PAGE門店健康檔案管理制度一、總則（一）目的為加強門店健康檔案管理，規(guī)范健康檔案的建立、使用和維護，確保門店員工及顧客的健康信息得到有效管理和利用，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司旗下所有門店，包括直營店、加盟店等，涵蓋門店內(nèi)的全體員工以及到店消費的顧客。（三）基本原則1.真實性原則：健康檔案信息應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，如實記錄員工和顧客的健康狀況及相關(guān)信息。2.保密性原則：嚴(yán)格保護健康檔案信息的安全和隱私，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。3.完整性原則：全面收集與健康相關(guān)的各類信息，確保檔案內(nèi)容完整。4.動態(tài)性原則：根據(jù)員工和顧客健康狀況的變化，及時更新健康檔案信息。二、健康檔案的建立（一）員工健康檔案1.入職體檢新員工入職時，應(yīng)進行全面的入職體檢，包括但不限于身高、體重、血壓、視力、聽力、血常規(guī)、尿常規(guī)、肝功能、腎功能、心電圖等項目。體檢報告由專業(yè)醫(yī)療機構(gòu)出具，作為員工健康檔案的重要組成部分。2.定期體檢在職員工應(yīng)每年進行一次定期體檢，體檢項目可根據(jù)崗位特點和健康風(fēng)險評估進行適當(dāng)調(diào)整。定期體檢報告同樣納入員工健康檔案。3.健康信息補充員工在工作期間如有健康問題或疾病診斷，應(yīng)及時向門店負責(zé)人報告，并提供相關(guān)病歷、診斷證明等資料，補充到健康檔案中。4.檔案內(nèi)容員工健康檔案應(yīng)包括個人基本信息（姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、崗位等）、入職體檢報告、定期體檢報告、疾病史、過敏史、家族病史、健康風(fēng)險評估報告等。（二）顧客健康檔案1.初次到店信息收集顧客初次到店消費時，門店工作人員應(yīng)通過詢問、填寫問卷等方式收集顧客的基本信息（姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式等）、健康狀況（如慢性疾病、過敏史等）、健康需求等信息，并記錄在顧客健康檔案中。2.消費過程中的健康信息記錄在顧客消費過程中，如涉及到健康相關(guān)服務(wù)（如理療、健康咨詢等），工作人員應(yīng)詳細記錄服務(wù)內(nèi)容、顧客反應(yīng)、健康改善情況等信息，及時更新顧客健康檔案。3.健康跟蹤與隨訪對于有特殊健康需求或慢性疾病的顧客，門店應(yīng)定期進行健康跟蹤與隨訪，了解顧客健康狀況的變化，記錄相關(guān)信息并納入健康檔案。4.檔案內(nèi)容顧客健康檔案應(yīng)包括顧客基本信息、初次到店健康信息、消費過程中的健康記錄、健康跟蹤與隨訪記錄、健康評估報告等。三、健康檔案的管理與維護（一）檔案存儲1.電子檔案管理建立電子健康檔案管理系統(tǒng)，將員工和顧客的健康檔案信息錄入系統(tǒng)進行存儲。電子檔案應(yīng)進行分類管理，設(shè)置不同的文件夾和標(biāo)簽，便于查詢和檢索。2.紙質(zhì)檔案管理對于部分重要的原始體檢報告、病歷等資料，應(yīng)進行紙質(zhì)存檔。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照員工和顧客類別進行分類存放，并建立檔案索引，方便查找。3.備份與安全電子檔案應(yīng)定期進行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同地點。同時，要采取必要的安全措施，如設(shè)置防火墻、加密存儲等，防止電子檔案信息泄露或丟失。紙質(zhì)檔案要注意防潮、防蟲、防火等，確保檔案的完整性。（二）檔案更新1.定期更新按照規(guī)定的時間間隔，對員工和顧客的健康檔案進行定期更新。如員工每年的定期體檢報告、顧客的健康跟蹤與隨訪記錄等，應(yīng)及時錄入檔案系統(tǒng)。2.實時更新當(dāng)員工或顧客的健康狀況發(fā)生重大變化（如確診新的疾病、過敏情況改變等）時，應(yīng)在得知信息后的[X]個工作日內(nèi)，將相關(guān)信息更新到健康檔案中。3.審核與確認健康檔案更新后，應(yīng)由專人進行審核，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。審核通過后，在檔案系統(tǒng)中進行確認，并注明更新日期。（三）檔案查閱與借閱1.內(nèi)部查閱門店工作人員因工作需要查閱健康檔案時，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱對象等信息，經(jīng)門店負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。2.外部借閱因特殊原因（如司法機關(guān)調(diào)查、合作醫(yī)療機構(gòu)需要等）需要將健康檔案借閱給外部單位或個人時，必須經(jīng)過公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。借閱期限和歸還時間應(yīng)明確規(guī)定，借閱結(jié)束后應(yīng)及時收回檔案，并檢查檔案的完整性。3.查閱記錄建立查閱和借閱記錄臺賬，詳細記錄查閱和借閱的時間、人員、目的、檔案內(nèi)容等信息，以備查詢和追溯。四、健康檔案的使用（一）員工健康管理1.崗位調(diào)整參考根據(jù)員工健康檔案中的體檢報告和健康狀況評估，為員工崗位調(diào)整提供參考依據(jù)。對于患有不適宜原崗位工作的疾病或健康問題的員工，可考慮調(diào)整到更適合其身體狀況的崗位。2.健康干預(yù)與指導(dǎo)針對員工存在的健康風(fēng)險因素，如肥胖、高血壓、高血脂等，結(jié)合健康檔案信息，為員工提供個性化的健康干預(yù)措施和指導(dǎo)建議，如飲食調(diào)整、運動計劃、心理疏導(dǎo)等，幫助員工改善健康狀況。3.職業(yè)健康保護對于從事有職業(yè)健康風(fēng)險崗位的員工，根據(jù)健康檔案信息，采取相應(yīng)的職業(yè)健康保護措施，如提供必要的勞動防護用品、定期進行職業(yè)健康培訓(xùn)等，預(yù)防職業(yè)病的發(fā)生。（二）顧客健康服務(wù)1.個性化服務(wù)方案制定依據(jù)顧客健康檔案中的健康信息和需求，為顧客制定個性化的健康服務(wù)方案，如健康體檢套餐推薦、養(yǎng)生保健指導(dǎo)、疾病康復(fù)建議等，提高顧客的健康水平。2.健康跟蹤與反饋通過查閱顧客健康檔案中的跟蹤與隨訪記錄，及時了解顧客健康狀況的變化，為顧客提供持續(xù)的健康服務(wù)和反饋，增強顧客對門店健康服務(wù)的信任和滿意度。3.顧客健康管理利用顧客健康檔案，對顧客進行分類管理，針對不同類型的顧客（如潛在顧客、活躍顧客、高價值顧客等）采取不同的營銷策略和服務(wù)措施，提高顧客忠誠度和消費頻次。五、保密與安全（一）保密措施1.人員培訓(xùn)對涉及健康檔案管理工作的人員進行保密培訓(xùn)，提高其保密意識和責(zé)任感，使其了解保密規(guī)定和違反保密規(guī)定的后果。2.簽訂保密協(xié)議與所有接觸健康檔案信息的員工簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，約束員工的行為。3.信息系統(tǒng)安全加強電子健康檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置不同級別的用戶權(quán)限，嚴(yán)格限制對健康檔案信息的訪問。對系統(tǒng)操作進行審計和記錄，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常操作。（二）安全管理1.防火防盜檔案存儲場所應(yīng)配備必要的防火、防盜設(shè)施，如滅火器、防盜門、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案的安全。2.災(zāi)害應(yīng)對制定應(yīng)對自然災(zāi)害（如火災(zāi)、水災(zāi)等）和突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案，明確在緊急情況下如何保護健康檔案信息的安全，減少損失。3.數(shù)據(jù)安全定期對電子健康檔案數(shù)據(jù)進行備份和恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。同時，要防范網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染等風(fēng)險，采取有效的數(shù)據(jù)加密和防病毒措施。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.定期檢查公司定期對各門店的健康檔案管理工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案建立的完整性、更新的及時性、存儲的安全性、查閱與借閱的規(guī)范性等。2.不定期抽查除定期檢查外，公司還將不定期對門店健康檔案管理情況進行抽查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.問題整改對于檢查和抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，下達整改通知書，要求門店限期整改。整改完成后，進行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核機制1.考核指標(biāo)建立健康檔案管理工作考核指標(biāo)體系，包括檔案完整率、更新及時率、查閱借閱合規(guī)率、顧客滿意度等指標(biāo)。2.考核周期考核周期為每季度一次，每季度末對各門店的健康檔案管理工作進行綜合考核評分。3.結(jié)果應(yīng)用考核結(jié)果與門店及相關(guān)工作人員的績效掛鉤