PAGE市檔案館監(jiān)督制度規(guī)定一、總則（一）目的為加強市檔案館的管理，確保檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，保障檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本監(jiān)督制度規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于市檔案館全體工作人員及涉及檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)的部門和人員。（三）基本原則1.依法監(jiān)督原則：嚴格依據(jù)國家法律法規(guī)和檔案行業(yè)標準開展監(jiān)督工作。2.全面覆蓋原則：對檔案管理的各個環(huán)節(jié)進行全面監(jiān)督，不留死角。3.預(yù)防為主原則：注重事前防范，將問題解決在萌芽狀態(tài)。4.客觀公正原則：監(jiān)督過程和結(jié)果要客觀、公正，不受任何因素干擾。二、檔案收集監(jiān)督（一）收集范圍監(jiān)督1.依據(jù)國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本地區(qū)檔案管理的具體要求，明確市檔案館應(yīng)收集的各類檔案范圍，包括但不限于文書檔案、科技檔案、專門檔案等。2.定期對各立檔單位的檔案收集范圍進行檢查，確保其收集的檔案符合規(guī)定要求，避免出現(xiàn)應(yīng)收集而未收集的情況。（二）收集渠道監(jiān)督1.監(jiān)督各立檔單位通過正常渠道收集檔案，如文件收發(fā)登記、業(yè)務(wù)活動記錄等，防止非法獲取或不當收集檔案。2.檢查檔案交接手續(xù)是否完備，確保檔案從形成部門順利移交至檔案館過程中的安全與完整。（三）收集質(zhì)量監(jiān)督1.對收集的檔案進行質(zhì)量檢查，包括文件的完整性、準確性、規(guī)范性等。2.要求檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽署齊全，對于不符合質(zhì)量要求的檔案，及時通知立檔單位進行整改。三、檔案整理監(jiān)督（一）整理原則監(jiān)督1.檢查檔案整理是否遵循來源原則，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.確保檔案分類科學(xué)合理，符合本地區(qū)檔案分類標準和市檔案館的實際管理需求。（二）整理方法監(jiān)督1.監(jiān)督文書檔案的整理是否按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類、編號、裝訂等操作。2.對于科技檔案，檢查其整理是否與科研、生產(chǎn)等活動的流程相適應(yīng)，做到分類清晰、編號準確、圖紙折疊規(guī)范。（三）整理過程監(jiān)督1.定期抽查檔案整理工作現(xiàn)場，查看整理人員是否嚴格按照操作規(guī)程進行操作，是否存在隨意丟棄、涂改檔案等違規(guī)行為。2.對整理過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，確保檔案整理工作質(zhì)量。四、檔案保管監(jiān)督（一）保管環(huán)境監(jiān)督1.檢查檔案庫房的溫濕度、通風、防火、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施設(shè)備是否正常運行，確保檔案保管環(huán)境符合要求。2.定期對庫房環(huán)境進行檢測，記錄溫濕度等數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行調(diào)整。（二）保管方式監(jiān)督1.監(jiān)督檔案的存放方式是否科學(xué)合理，如是否按照類別、年度、保管期限等有序排列，便于查找和利用。2.檢查檔案裝具是否符合標準，有無損壞、變形等情況，對不符合要求的裝具及時進行更換。（三）檔案安全監(jiān)督1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的日常巡查，防止檔案丟失、被盜、被篡改等安全事故發(fā)生。2.定期組織檔案安全演練，提高工作人員的安全意識和應(yīng)急處置能力。五、檔案利用監(jiān)督（一）利用制度監(jiān)督1.檢查市檔案館的檔案利用制度是否完善，包括利用范圍、利用手續(xù)、利用期限等規(guī)定是否明確。2.確保利用制度符合國家法律法規(guī)和檔案管理的相關(guān)要求，保障檔案利用工作的合法、合規(guī)開展。（二）利用流程監(jiān)督1.監(jiān)督檔案利用者辦理利用手續(xù)的過程，檢查其是否填寫規(guī)范的利用申請表，提供有效身份證明等。2.對檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用環(huán)節(jié)進行全程跟蹤，確保利用行為符合規(guī)定，檔案不被超范圍利用或損壞。（三）利用效果監(jiān)督1.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案的利用頻率、利用目的等，評估檔案利用效果。2.根據(jù)利用效果反饋，及時調(diào)整檔案管理策略，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量和利用價值。六、檔案數(shù)字化監(jiān)督（一）數(shù)字化流程監(jiān)督1.檢查檔案數(shù)字化加工過程是否符合相關(guān)標準和規(guī)范，包括掃描分辨率、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督數(shù)字化加工人員的操作是否規(guī)范，防止出現(xiàn)圖像模糊、數(shù)據(jù)錯誤等問題。（二）數(shù)字化質(zhì)量監(jiān)督1.定期對數(shù)字化成果進行質(zhì)量抽檢，檢查數(shù)字化檔案的準確性、完整性、可讀性等。2.對抽檢中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題及時通知加工單位進行整改，確保數(shù)字化檔案質(zhì)量達標。（三）數(shù)字化安全監(jiān)督1.加強檔案數(shù)字化過程中的安全管理，防止數(shù)字化數(shù)據(jù)泄露、丟失等安全事故發(fā)生。2.要求數(shù)字化加工場所具備必要的安全防護設(shè)施，對加工人員進行安全培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議。七、監(jiān)督檢查與考核（一）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：制定年度監(jiān)督檢查計劃，對檔案管理的各個環(huán)節(jié)進行定期全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，隨時對檔案管理工作進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項檢查：針對檔案管理中的重點、難點問題或特定時期開展專項檢查，確保工作落實到位。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案業(yè)務(wù)工作的開展情況，包括收集、整理、保管、利用、數(shù)字化等環(huán)節(jié)。3.檔案設(shè)施設(shè)備的運行和維護情況。4.工作人員的業(yè)務(wù)能力和工作態(tài)度。（三）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價體系，對各部門和工作人員的檔案管理工作進行量化考核。2.考核結(jié)果與績效掛鉤，對檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵，對存在問題的進行督促整改，情節(jié)嚴重的進行問責。八、責任追究（一）責任界定1.明確檔案管理工作中各環(huán)節(jié)相關(guān)人員的責任，包括檔案形成部門、移交部門、整理人員、保管人員、利用審批人員等。2.根據(jù)違規(guī)行為的性質(zhì)和后果，準確界定責任主體。（二）追究方式1.對于違反檔案管理規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等行政處分。2.構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機關(guān)追究刑事責任。（三）整改與復(fù)查1.對被追究責任的部門或個人，責令其