稱。3.產品規(guī)格：同采收加工記錄中的產品規(guī)格描述，注明銷售產品的質量指標。4.銷售數量：記錄銷售茶樹菇產品的數量。5.銷售價格：注明產品的銷售單價及總價。6.交貨方式：記錄產品的交貨方式，如快遞、物流運輸等，并注明運輸單號。7.客戶反饋記錄：記錄客戶對產品質量、包裝、服務等方面的反饋意見，以便及時改進產品和服務。三、生產記錄檔案的填寫與收集（一）填寫要求1.生產記錄應使用黑色或藍色中性筆填寫，字跡清晰、工整，不得使用鉛筆、圓珠筆或褪色筆填寫。2.各項記錄內容應按照規(guī)定的格式和要求填寫完整，不得遺漏重要信息。對于必填項，必須準確填寫；對于選填項，根據實際情況如實填寫。3.記錄中的數據應真實可靠，不得隨意編造或涂改。如發(fā)現記錄有誤，應采用規(guī)范的更正方法進行修改，即在錯誤處劃一條橫線，在其上方填寫正確內容，并由修改人簽字確認。4.記錄內容應及時填寫，不得拖延或事后補記。對于生產過程中的關鍵操作和重要事件，應在發(fā)生后立即記錄，確保記錄的及時性和準確性。（二）收集要求1.生產部門應指定專人負責生產記錄的收集工作，確保記錄按時、完整收集。2.每日生產結束后，各崗位操作人員應將當天的生產記錄及時整理、匯總，交給指定的記錄收集人員。3.記錄收集人員應對收集到的生產記錄進行初步審核，檢查記錄的填寫是否完整、準確，數據是否清晰、合理。對于不符合要求的記錄，應及時返回相關操作人員進行更正或補充。4.收集后的生產記錄應按照類別進行分類整理，如菌種培育記錄、原料采購記錄、栽培管理記錄等，便于后續(xù)的歸檔和查閱。四、生產記錄檔案的審核與歸檔（一）審核要求1.質量控制部門應定期對生產記錄檔案進行審核，確保記錄內容符合相關法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司內部規(guī)定的要求。2.審核人員應重點關注生產過程中的關鍵控制點記錄，如原料質量檢驗、接種操作、病蟲害防治等環(huán)節(jié)，檢查記錄是否完整、準確，是否能夠有效追溯產品質量。3.對于審核中發(fā)現的問題，審核人員應及時與生產部門溝通，要求其進行整改。整改完成后，重新提交審核，直至審核通過。4.審核人員應填寫審核意見，明確記錄檔案中存在的問題、整改要求及審核結果，并簽字確認審核日期。（二）歸檔要求1.檔案管理部門應在生產記錄檔案審核通過后，及時進行歸檔保存。2.歸檔的生產記錄檔案應按照年度、類別進行分類存放，建立清晰明確的檔案索引目錄，便于快速查找和查閱。3.每份生產記錄檔案應編制頁碼，確保檔案內容的完整性和連續(xù)性。同時，應在檔案首頁附上檔案目錄，注明檔案包含的內容及頁碼。4.對于電子文檔形式的生產記錄檔案，應進行備份存儲，并建立電子檔案管理制度，確保電子檔案的安全、完整和可訪問性。備份存儲介質應定期進行檢查和更新，防止數據丟失。5.檔案管理部門應建立檔案借閱登記制度，記錄借閱檔案的人員姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息，確保檔案的借閱和歸還能夠得到有效跟蹤。借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉借、復印、涂改或損壞檔案內容。五、生產記錄檔案的查閱與使用（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱生產記錄檔案的，應填寫《生產記錄檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，并經所在部門負責人簽字批準。2.涉及質量追溯、產品召回等緊急情況時，相關人員可在獲得部門負責人口頭批準后，先行查閱生產記錄檔案，但事后應及時補辦書面申請手續(xù)。3.外部機構（如監(jiān)管部門、客戶等）需要查閱生產記錄檔案的，應按照相關法律法規(guī)和公司規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)。一般情況下，需提前向公司提出書面申請，說明查閱目的、范圍和時間等，并經公司主管領導批準。公司應指定專人陪同查閱，并對查閱過程進行監(jiān)督，確保檔案信息不被泄露。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《生產記錄檔案查閱申請表》，提交至所在部門負責人。2.部門負責人審核申請表，簽字批準后交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據申請表內容，查找相應的生產記錄檔案，并提供給查閱人員。查閱人員應在檔案查閱登記表上簽字確認查閱日期和查閱內容。4.查閱人員應在規(guī)定的查閱時間內完成查閱工作，并將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理部門在收到歸還的檔案后，應檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，應及時查明原因并追究相關人員責任。（三）使用要求1.查閱人員應嚴格遵守檔案查閱制度，不得擅自將生產記錄檔案帶出檔案查閱室或泄露檔案內容。如需復印或摘錄檔案內容，應事先經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理相關手續(xù)。2.查閱人員在查閱生產記錄檔案過程中，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或撕毀。如發(fā)現檔案存在問題或疑問，應及時向檔案管理部門反饋。3.公司內部人員查閱生產記錄檔案后，應將查閱結果及時反饋給相關部門或人員，以便于工作的開展和問題的解決。涉及質量問題或其他重要事項的，應按照公司規(guī)定進行處理和報告。六、生產記錄檔案的保存期限與銷毀（一）保存期限1.茶樹菇生產記錄檔案的保存期限應符合相關法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。一般情況下，菌種培育記錄、原料采購記錄、栽培管理記錄、采收加工記錄等應保存[X]年，銷售記錄應保存[X]年。2.對于涉及產品質量安全事故、法律糾紛等特殊情況的生產記錄檔案，應按照相關法律法規(guī)的規(guī)定延長保存期限，直至問題處理完畢。（二）銷毀程序1.生產記錄檔案保存期滿后，檔案管理部門應定期對檔案進行清理，提出銷毀意見。銷毀意見應包括檔案名稱、年度、數量、保存期限、銷毀原因等內容，并經檔案管理部門負責人審核