PAGE法制處檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強法制處檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，為法制工作提供堅實的信息支持，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于法制處檔案室的檔案管理工作，包括各類文件、資料、記錄等的收集、整理、保管、借閱和銷毀等環(huán)節(jié)。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：法制處檔案室對本部門的檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映法制工作的實際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行保密管理。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，應(yīng)充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案的使用效率。二、檔案管理人員職責（一）檔案管理員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等日常管理工作。2.對檔案進行定期檢查和清點，確保檔案的安全和完整。3.按照規(guī)定的程序辦理檔案的借閱、歸還手續(xù)，做好借閱登記工作。4.負責檔案庫房的管理，保持庫房的整潔、通風、防潮、防蟲等環(huán)境條件。5.協(xié)助法制工作相關(guān)人員查閱、利用檔案，提供必要的檔案信息服務(wù)。6.參與檔案信息化建設(shè)，負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲和維護。7.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和匯報，提出改進建議和措施。（二）檔案管理負責人職責1.全面負責法制處檔案室的管理工作，制定和完善檔案管理制度。2.指導和監(jiān)督檔案管理員的工作，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序進行。3.審核檔案的收集、整理、保管、借閱等工作流程，保障檔案管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標準。4.協(xié)調(diào)與其他部門的檔案管理工作，促進檔案信息的共享和利用。5.負責檔案管理工作的經(jīng)費預(yù)算和使用管理，確保檔案管理工作所需的設(shè)施、設(shè)備和物資得到保障。6.組織檔案管理人員的培訓和學習，提高檔案管理隊伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。7.對檔案管理工作中的重大事項進行決策，及時解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.法制工作中形成的各類文件、法規(guī)、規(guī)章、司法解釋等規(guī)范性文件。2.案件辦理過程中形成的法律文書、證據(jù)材料、卷宗等。3.會議記錄、紀要、工作報告、總結(jié)等文字材料。4.調(diào)查研究報告、課題成果、學術(shù)論文等資料。5.與外部單位簽訂的合同、協(xié)議等文件。6.其他與法制工作相關(guān)的具有保存價值的文件、資料和記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責本部門文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.收集的文件資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。3.對于重要文件資料，應(yīng)同時收集電子文檔，確保電子文檔與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。4.收集的文件資料應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求及時移交檔案室。（三）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同類別、保管期限和密級，便于管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案的管理效率和利用效果。（四）整理方法1.分類：按照文件的性質(zhì)、內(nèi)容、來源等進行分類，可分為法規(guī)類、案件類、綜合類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，便于查閱和檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。5.裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案編號、題名、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映本部門主要職能活動和基本歷史面貌的，對本部門、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。凡是在相當長的時期內(nèi)本部門需要查考利用的檔案，列為30年保管；凡是在較短時期內(nèi)本部門需要查考利用的檔案，列為10年保管。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等安全防護設(shè)施。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜或檔案架上，排列整齊，便于查找。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。4.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案庫房管理制度，不得在庫房內(nèi)吸煙、使用明火、存放易燃、易爆物品等。（三）庫房環(huán)境管理1.溫度控制：檔案庫房的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.通風管理：定期對庫房進行通風換氣，保持空氣清新。3.清潔衛(wèi)生：定期對庫房進行清潔，清除灰塵、雜物等，保持庫房的整潔。4.防蟲防鼠：采取有效的防蟲防鼠措施，如放置防蟲藥品、安裝防鼠設(shè)施等，防止檔案受到蟲害和鼠害。五、檔案的借閱與利用（一）借閱范圍1.本部門工作人員因工作需要查閱檔案的。2.外單位因工作需要查閱檔案的，須經(jīng)法制處負責人批準。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)批準不得借閱。（二）借閱程序1.本部門工作人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字后，交檔案室管理員辦理借閱手續(xù)。2.外單位借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明借閱檔案的名稱、編號、用途、借閱期限等信息，經(jīng)法制處負責人批準后，并填寫《檔案借閱申請表》，交檔案室管理員辦理借閱手續(xù)。3.檔案室管理員根據(jù)借閱申請，對檔案進行核對，確認無誤后，將檔案借給借閱人，并在《檔案借閱登記簿》上登記。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.借閱人應(yīng)愛護檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。2.借閱人不得將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損。3.如需復印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室管理員同意，并在指定地點進行。4.利用檔案完畢后應(yīng)及時歸還檔案室，檔案室管理員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和本部門檔案管理制度，對檔案進行鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從檔案的形成背景、內(nèi)容、價值等方面進行綜合分析。3.確保鑒定結(jié)果的準確性和公正性，防止誤判和漏判。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由法制處負責人擔任組長，檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員為成員。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.審查檔案的內(nèi)容：包括檔案所反映的法制工作活動、歷史事件、政策法規(guī)執(zhí)行情況等，判斷其對本部門和社會的利用價值。2.分析檔案的保存現(xiàn)狀：檢查檔案的完整性、準確性、清晰度等，評估其繼續(xù)保存的必要性。3.參考檔案的保管期限：根據(jù)檔案的形成時間和性質(zhì)，對照保管期限表，確定是否達到銷毀期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)法制處負責人審核批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，在指定地點進行，銷毀過程應(yīng)進行記錄，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，銷毀人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立法制處檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和管理。2.開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理的自動化水平和利用效率。3.實現(xiàn)檔案信息的遠程查詢和共享，為法制工作提供便捷的信息服務(wù)。（二）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保檔案信息的準確錄入和及時更新。2.對電子檔案應(yīng)進行分類、編號、編目等管理，建立電子檔案的索引和目錄體系。3.加強電子檔案的安全管理，采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，防止電子檔案信息泄露和丟失。4.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行和功能完善。（三）電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理關(guān)系1.