PAGE社會救助檔案室制度一、總則（一）目的為加強社會救助檔案管理，確保社會救助檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在社會救助工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織開展社會救助工作過程中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則社會救助檔案由專門的檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實反映社會救助工作的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對涉及個人隱私等敏感信息嚴(yán)格保密。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于社會救助工作的查詢、利用和監(jiān)督檢查。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本制度，制定檔案管理工作的具體實施細(xì)則。2.負(fù)責(zé)社會救助檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案收集、整理工作，確保檔案質(zhì)量。4.定期對檔案進行檢查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護和管理，保障檔案管理工作的正常開展。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門社會救助檔案的收集、整理工作，并按照規(guī)定的時間和要求移交檔案室。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的具體實施，確保檔案的及時收集、分類整理和妥善保管。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，提供相關(guān)檔案資料。三、檔案收集（一）收集范圍1.社會救助申請審批材料，包括申請書、家庭經(jīng)濟狀況證明、審核審批表等。2.救助對象動態(tài)管理資料，如定期核查記錄、變更情況記錄等。3.救助資金發(fā)放憑證，包括銀行轉(zhuǎn)賬記錄、現(xiàn)金發(fā)放簽收表等。4.救助工作相關(guān)文件、會議記錄、統(tǒng)計報表等。5.與救助對象有關(guān)的其他重要資料，如特殊困難情況說明、幫扶措施記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在社會救助工作完成后及時將相關(guān)檔案材料收集齊全，確保檔案的完整性。2.檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進行收集，并確保其可讀性和可利用性。（三）收集時間1.社會救助申請審批材料應(yīng)在審批結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)收集整理完畢并移交檔案室。2.救助對象動態(tài)管理資料應(yīng)定期收集，每季度末收集本季度的相關(guān)資料并移交檔案室。3.救助資金發(fā)放憑證應(yīng)在每次發(fā)放后[X]個工作日內(nèi)收集整理并移交檔案室。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照社會救助的類別，分為城鄉(xiāng)低保檔案、特困人員供養(yǎng)檔案、臨時救助檔案、醫(yī)療救助檔案、教育救助檔案等。2.每類檔案再按照年度、保管期限等進行細(xì)分。（二）整理方法1.對收集到的檔案材料進行分類、排序，剔除重復(fù)、無效的材料。2.按照檔案編號規(guī)則編制檔案編號，確保每份檔案有唯一的標(biāo)識。3.編寫檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。4.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進行裝訂，確保整齊、牢固；對于電子檔案，應(yīng)進行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)符合檔案管理的規(guī)范化要求，便于保管和利用。2.檔案目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，與檔案內(nèi)容一致。3.電子檔案的存儲應(yīng)安全可靠，便于檢索和查閱。五、檔案保管（一）保管期限1.社會救助檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括社會救助政策法規(guī)文件、重要會議記錄、涉及重大事件的檔案等。3.長期保管的檔案期限為[X]年，主要包括救助對象的基本信息、長期救助記錄等。4.短期保管的檔案期限為[X]年，主要包括臨時性救助檔案等。（二）保管條件1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.檔案存放應(yīng)整齊有序，按照類別、年度、保管期限等進行排列。3.定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）檔案數(shù)字化1.逐步推進社會救助檔案的數(shù)字化工作，提高檔案管理的效率和利用水平。2.數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保其真實性、完整性和準(zhǔn)確性。3.建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，對數(shù)字化檔案進行分類存儲、檢索和利用。六、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表等組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，按照國家有關(guān)規(guī)定進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案室定期對到期檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對清單中的檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.對確定銷毀的檔案，編制銷毀清冊，經(jīng)批準(zhǔn)后進行銷毀。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計，包括各類檔案的總數(shù)、新增數(shù)量、銷毀數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計，如查閱檔案的人次、利用檔案解決問題的數(shù)量等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的收、管、用等情況進行記錄。2.每年對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行匯總分析，形成檔案統(tǒng)計報告。（三）統(tǒng)計要求1.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確、及時，不得虛報、瞞報。2.檔案統(tǒng)計報告應(yīng)客觀反映檔案管理工作的實際情況，為決策提供依據(jù)。八、檔案利用（一）利用范圍1.為社會救助工作的決策、管理和監(jiān)督提供依據(jù)。2.為救助對象提供證明材料，保障其合法權(quán)益。3.為相關(guān)部門和單位查閱檔案資料，開展工作提供支持。（二）利用方式1.查閱利用：經(jīng)批準(zhǔn)后，利用者可到檔案室查閱紙質(zhì)檔案或通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)查閱電子檔案。2.復(fù)制利用：根據(jù)需要，可為利用者提供檔案復(fù)印件，但應(yīng)注明用途，并經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）利用手續(xù)1.利用者需填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱和數(shù)量等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案室審核。3.檔案室審核通過后，為利用者提供檔案查閱或復(fù)制服務(wù)，并做好利用記錄。九、檔案保密（一）保密措施1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的安全保密設(shè)備，如防盜門、防火設(shè)備、監(jiān)控系統(tǒng)等。2.對涉及個人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱范圍，實行專人專管。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）保密要求1.利用者在