PAGE國(guó)際生檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織對(duì)國(guó)際生檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)涉及國(guó)際生管理的所有部門及相關(guān)工作人員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映國(guó)際生的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集國(guó)際生各個(gè)方面的信息，確保檔案資料完整無缺。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)國(guó)際生檔案中的個(gè)人隱私信息，防止泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。二、檔案內(nèi)容（一）基本信息1.個(gè)人身份信息：包括姓名、性別、出生日期、國(guó)籍、護(hù)照號(hào)碼等。2.聯(lián)系方式：家庭住址、電子郵箱、聯(lián)系電話等。（二）學(xué)業(yè)信息1.入學(xué)申請(qǐng)材料：成績(jī)單、推薦信、個(gè)人陳述等。2.學(xué)習(xí)記錄：課程成績(jī)、學(xué)分、學(xué)位授予情況等。3.學(xué)術(shù)成果：發(fā)表的論文、參與的科研項(xiàng)目等。（三）生活信息1.住宿情況：校內(nèi)或校外住宿地址、室友信息等。2.健康狀況：體檢報(bào)告、疫苗接種記錄等。（四）獎(jiǎng)懲信息1.校內(nèi)獎(jiǎng)勵(lì)：獎(jiǎng)學(xué)金、榮譽(yù)稱號(hào)等。2.校內(nèi)處分：違紀(jì)記錄、警告、記過等。3.校外相關(guān)獎(jiǎng)懲：社會(huì)活動(dòng)中的獎(jiǎng)勵(lì)或處罰。（五）社會(huì)實(shí)踐信息1.實(shí)習(xí)經(jīng)歷：實(shí)習(xí)單位、實(shí)習(xí)崗位、實(shí)習(xí)時(shí)間及內(nèi)容。2.志愿者活動(dòng)：參與的志愿者項(xiàng)目、服務(wù)時(shí)間及貢獻(xiàn)。三、檔案建立與收集（一）檔案建立流程1.國(guó)際生入學(xué)時(shí)，由招生部門負(fù)責(zé)收集其基本信息及入學(xué)申請(qǐng)材料，建立初始檔案。2.將初始檔案移交至學(xué)生管理部門，由專人負(fù)責(zé)后續(xù)檔案信息的補(bǔ)充和完善。（二）信息收集渠道1.國(guó)際生本人提交：要求國(guó)際生按照規(guī)定格式和內(nèi)容提交各類信息材料。2.相關(guān)部門提供：教學(xué)部門提供學(xué)業(yè)信息，后勤部門提供住宿及健康信息等。3.外部機(jī)構(gòu)獲?。喝缤ㄟ^官方渠道獲取國(guó)際生的學(xué)歷認(rèn)證等信息。（三）信息審核1.對(duì)收集到的檔案信息進(jìn)行審核，確保信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于存疑信息，及時(shí)與國(guó)際生本人或相關(guān)部門核實(shí)。四、檔案整理與分類（一）整理要求1.對(duì)各類檔案信息進(jìn)行分類整理，去除重復(fù)和無效信息。2.按照便于查詢和管理的原則，對(duì)檔案資料進(jìn)行編號(hào)和排序。（二）分類方法1.按時(shí)間順序分類：將不同時(shí)間段的檔案信息依次排列。2.按內(nèi)容分類：分為基本信息類、學(xué)業(yè)信息類、生活信息類、獎(jiǎng)懲信息類、社會(huì)實(shí)踐信息類等。（三）檔案存儲(chǔ)1.采用電子存儲(chǔ)和紙質(zhì)存儲(chǔ)相結(jié)合的方式。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器和存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照分類順序排列，便于查找。五、檔案查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.學(xué)生管理部門工作人員因工作需要可查閱國(guó)際生檔案。2.涉及國(guó)際生學(xué)業(yè)指導(dǎo)、心理咨詢等相關(guān)工作的教師，經(jīng)批準(zhǔn)可查閱部分檔案信息。3.其他部門因特殊工作需求查閱檔案，需經(jīng)學(xué)生管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）查閱流程1.查閱人填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容和時(shí)間。2.申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，方可進(jìn)行查閱。3.查閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（三）檔案使用1.檔案信息可用于國(guó)際生的學(xué)業(yè)管理、獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定、就業(yè)推薦等工作。2.在使用檔案信息時(shí)，應(yīng)確保信息的合法性和合規(guī)性，不得用于其他非法目的。六、檔案更新與維護(hù)（一）定期更新1.每年定期對(duì)國(guó)際生檔案進(jìn)行更新，確保檔案信息的時(shí)效性。2.更新內(nèi)容包括學(xué)業(yè)成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況、社會(huì)實(shí)踐經(jīng)歷等。（二）動(dòng)態(tài)維護(hù)1.及時(shí)關(guān)注國(guó)際生的各類信息變化，如聯(lián)系方式變更、獲得新的榮譽(yù)等，及時(shí)進(jìn)行檔案信息更新。2.對(duì)于檔案中出現(xiàn)的錯(cuò)誤或不準(zhǔn)確信息，應(yīng)及時(shí)更正。（三）特殊情況處理1.國(guó)際生畢業(yè)或離校時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)其檔案進(jìn)行整理和封存。2.對(duì)于長(zhǎng)期未更新檔案信息的國(guó)際生，應(yīng)通過多種方式提醒其進(jìn)行信息更新。七、檔案安全與保密（一）安全措施1.建立檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全防護(hù)，防止火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等事故發(fā)生。2.對(duì)電子檔案設(shè)置不同級(jí)別的訪問權(quán)限，防止信息泄露。（二）保密規(guī)定1.所有接觸國(guó)際生檔案的工作人員都應(yīng)簽訂保密協(xié)議，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。2.禁止在非工作場(chǎng)合談?wù)摶蛐孤稒n案內(nèi)容。3.對(duì)違反保密規(guī)定的行為，將依法依規(guī)追究責(zé)任。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.國(guó)際生畢業(yè)離校多年且檔案已無保存價(jià)值。2.檔案信息因不可抗力等原因損壞無法修復(fù)。（二）銷毀流程1.由學(xué)生管理部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，說明銷毀原因和檔案清單。2.申請(qǐng)經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，組織專人進(jìn)行銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等。九、附