PAGE火災(zāi)檔案查詢制度及流程一、總則（一）目的為規(guī)范火災(zāi)檔案的查詢工作，確?；馂?zāi)檔案信息的安全、準確、及時提供，滿足公司/組織內(nèi)部管理、調(diào)查研究、應(yīng)急處置等工作的需要，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度及流程。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各單位及相關(guān)人員對火災(zāi)檔案的查詢活動。（三）火災(zāi)檔案定義火災(zāi)檔案是指公司/組織在火災(zāi)預(yù)防、撲救、調(diào)查處理等工作中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像資料等的總稱。包括火災(zāi)發(fā)生的基本情況、現(xiàn)場勘查記錄、調(diào)查詢問筆錄、鑒定報告、處理結(jié)果等相關(guān)材料。二、查詢原則（一）依法依規(guī)原則查詢工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保查詢活動合法合規(guī)。（二）安全保密原則在查詢過程中，要嚴格保護火災(zāi)檔案信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的信息，要嚴格按照保密規(guī)定進行管理。（三）準確及時原則查詢?nèi)藛T應(yīng)準確提供查詢需求，檔案管理部門要及時、準確地提供所需火災(zāi)檔案信息，不得拖延或推諉。（四）規(guī)范有序原則查詢工作應(yīng)按照規(guī)定的流程和要求進行，確保查詢活動規(guī)范、有序。三、查詢流程（一）查詢申請1.內(nèi)部查詢公司/組織內(nèi)部各部門、各單位因工作需要查詢火災(zāi)檔案的，應(yīng)填寫《火災(zāi)檔案查詢申請表》（以下簡稱《申請表》）。《申請表》應(yīng)包括查詢部門/單位名稱、查詢?nèi)诵彰⒙?lián)系方式、查詢目的、查詢內(nèi)容等信息。查詢?nèi)藨?yīng)在《申請表》上簽字，并加蓋部門/單位公章。2.外部查詢因司法機關(guān)、行政機關(guān)等外部單位工作需要查詢公司/組織火災(zāi)檔案的，應(yīng)出具相關(guān)單位的正式函件，并注明查詢目的、查詢內(nèi)容等信息。外部單位查詢火災(zāi)檔案的，應(yīng)按照公司/組織的要求，填寫《申請表》，并由查詢單位加蓋公章。（二）申請受理1.檔案管理部門收到查詢申請后，應(yīng)及時對申請進行審核審核內(nèi)容包括申請手續(xù)是否齊全、查詢目的是否明確、查詢內(nèi)容是否合理等。對于手續(xù)不全或查詢目的不明確的申請，檔案管理部門應(yīng)要求查詢?nèi)搜a充或說明相關(guān)信息。2.審核通過后，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查詢申請的內(nèi)容，確定查詢范圍和方式查詢范圍應(yīng)嚴格按照申請內(nèi)容確定，不得擅自擴大或縮小。查詢方式可根據(jù)實際情況選擇現(xiàn)場查閱、復(fù)制、提供電子文檔等方式。（三）檔案查詢1.現(xiàn)場查閱查詢?nèi)巳缧璎F(xiàn)場查閱火災(zāi)檔案的，檔案管理部門應(yīng)安排專人負責(zé)接待，并提供必要的查閱場所和設(shè)備。查詢?nèi)藨?yīng)在指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所。查閱過程中，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。檔案管理部門應(yīng)安排專人對查閱過程進行監(jiān)督，確保查閱活動規(guī)范有序。2.復(fù)制查詢?nèi)巳缧鑿?fù)制火災(zāi)檔案的，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進行辦理。復(fù)制前，檔案管理部門應(yīng)對檔案進行檢查，確保檔案內(nèi)容完整、清晰。復(fù)制過程中，應(yīng)使用符合質(zhì)量要求的復(fù)制設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件一致。復(fù)制完成后，檔案管理部門應(yīng)在復(fù)制件上加蓋“與原件核對無誤”章，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。3.提供電子文檔查詢?nèi)巳缧璜@取火災(zāi)檔案電子文檔的，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求提供。提供電子文檔前，檔案管理部門應(yīng)對電子文檔進行檢查，確保文檔內(nèi)容完整、格式正確。提供的電子文檔應(yīng)設(shè)置必要的訪問權(quán)限和密碼，防止信息泄露。（四）查詢記錄1.檔案管理部門應(yīng)對每次查詢活動進行記錄查詢記錄應(yīng)包括查詢申請時間、申請部門/單位、查詢?nèi)诵彰⒉樵兡康?、查詢?nèi)容、查詢方式、查詢結(jié)果、查詢?nèi)掌诘刃畔ⅰ２樵冇涗洃?yīng)采用紙質(zhì)或電子形式保存，保存期限應(yīng)符合公司/組織檔案管理的相關(guān)規(guī)定。2.查詢記錄應(yīng)真實、準確、完整檔案管理部門應(yīng)定期對查詢記錄進行整理和歸檔，以便日后查閱和統(tǒng)計分析。（五）查詢結(jié)果反饋1.檔案管理部門應(yīng)及時將查詢結(jié)果反饋給查詢?nèi)瞬樵兘Y(jié)果應(yīng)以書面形式或電子形式提供，反饋內(nèi)容應(yīng)包括查詢到的火災(zāi)檔案信息、查詢范圍、查詢方式等。對于查詢到的火災(zāi)檔案信息，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查詢?nèi)说男枨螅峁┍匾恼f明和解釋。2.如查詢?nèi)藢Σ樵兘Y(jié)果有異議的，可在規(guī)定的時間內(nèi)提出申訴檔案管理部門應(yīng)認真對待查詢?nèi)说纳暝V，對申訴內(nèi)容進行核實和處理。經(jīng)核實后，如查詢結(jié)果確實存在問題的，檔案管理部門應(yīng)及時糾正，并將處理結(jié)果反饋給查詢?nèi)?。四、檔案管理部門職責(zé)（一）負責(zé)制定和完善火災(zāi)檔案查詢制度及流程根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司/組織實際情況，制定和完善火災(zāi)檔案查詢制度及流程，確保查詢工作規(guī)范、有序。（二）負責(zé)火災(zāi)檔案的收集、整理、歸檔和保管按照公司/組織檔案管理的相關(guān)規(guī)定，做好火災(zāi)檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，并確保檔案信息的安全、完整。（三）負責(zé)受理火災(zāi)檔案查詢申請對查詢申請進行審核，確定查詢范圍和方式，并按照規(guī)定的流程為查詢?nèi)颂峁n案查詢服務(wù)。（四）負責(zé)查詢記錄的管理對每次查詢活動進行記錄，并定期對查詢記錄進行整理和歸檔，以便日后查閱和統(tǒng)計分析。（五）負責(zé)對查詢?nèi)藛T進行培訓(xùn)和指導(dǎo)向查詢?nèi)藛T宣傳火災(zāi)檔案查詢制度及流程，對查詢?nèi)藛T在查詢過程中遇到的問題進行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高查詢?nèi)藛T的業(yè)務(wù)水平。五、查詢?nèi)藛T職責(zé)（一）遵守查詢制度及流程查詢?nèi)藛T應(yīng)嚴格遵守公司/組織制定的火災(zāi)檔案查詢制度及流程，按照規(guī)定的程序進行查詢申請和查詢活動。（二）提供真實準確的查詢信息查詢?nèi)藛T應(yīng)如實填寫《申請表》，提供真實、準確的查詢目的、查詢內(nèi)容等信息，不得隱瞞或虛報查詢需求。（三）保護檔案信息安全查詢?nèi)藛T在查詢過程中，應(yīng)嚴格遵守安全保密規(guī)定，不得泄露、篡改或丟失檔案信息。對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的數(shù)據(jù)，要妥善保管，不得擅自傳播或使用。（四）按照規(guī)定的方式進行查詢查詢?nèi)藛T應(yīng)按照檔案管理部門確定的查詢范圍和方式進行查詢，不得擅自擴大或縮小查詢范圍，不得擅自更改查詢方式。（五）及時反饋查詢結(jié)果查詢?nèi)藛T在收到查詢結(jié)果后，應(yīng)及時反饋給相關(guān)部門或人員，并對查詢結(jié)果進行認真分析和研究，為工作決策提供依據(jù)。六、安全保密規(guī)定（一）檔案管理部門應(yīng)建立健全安全保密制度明確安全保密責(zé)任，加強對火災(zāi)檔案信息的安全保密管理，防止信息泄露、篡改或丟失。（二）對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的火災(zāi)檔案信息應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定進行管理，嚴格限制知悉范圍，采取必要的保密措施，確保信息安全。（三）查詢?nèi)藛T在查詢過程中應(yīng)嚴格遵守安全保密規(guī)定，不得在非指定場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。（四）檔案管理部門應(yīng)定期對火災(zāi)檔案信息的安全保密情況進行檢查發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保檔案信息安全。對違反安全保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、監(jiān)督與考核（一）公司/組織應(yīng)建立健全火災(zāi)檔案查詢工作的監(jiān)督機制定期對檔案管理部門和查詢?nèi)藛T的工作進行監(jiān)督檢查，確保查詢制度及流程的有效執(zhí)行。（二）檔案管理部門應(yīng)定期對查詢工作進行總結(jié)和分析及時發(fā)現(xiàn)問題，采取措施加以改進，提高查詢工作的質(zhì)量和效率。（三）公司/組