PAGE檔案管理借出庫制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案借出庫行為，確保檔案的安全與完整，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要借閱、借出檔案的管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：檔案借出庫必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保借閱、借出行為符合規(guī)定和工作需要。2.安全保密原則：在檔案借出庫過程中，要采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.按時歸還原則：借閱、借出檔案的人員應(yīng)按照規(guī)定的時間歸還檔案，不得逾期。二、檔案借閱管理（一）借閱申請1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還時間等信息。2.申請表需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，涉及重要檔案或機(jī)密檔案的借閱，還需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人或公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）借閱審批1.檔案管理部門收到《檔案借閱申請表》后，應(yīng)及時進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括借閱申請的合理性、借閱人員的資格、借閱期限的合理性等。2.對于符合借閱條件的申請，檔案管理部門應(yīng)在申請表上簽署審批意見，并通知借閱人員辦理借閱手續(xù)。3.對于不符合借閱條件的申請，檔案管理部門應(yīng)向借閱人員說明原因，并退回申請表。（三）借閱登記1.借閱人員憑批準(zhǔn)后的《檔案借閱申請表》到檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)建立《檔案借閱登記簿》，詳細(xì)記錄借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時間、借閱人員姓名、部門、歸還時間等信息。2.借閱登記完成后，檔案管理部門應(yīng)向借閱人員發(fā)放檔案，并要求借閱人員在《檔案借閱登記簿》上簽字確認(rèn)。（四）借閱期限1.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限，借閱人員應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。2.延長后的借閱期限累計(jì)不得超過[X]個工作日。（五）借閱歸還1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對檔案的名稱、數(shù)量、完整性等信息。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)及時向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.檔案管理部門在確認(rèn)檔案歸還無誤后，應(yīng)在《檔案借閱登記簿》上注明歸還時間，并將檔案歸位存放。三、檔案借出管理（一）借出申請1.因工作需要將檔案借出公司/組織外部，應(yīng)填寫《檔案借出申請表》。申請表應(yīng)詳細(xì)注明借出檔案的名稱、數(shù)量、借出原因、借出對象、預(yù)計(jì)歸還時間等信息。2.申請表需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。（二）借出審批1.檔案管理部門收到《檔案借出申請表》后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括借出申請的必要性、借出對象的資質(zhì)、借出期限的合理性、安全保密措施等。2.對于符合借出條件的申請，檔案管理部門應(yīng)在申請表上簽署審批意見，并通知借出人員辦理借出手續(xù)。3.對于不符合借出條件的申請，檔案管理部門應(yīng)向借出人員說明原因，并退回申請表。（三）借出登記1.借出人員憑批準(zhǔn)后的《檔案借出申請表》到檔案管理部門辦理借出登記手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)建立《檔案借出登記簿》，詳細(xì)記錄借出檔案的名稱、數(shù)量、借出時間、借出人員姓名、部門、借出對象、預(yù)計(jì)歸還時間等信息。2.借出登記完成后，檔案管理部門應(yīng)向借出人員發(fā)放檔案，并要求借出人員在《檔案借出登記簿》上簽字確認(rèn)。（四）借出期限1.檔案借出期限一般不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借出期限，借出人員應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。2.延長后的借出期限累計(jì)不得超過[X]個工作日。（五）借出歸還1.借出人員應(yīng)在規(guī)定的借出期限內(nèi)歸還檔案。歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對檔案的名稱、數(shù)量、完整性等信息。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借出人員應(yīng)及時向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.檔案管理部門在確認(rèn)檔案歸還無誤后，應(yīng)在《檔案借出登記簿》上注明歸還時間，并將檔案歸位存放。四、檔案借出庫過程中的安全保密措施（一）借閱場所管理1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的借閱場所，確保借閱環(huán)境安全、安靜、整潔。2.借閱場所應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備。（二）借閱人員管理1.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得在借閱場所吸煙、飲食、亂扔垃圾等。2.借閱人員不得擅自將檔案帶出借閱場所，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行。（三）借出檔案管理1.對于借出公司/組織外部的檔案，檔案管理部門應(yīng)采取必要的安全保密措施，如包裝密封、加密存儲等。2.借出人員應(yīng)確保檔案在借出過程中的安全，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。（四）保密責(zé)任1.借閱、借出檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.如因工作需要確需引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。五、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案借出庫情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括借閱、借出檔案的審批手續(xù)是否齊全、借閱期限是否合規(guī)、檔案歸還情況是否正常等。2.定期檢查應(yīng)形成檢查記錄，并對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改。（二）不定期抽查1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門或其他相關(guān)部門應(yīng)不定期對檔案借出庫情況進(jìn)行抽查，以確保檔案管理工作的規(guī)范和有效。2.抽查結(jié)果應(yīng)及時反饋給檔案管理部門，并要求其對存在的問題進(jìn)行整改。（三）責(zé)任追究1.對于違反檔案借出庫制度的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因違反檔案借出庫制度導(dǎo)致檔案泄露、損壞、丟失等后果，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。六、附則（一）