PAGE陽新縣檔案管理制度一、總則（一）目的為加強陽新縣檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于陽新縣各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體以及其他組織的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則全縣各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化和科學化。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實、準確地反映各項工作的實際情況，嚴禁虛假和偽造檔案。3.完整性原則全面收集、整理和保存各類檔案資料，保證檔案的完整性和系統(tǒng)性。4.保密性原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為各項工作提供便捷的檔案服務。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門陽新縣設(shè)立專門的檔案管理部門，負責全縣檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導。檔案管理部門應配備專業(yè)的檔案管理人員，負責檔案的日常管理工作。（二）各單位檔案管理職責1.各單位應明確檔案管理工作分管領(lǐng)導，指定專人負責本單位檔案的收集、整理、保管和利用工作。2.各單位應建立健全檔案管理制度，確保檔案管理工作的正常開展。3.各單位應按照檔案管理部門的要求，及時向檔案管理部門移交應歸檔的檔案資料。（三）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本制度，負責檔案的日常管理工作。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的完整和系統(tǒng)。3.負責檔案的保管和保護工作，采取必要的安全防護措施，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.負責檔案的查閱、借閱和利用工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的合理利用。5.負責檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理工作的效率和水平。6.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和分析，提出改進措施和建議，不斷完善檔案管理制度。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映陽新縣政治、經(jīng)濟、文化、社會等各方面發(fā)展情況的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.陽新縣各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體以及其他組織在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄、憑證等。3.涉及陽新縣重大事件、重要活動、重點項目等的相關(guān)檔案資料。4.陽新縣歷史文化遺產(chǎn)、名人檔案、地方特色檔案等。（二）收集要求1.各單位應建立檔案收集登記制度，對本單位形成的各類文件、資料進行及時收集和登記，確保檔案資料的齊全和完整。2.各單位應定期對檔案進行清理和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保檔案的準確性和真實性。3.各單位應加強對檔案收集工作的組織領(lǐng)導，明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集工作的順利開展。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，確定保管期限。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分類按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務工作類、科技文件類、會計檔案類、聲像檔案類、實物檔案類等若干類別。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應準確反映檔案的內(nèi)容和存放位置。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等安全防護設(shè)施。2.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥、滅鼠藥等。2.檔案保管設(shè)備應定期進行檢查和維護，確保設(shè)備的正常運行。（三）檔案存放1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案存放在檔案架或檔案柜中，確保檔案存放有序，便于查找和管理。2.對重要檔案和珍貴檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密保管等。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的安全管理，嚴格執(zhí)行檔案出入庫登記制度。2.加強對檔案管理人員的安全教育，提高檔案管理人員的安全意識和防范能力。3.定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，確保檔案的安全。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱檔案，須經(jīng)檔案管理部門同意，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機關(guān)因辦案需要查閱、借閱檔案，須按照法律程序辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱本單位工作人員查閱檔案，須填寫《檔案查閱登記表》，經(jīng)檔案管理人員同意后，方可查閱。查閱檔案應在檔案查閱室進行，不得將檔案帶出查閱室。2.借閱外單位或司法機關(guān)借閱檔案，須填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱檔案應辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間，借閱人應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案。（三）利用登記檔案管理人員應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，包括查閱人姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容、借閱人姓名、單位、借閱時間、歸還時間等，確保檔案利用情況可查。（四）利用監(jiān)督檔案管理部門應加強對檔案利用工作的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案利用工作的規(guī)范和安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案保管期限表，對檔案進行鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成，負責檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.對檔案進行逐卷、逐件審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等特征，確定檔案的保存價值。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合檔案的實際情況，確定檔案的保管期限。3.對保管期滿且無保存價值的檔案，提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，形成檔案銷毀清冊，清冊應包括檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案管理部門負責人對檔案銷毀清冊進行審批。3.按照檔案銷毀清冊，對擬銷毀的檔案進行銷毀，銷毀應在指定地點進行，并有專人監(jiān)銷。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立陽新縣檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡化，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務流程的信息化管理，實現(xiàn)檔案信息的實時錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能。2.檔案數(shù)字化建設(shè)對重要檔案和珍貴檔案進行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的遠程查閱和利用。3.檔案網(wǎng)絡建設(shè)建立檔案管理內(nèi)部局域網(wǎng)和外部互聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)檔案信息的共享和交換。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案管理信息