PAGE認(rèn)證檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司認(rèn)證檔案的管理，確保認(rèn)證檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮認(rèn)證檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營、質(zhì)量管理、市場拓展等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有與認(rèn)證相關(guān)的檔案管理工作，包括但不限于質(zhì)量管理體系認(rèn)證、環(huán)境管理體系認(rèn)證、職業(yè)健康安全管理體系認(rèn)證等各類認(rèn)證活動所產(chǎn)生的文件、記錄、資料等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：認(rèn)證檔案由公司指定的檔案管理部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)收集、整理、保管和利用，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：認(rèn)證檔案應(yīng)如實(shí)反映公司認(rèn)證活動的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：認(rèn)證檔案應(yīng)涵蓋認(rèn)證活動的各個環(huán)節(jié)，包括申請、審核、批準(zhǔn)、監(jiān)督等過程中產(chǎn)生的各類文件和資料，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對于涉及公司商業(yè)機(jī)密、技術(shù)秘密等敏感信息的認(rèn)證檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、認(rèn)證檔案的分類與編號（一）分類1.認(rèn)證申請文件：包括認(rèn)證申請書、相關(guān)合同、協(xié)議等。2.審核文件：如審核計(jì)劃、審核記錄、審核報告等。3.整改文件：針對審核中發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)制定的整改計(jì)劃、整改措施及整改結(jié)果記錄。4.批準(zhǔn)文件：認(rèn)證機(jī)構(gòu)頒發(fā)的認(rèn)證證書、批準(zhǔn)文件等。5.監(jiān)督文件：認(rèn)證機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查記錄、公司內(nèi)部的自查記錄等。6.其他文件：與認(rèn)證活動相關(guān)的其他文件、資料，如培訓(xùn)記錄、宣傳資料等。（二）編號認(rèn)證檔案編號采用以下格式：[認(rèn)證類型簡稱][年份][流水號]。例如，質(zhì)量管理體系認(rèn)證檔案編號為：[QMS][2023][001]，其中“QMS”為質(zhì)量管理體系認(rèn)證的簡稱，“2023”表示年份，“001”為流水號。編號應(yīng)確保唯一性，便于檔案的識別和查詢。三、認(rèn)證檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門認(rèn)證檔案的收集工作，確保認(rèn)證活動中產(chǎn)生的各類文件和資料及時、準(zhǔn)確地收集齊全。2.對于外部機(jī)構(gòu)提供的文件，如認(rèn)證機(jī)構(gòu)的審核報告、證書等，應(yīng)在收到后及時交至檔案管理部門。3.檔案管理人員應(yīng)定期對各部門的認(rèn)證檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（二）整理1.檔案管理人員收到認(rèn)證檔案后，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案進(jìn)行整理。首先，對每份文件進(jìn)行編號，并在文件首頁右上角加蓋編號章。2.去除文件中的金屬物，如訂書釘、回形針等，對紙張較大的文件進(jìn)行折疊，使其大小與檔案盒相適應(yīng)。3.按照文件的形成時間順序或重要程度進(jìn)行排列，同一類文件應(yīng)集中放置在一起。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、文件名稱、日期、頁數(shù)等信息，以便于查閱和管理。四、認(rèn)證檔案的保管（一）保管期限1.認(rèn)證申請文件、審核文件、整改文件等與認(rèn)證過程直接相關(guān)的文件，保管期限為認(rèn)證有效期屆滿后[X]年。2.批準(zhǔn)文件，如認(rèn)證證書等，應(yīng)永久保管。3.監(jiān)督文件，保管期限為監(jiān)督檢查結(jié)束后[X]年。（二）保管方式1.認(rèn)證檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案編號順序排列，便于查找和取用。2.電子檔案應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，避免檔案受潮、發(fā)霉或損壞。同時，應(yīng)配備防火、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施，確保檔案的安全。（三）檔案借閱與歸還1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱認(rèn)證檔案時，應(yīng)填寫《認(rèn)證檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的編號、名稱、借閱目的、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)按照申請表的內(nèi)容進(jìn)行檔案借閱登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)印件上加蓋“僅供參考”章。4.借閱期限屆滿后，借閱人應(yīng)及時歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并追究借閱人的責(zé)任。五、認(rèn)證檔案的利用（一）利用范圍1.為公司內(nèi)部管理提供參考，如質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進(jìn)、環(huán)境管理措施的優(yōu)化等。2.作為公司參與市場競爭的資質(zhì)證明，向客戶、合作伙伴等展示公司的管理水平和信譽(yù)。3.滿足政府部門、行業(yè)協(xié)會等外部機(jī)構(gòu)的檢查、審計(jì)等要求。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用人的需求，提供相應(yīng)的認(rèn)證檔案供其查閱，并做好查閱記錄。2.復(fù)?。航?jīng)批準(zhǔn)后，可為利用人提供檔案復(fù)印件。3.咨詢：檔案管理人員可根據(jù)利用人的問題，提供相關(guān)認(rèn)證檔案的解釋和說明。六、認(rèn)證檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期限屆滿的認(rèn)證檔案，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)后，可進(jìn)行銷毀。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、認(rèn)證范圍變更等原因，不再需要保存的認(rèn)證檔案，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)編制《認(rèn)證檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的編號、名稱、數(shù)量等信息。2.銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀認(rèn)證檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清單上簽