PAGE文化站檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)文化站檔案室的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在文化事業(yè)發(fā)展中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于文化站檔案室的檔案管理工作，包括各類文件、資料、記錄等的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：文化站檔案室對(duì)全站的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映文化站的工作活動(dòng)和歷史面貌，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集和整理與文化站工作相關(guān)的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為文化站各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善文化站檔案室的各項(xiàng)管理制度。2.負(fù)責(zé)全站檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，維護(hù)檔案的安全，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中存在的問題。4.開展檔案的編研工作，編寫檔案檢索工具、參考資料等，為文化站工作提供信息支持。5.積極為文化站各部門提供檔案利用服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好檔案利用登記工作。6.負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)、統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案工作情況。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和移交工作，確保部門檔案資料的完整和及時(shí)歸檔。2.嚴(yán)格按照文化站檔案管理規(guī)定，定期將本部門形成的檔案移交檔案室統(tǒng)一管理。3.在工作中積極配合檔案室的檔案管理工作，遵守檔案查閱、借閱等相關(guān)規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與文化站工作相關(guān)的各類文件、通知、指示、批復(fù)等。2.文化站制定的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等內(nèi)部文件。3.文化站組織開展的各類文化活動(dòng)的方案、總結(jié)、照片、視頻、音頻等資料。4.文化站工作人員的人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。5.文化站在文化設(shè)施建設(shè)、文化產(chǎn)業(yè)發(fā)展等方面形成的文件、合同、協(xié)議等資料。6.其他與文化站工作有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，及時(shí)將本部門產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行收集、整理，確保檔案資料的齊全、完整。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、剪裁、抽取或偽造。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保檔案信息的多介質(zhì)保存。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、文化業(yè)務(wù)類、人事檔案類、財(cái)務(wù)檔案類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案的保管（一）保管場所要求1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防潮的房間作為保管場所，確保檔案存放環(huán)境安全、適宜。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等，以保證檔案的質(zhì)量。（二）檔案上架與排列1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找和管理。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于區(qū)分和管理。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映文化站主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)文化站工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。凡是在相當(dāng)長時(shí)期內(nèi)文化站需要查考利用的檔案，列為30年保管；凡是在較短時(shí)期內(nèi)文化站需要查考利用的檔案，列為10年保管。（四）檔案保管檢查與維護(hù)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案數(shù)量、保管狀況、安全情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.每年對(duì)檔案進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，確保檔案賬實(shí)相符。3.根據(jù)檔案保管環(huán)境的變化，及時(shí)采取相應(yīng)的維護(hù)措施，如調(diào)節(jié)溫濕度、防蟲防霉等。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。五、檔案的利用（一）利用范圍1.文化站內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱文化站檔案。3.因開展文化研究、編史修志等工作需要查閱文化站檔案。4.其他經(jīng)文化站領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的查閱檔案事項(xiàng)。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室審批。2.檔案室對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。3.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。（三）借閱手續(xù)1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限、借閱檔案內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室審批。2.檔案室對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后辦理檔案借閱手續(xù)，借閱人員應(yīng)在借閱登記表上簽字確認(rèn)。3.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大利用范圍，確保檔案安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合文化站的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從文化站工作的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的價(jià)值大小、保管期限是否合理。2.參考檔案的利用情況，對(duì)利用率低、已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行重點(diǎn)審查。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)文化站領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行檔案銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀清冊(cè)》永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立文化站檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和自動(dòng)化。2.通過信息化手段，提高檔案管理效率，方便檔案的查閱、利用和統(tǒng)計(jì)分析。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)重要檔案和利用率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，按照檔案管理要求進(jìn)行分類、編號(hào)、存儲(chǔ)。3.建立電子檔案備份制度，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全。（三）檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用1.利用檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行檔案的收集、整理、編目、檢索、利用等工作，實(shí)現(xiàn)檔案