PAGE檔案庫(kù)房管理制度格式一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案庫(kù)房管理，確保檔案的安全、完整與有效利用，特制定本管理制度格式。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及所屬單位檔案庫(kù)房的管理工作。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。2.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理、存儲(chǔ)和檢索。3.方便利用原則：便于檔案的查閱、借閱和傳遞，提高檔案利用效率。二、檔案庫(kù)房管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理工作，包括檔案的接收、整理、存儲(chǔ)、保管、查閱、借閱等。2.制定檔案庫(kù)房管理制度和操作規(guī)程，并組織實(shí)施。3.對(duì)檔案庫(kù)房的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和管理，確保其正常運(yùn)行。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，保證檔案的賬實(shí)相符。5.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度和操作規(guī)程，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的整理、編目、上架等工作，確保檔案的分類(lèi)準(zhǔn)確、排列有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。5.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）其他部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、完整。2.在檔案形成過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理要求進(jìn)行規(guī)范操作，保證檔案質(zhì)量。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案庫(kù)房建設(shè)與設(shè)施設(shè)備管理（一）檔案庫(kù)房選址與建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇在地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫(kù)房的建筑應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)建筑設(shè)計(jì)防火規(guī)范的要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防高溫等功能。3.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案存儲(chǔ)區(qū)、查閱區(qū)、整理區(qū)等功能區(qū)域，布局合理，便于操作。（二）設(shè)施設(shè)備配備1.檔案存儲(chǔ)設(shè)備：應(yīng)配備標(biāo)準(zhǔn)的檔案密集架、檔案柜、檔案盒等存儲(chǔ)設(shè)備，確保檔案的安全存放。2.溫濕度控制設(shè)備：安裝溫濕度傳感器和空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備，將庫(kù)房溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.消防設(shè)備：配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火器材等消防設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.安全防范設(shè)備：安裝監(jiān)控?cái)z像頭、門(mén)禁系統(tǒng)等安全防范設(shè)備，確保庫(kù)房安全。5.其他設(shè)備：根據(jù)需要配備檔案整理工具、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備。（三）設(shè)施設(shè)備維護(hù)與管理1.建立設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬，詳細(xì)記錄設(shè)施設(shè)備的名稱(chēng)、型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、維護(hù)情況等信息。2.定期對(duì)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行維修或更換。3.制定設(shè)施設(shè)備操作規(guī)程，操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，避免因操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞。4.對(duì)設(shè)施設(shè)備的更新、改造等情況及時(shí)進(jìn)行記錄，并報(bào)檔案管理部門(mén)備案。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，定期將本部門(mén)形成的檔案收集整理后移交檔案管理部門(mén)。2.檔案收集范圍應(yīng)涵蓋公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的各個(gè)方面，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。3.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)接收的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的齊全、完整和質(zhì)量符合要求。對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)通知移交部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（二）檔案整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.檔案整理的基本步驟包括分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等。3.分類(lèi)應(yīng)按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行，確保分類(lèi)科學(xué)合理。4.編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，便于查找和管理。5.編目應(yīng)編制檔案目錄，包括檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、保管期限等信息。6.裝訂應(yīng)按照檔案裝訂要求對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。五、檔案存儲(chǔ)與保管（一）檔案存儲(chǔ)1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)、編號(hào)順序存放在檔案密集架或檔案柜中，確保排列有序，便于查找。2.不同保管期限、不同類(lèi)型的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)。3.檔案存儲(chǔ)應(yīng)遵循先進(jìn)先出的原則，定期對(duì)檔案進(jìn)行倒架，防止檔案長(zhǎng)期積壓損壞。（二）檔案保管1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。2.做好檔案的防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防高溫等工作，采取必要的防護(hù)措施，確保檔案的安全。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全。4.建立檔案保管期限表，對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行明確規(guī)定。到期檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。六、檔案查閱與借閱（一）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的查閱區(qū)域進(jìn)行，查閱完畢后應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（二）檔案借閱1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)按照借閱申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。3.借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期滿(mǎn)后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案。4.借閱檔案應(yīng)保持檔案的完整，不得擅自拆卷、復(fù)印、拍照等。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。七、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員等組成。3.鑒定小組應(yīng)按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和原則，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。（二）檔案銷(xiāo)毀1.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，并由專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。4.檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上注明銷(xiāo)毀日期和銷(xiāo)毀方式，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。八、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)規(guī)劃1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和措施。2.檔案信息化建設(shè)應(yīng)與公司信息化建設(shè)整體規(guī)劃相協(xié)調(diào)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案管理的效率和水平。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案數(shù)字化應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）檔案信息系統(tǒng)管理1.建立檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保管、查閱、借閱等業(yè)務(wù)的信息化管理。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備用戶(hù)管理、權(quán)限管理、檔案管理、查詢(xún)統(tǒng)計(jì)、安全審計(jì)等功能。3.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶(hù)賬號(hào)和密碼，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，防止信息泄露和系統(tǒng)故障。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制建立1.建立檔案庫(kù)房管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案庫(kù)房管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案庫(kù)房管理工作情況，接受公司領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）檢查內(nèi)容與方式1.檢查內(nèi)容包括檔案庫(kù)房管理制度的執(zhí)行情況、檔案的收集整理情況、檔案的存儲(chǔ)保管情況、檔案的查閱借閱情況、檔案信息化建