PAGE新建項目檔案管理制度一、總則（一）目的為加強新建項目檔案管理，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為項目建設(shè)、運營及后續(xù)維護提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司[公司名稱]新建的各類項目，包括但不限于工程項目、科研項目、信息化項目等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則項目檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.全程參與原則檔案管理工作應(yīng)貫穿項目建設(shè)全過程，從項目策劃、立項、設(shè)計、施工、調(diào)試到竣工驗收等各個環(huán)節(jié)，均需同步開展檔案管理工作。3.真實準確原則項目檔案應(yīng)如實反映項目建設(shè)實際情況，數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容完整，嚴禁虛假和篡改。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于項目各相關(guān)部門和人員查閱、使用，提高檔案利用效率，充分發(fā)揮檔案的價值。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善項目檔案管理制度、流程和標準，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負責(zé)項目檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對項目檔案管理工作進行定期檢查和考核。3.參與項目前期文件的審核，對項目文件材料的形成、積累、整理和歸檔進行指導(dǎo)和監(jiān)督。4.負責(zé)接收、整理、保管和統(tǒng)計項目檔案，建立項目檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供項目檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.組織開展項目檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的時效性和有效性。（二）項目建設(shè)部門職責(zé)1.負責(zé)本部門項目文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保項目文件材料的齊全、完整、準確。2.明確項目文件材料的形成、積累、整理和歸檔責(zé)任人，督促相關(guān)人員及時完成文件材料的整理和移交。3.配合檔案管理部門做好項目檔案的驗收工作，對驗收提出的問題及時整改。4.在項目建設(shè)過程中，嚴格按照檔案管理要求，規(guī)范項目文件材料的形成和管理，確保項目檔案與項目建設(shè)同步推進。（三）項目負責(zé)人職責(zé)1.對項目檔案工作負總責(zé)，將檔案管理工作納入項目管理計劃，明確檔案管理目標和要求。2.協(xié)調(diào)項目各部門之間的工作關(guān)系，確保項目文件材料的及時收集、整理和歸檔。3.審核項目檔案的整理質(zhì)量和歸檔范圍，對不符合要求的檔案提出整改意見。4.參與項目檔案的驗收工作，并負責(zé)簽署驗收意見。（四）文件材料形成部門和人員職責(zé)1.負責(zé)本部門項目文件材料的形成、積累和初步整理工作，確保文件材料的真實、準確、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的文件材料移交至項目建設(shè)部門或檔案管理部門。3.在文件材料形成過程中，嚴格遵守檔案管理規(guī)定，規(guī)范文件格式和簽署手續(xù)。三、項目文件材料的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目立項批復(fù)等。2.項目設(shè)計文件包括初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更等相關(guān)文件。3.項目施工文件包括施工組織設(shè)計、施工技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。4.項目監(jiān)理文件包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單等。5.項目竣工驗收文件包括竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質(zhì)量保修書等。6.項目設(shè)備文件包括設(shè)備采購合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備操作手冊等。7.項目科研文件包括科研項目立項申請書、研究報告、實驗數(shù)據(jù)記錄等。8.項目信息化文件包括系統(tǒng)需求規(guī)格說明書、系統(tǒng)設(shè)計文檔、程序代碼、測試報告等。（二）收集要求1.項目文件材料應(yīng)隨項目建設(shè)進度同步收集，確保文件材料的及時性和完整性。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔，并采用耐久性強的書寫材料和載體。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并進行有效的備份和存儲。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范，便于保管和利用。3.應(yīng)按照項目階段、專業(yè)類別、文件性質(zhì)等進行分類整理，確保同一類文件集中存放。（四）整理方法1.項目前期文件、竣工驗收文件等按文件性質(zhì)分類整理，每類文件單獨成冊。2.項目設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件等按專業(yè)類別分類整理，每個專業(yè)文件按形成時間順序排列。3.項目設(shè)備文件按設(shè)備型號分類整理，每臺設(shè)備的文件單獨成冊。4.項目科研文件按研究階段分類整理，每個階段的文件按研究內(nèi)容和時間順序排列。5.項目信息化文件按系統(tǒng)模塊分類整理，每個模塊的文件按功能和時間順序排列。6.對于紙質(zhì)文件，應(yīng)進行編號、編目、裝訂等處理；對于電子文件，應(yīng)建立電子文件目錄，并進行分類存儲。四、項目檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.項目建設(shè)部門應(yīng)在項目文件材料整理完畢后，及時向檔案管理部門移交歸檔。2.移交的項目檔案應(yīng)編制檔案移交清單，雙方簽字確認。3.檔案管理部門應(yīng)對移交的項目檔案進行認真核對，對不符合要求的檔案退回項目建設(shè)部門重新整理。（二）保管期限項目檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案包括項目立項批復(fù)、可行性研究報告、竣工驗收報告、竣工決算報告等重要文件。2.長期保管的檔案包括項目設(shè)計文件、施工文件、監(jiān)理文件等與項目建設(shè)密切相關(guān)的文件，保管期限一般為[X]年。3.短期保管的檔案包括項目建設(shè)過程中的一般性文件，保管期限一般為[X]年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行定期備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的紙質(zhì)檔案和電子檔案，應(yīng)進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，便于查閱和利用。（四）檔案保管期限的調(diào)整檔案保管期限應(yīng)根據(jù)項目實際情況和國家有關(guān)規(guī)定進行適時調(diào)整。如需調(diào)整保管期限，應(yīng)由檔案管理部門提出申請，經(jīng)項目負責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)批準后執(zhí)行。五、項目檔案的利用與借閱（一）利用原則項目檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案的真實性和完整性，同時保護公司的商業(yè)秘密和知識產(chǎn)權(quán)。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱項目檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門查閱。2.借閱公司內(nèi)部人員因工作需要借閱項目檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制項目檔案，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人批準后，由檔案管理部門統(tǒng)一復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明用途。（三）利用要求1.查閱、借閱和復(fù)制項目檔案時，應(yīng)嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。2.查閱、借閱和復(fù)制項目檔案的人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或泄露檔案內(nèi)容。3.檔案管理部門應(yīng)對項目檔案的利用情況進行登記和跟蹤管理，及時掌握檔案的去向和使用情況。六、項目檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則項目檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準確性。（二）鑒定組織成立項目檔案鑒定小組，由檔案管理部門、項目建設(shè)部門、項目負責(zé)人等相關(guān)人員組成。鑒定小組負責(zé)對到期的項目檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性和準確性檢查檔案是否齊全、完整，文件內(nèi)容是否真實、準確。2.檔案的保管價值根據(jù)檔案的重要性、時效性和利用價值，判斷檔案是否仍需繼續(xù)保管。3.檔案的密級審查檔案的密級是否符合國家有關(guān)規(guī)定，是否需要調(diào)整密級。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的項目檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單應(yīng)經(jīng)項目負責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認。七、項目檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對項目檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出整改意見。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括項目文件材料的收集、整理、歸檔情況，檔案的保管質(zhì)量，檔案的利用與借閱情況等。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，項目建設(shè)部門應(yīng)及時整改，并將整改情況書面報告檔案管理部門。（二）考核評價1.建立項目檔案管理考核評價機制，對項目檔案管理工作進行量化考核。2.考核評價內(nèi)